Seorang klien baru-baru ini mengirim saya email meminta file sumber dari proyek yang saya lakukan untuk mereka dua tahun lalu. Saya tidak memiliki file sumber karena sudah lama sekali dan klien mengatakan itu sangat tidak profesional dan aneh untuk tidak menyimpan file sumber untuk semua proyek yang saya lakukan.

Apakah ada jangka waktu adat yang seharusnya Anda harapkan untuk menyimpan file sumber? Haruskah Anda menyimpan semua file sumber Anda untuk proyek dan tidak pernah menyingkirkannya?

Bisnis saya bukan layanan cadangan untuk klien mana pun.

Semua klien harus membuat cadangan file yang mereka terima sendiri . Bukan tanggung jawab saya untuk menjadi layanan cadangan tidak terbatas untuk klien mana pun , selamanya.

Klien tidak membayar biaya rutin untuk memelihara peralatan, memutakhirkan hard drive, membeli hard drive tambahan sesuai kebutuhan, memelihara perangkat lunak, dll. Oleh karena itu, klien TIDAK memberikan kompensasi kepada saya untuk membuat cadangan file mereka. Klien tidak memiliki klaim atas cadangan perusahaan saya . Saya memelihara cadangan untuk bisnis saya seperti yang seharusnya mereka lakukan untuk bisnis mereka . Jika saya menjalankan layanan cadangan, akan ada biaya berlangganan bulanan dan kontrak di tempat untuk layanan seperti itu. Mengharapkan bisnis saya untuk mempertahankan barang-barang lama yang mungkin dibutuhkan bisnis Anda di masa depan adalah menggelikan.

Biarkan saya jelaskan ... Saya memiliki cadangan untuk bisnis saya karena, baik, bahkan sebelum awal. Saya pikir saya memiliki file lebih dari 30-35 tahun. Peluangnya sangat tinggi sehingga saya membutuhkan file dari 10-20-30 tahun yang lalu. Apakah saya bisa membukanya (yaitu Pembuat Pagoda, Freehand, Quark, Dimensi, dll) mungkin masalah lain, tapi saya mungkin akan memiliki file.

Perbedaannya di sini adalah apa yang diminta klien ...

Pada dasarnya cadangan saya ada untuk mendukung hubungan pelanggan saya dan memudahkan alur kerja saya sendiri , tetapi cadangan saya tidak pernah penyimpanan gratis bagi klien untuk mengambil file di kemudian hari hanya karena klien meminta mereka.

Agak tidak profesional bagi klien untuk meminta "file sumber" tanpa memberi kompensasi kepada Anda untuk file-file itu. Di sini, file sumber selalu membutuhkan biaya . Ini juga sedikit "tidak profesional" bagi klien Anda untuk tidak membuat cadangan file mereka sendiri dan mengandalkan beberapa bisnis yang tidak terkait untuk mempertahankan konten digital penting mereka.

Ini tidak profesional bagi Anda untuk gagal memiliki cadangan file mereka yang berumur 2 tahun jika mereka belum menjadi klien dalam dua tahun. Bahkan, sering kali yang normal untuk tidak memiliki file untuk klien yang lebih tua. Dan bahkan jika Anda memilikinya, Anda tidak wajib menyediakannya. Ini cadangan Anda , bukan milik mereka.

Prosedur pencadangan saya ....

Tidak ada aturan nyata mengenai hal ini. Secara umum, saya menyimpan file selama saya masih bekerja dengan klien atau sampai tidak nyaman untuk memeliharanya.

Saya menjaga cadangan saat ini tiga kali lipat setiap saat yang mencakup semua klien yang relatif aktif selain semua branding klien, ilustrasi khusus, gambar resolusi tinggi, dll.

Triple redundancy dan incremental backup system memungkinkan saya untuk menghapus file atau beberapa file dari direktori kerja utama saya dengan pengetahuan bahwa file yang saya hapus sudah dicadangkan di setidaknya 2 lokasi lain . Ini cenderung menjaga direktori kerja utama saya pada ukuran yang wajar. Saya akan sering menghapus .zip arsip atau file yang disediakan klien, atau iterasi proyek yang tidak disetujui / ditolak sebelumnya - pada dasarnya hal-hal yang berlebihan yang tidak akan diperlukan di masa depan. Sekali lagi, saya menghapus file-file ini tetapi saya tahu mereka juga ada di minimal 2 lokasi lain. Jadi saya benar-benar hanya memangkas direktori SUMBER, bukan cadangan. Direktori proyek individu di sini dapat dengan mudah melampaui 10 atau 100 GB pada waktu. jadi beberapapertimbangan untuk ukuran cadangan keseluruhan adalah jenis keharusan. Apa pun yang dapat saya lakukan untuk memastikan file penting disimpan sementara mengurangi jumlah total MB / GB / TB yang diperlukan untuk cadangan adalah hal yang baik. Jika yang saya miliki adalah 50-100MB file HTML / PHP / CSS situs web dan gambar web, maka saya mungkin akan menyimpan semuanya.

Saya cenderung membangun kembali cadangan saya sepenuhnya setiap 4-6 tahun. Apa yang saya lakukan adalah mencabut salah satu RAID cadangan dan menyimpannya (safe deposit box). Format ulang RAID cadangan lainnya, tambahkan RAID cadangan baru dan buat cadangan semuanya mulai dari tanggal tersebut. Dengan metode ini tidak ada yang benar-benar pernah dibuang, tetapi file yang lebih lama tidak lagi menjadi bagian dari cadangan yang berlebihan . Jika satu-satunya lokasi file klien tertentu adalah pada hard drive tunggal yang diarsipkan di safe deposit box, dan RAID itu gagal, yah, saya kehilangan file proyek tersebut. Jadi setiap proyek yang lebih tua dari 4-6 tahun mungkin atau mungkin tidak memiliki file mereka dihapus, hilang, atau dihancurkan karena korupsi.

Sejak menerapkan semua ini sekitar 15 tahun yang lalu saya tidak kehilangan satu file pun. Bukan satu. Tentu, mungkin butuh saya bagian yang lebih baik dari seminggu untuk memulihkan hal-hal dari berbagai backup RAID, tetapi yang penting adalah saya masih memiliki segalanya.

Mengisi daya jika Anda akan menggali untuk itu .....

Kenyataan pahitnya adalah lebih dari 3/6 bulan atau mungkin 1/2 tahun harus dianggap hilang oleh klien, bahkan jika saya masih memiliki file. Saya pasti akan memungut biaya per jam untuk memeriksa apakah saya masih memiliki file mereka dan waktu yang diperlukan untuk mengambil apa pun yang saya miliki, semuanya terkait dengan biaya minimum. Itu di samping biaya pengiriman untuk file. Klien yang gagal mempertahankan cadangannya sendiri bertanggung jawab atas biaya yang terkait dengan kehilangan file mereka.

Kecuali jika klien membayar saya untuk penyimpanan, saya tidak bertanggung jawab untuk membackup apa pun untuk mereka. Saya akan menekankan lagi, bahwa jika klien ingin mempekerjakan saya untuk memperbarui ke proyek lama, saya tidak memiliki masalah menyelam ke dalam cadangan saya untuk mengambil proyek lama (menghemat uang klien mungkin). Saya benar-benar hanya memiliki masalah dengan menggunakan cadangan saya hanya untuk menjadi sumber pengiriman file karena beberapa bisnis lain gagal mempertahankan cadangan mereka sendiri.

Klien yang licik ......

Sadari juga ... beberapa klien yang serampangan atau tidak sopan atau tidak etis dapat menggunakan perjalanan waktu sebagai metode untuk mengatasi praktik standar Anda . Itu tidak selalu berbahaya, tetapi bisa saja. Klien tahu sepenuhnya bahwa Anda membebankan biaya untuk file proyek. Mereka tidak ingin membayar biaya itu ketika Anda menyelesaikan proyek pada awalnya. Tidak masalah. Anda memberikan apa yang dinyatakan dalam kontrak yang harus Anda berikan, klien membayar Anda dan semua orang bergerak dengan bahagia.

Beberapa waktu kemudian, biasanya satu tahun atau lebih, klien dapat kembali meminta file proyek seolah-olah "mereka kehilangan mereka" atau "mereka keliru dihancurkan" berpura-pura seolah-olah mereka dikirim pada awalnya sebagai bagian dari proyek. Ini dilakukan dengan harapan Anda mungkin gagal mengingat secara spesifik. Berhati-hatilah dengan praktik ini. Seperti yang saya posting tidak selalu berbahaya, terkadang klien dengan jujur ​​lupa Anda mengenakan biaya untuk file proyek. Namun, itu juga bisa sangat disengaja dan dipikirkan untuk mencoba dan menghindari pembayaran saat mendapatkan file. Saya telah menemui keduanya selama bertahun-tahun.

Tl; dr:

Cadangan saya untuk bisnis saya , Mereka adalah milik saya . Cadangan saya bukan untuk bisnis klien dan klien tidak memiliki "hak" untuk pencadangan saya tanpa kompensasi. Klien sepenuhnya 100% bertanggung jawab atas cadangan mereka sendiri.

Saya berdua yang memiliki cadangan dan yang membutuhkan cadangan. Secara umum, kecuali Anda sulit menyimpan file mereka (misalnya terabyte video atau kontrak melarangnya), Anda harus menyimpannya.

Ada kalanya file terhapus secara tidak sengaja atau rusak, perubahan disinkronkan ke dropbox dll, dan Anda tidak melihat selama 6 bulan bahwa file sumber hilang.

Satu-satunya solusi untuk skenario semacam ini adalah memiliki beberapa cadangan segala sesuatu setiap saat, tumpukan hard drive lama pada dasarnya yang tidak pernah disentuh setelah cadangan dibuat dan ini bukan strategi cadangan normal.

Jadi, pada akhirnya Anda harus menyimpan cadangan karena tiga alasan:

1. Dalam kasus seperti ini Anda dapat membantu klien Anda, yang membuat Anda terlihat lebih profesional
2. Pekerjaan yang Anda lakukan adalah pekerjaan Anda, Anda harus menyimpan bukti bahwa Anda melakukannya setidaknya untuk catatan Anda sendiri untuk referensi Anda sendiri
3. Akhirnya, jika klien kembali dalam 10 tahun dan meminta variasi logo, apa kemungkinan mereka memiliki file sumber asli Anda dalam format yang Anda suka? (Saya harus meminta desainer membuat ulang svgs sumber untuk logo beberapa kali karena klien kehilangan file yang kami kirim bertahun-tahun sebelumnya.)

Pekerjaan Anda bukan untuk menyediakan layanan cadangan, tetapi pekerjaan Anda adalah untuk menyediakan layanan pelanggan yang baik.

Jika melakukan X membuat Anda memberikan layanan yang lebih baik kepada klien dan membuat Anda terlihat lebih baik, maka lakukan X. Ada sangat sedikit pengecualian.

Hal-hal kecil seperti ini adalah perbedaan antara seorang profesional yang klien ingin bekerja dengan lagi dan akan merujuk bisnis ke vs kontraktor berwajah acak yang nama klien lupa segera setelah proyek disampaikan.

Saya menyimpan desain, kode, dll file tanpa batas. Itu tidak mahal, dan klien saya yang berulang kali menghargainya - bukan karena mereka menyadarinya secara langsung, tetapi ketika mereka kembali saya tidak perlu melakukan kembali pekerjaan sebelumnya dari awal.

Namun, bagi saya, ada alasan yang lebih penting. Meskipun saya tidak pernah dihadapkan dengan masalah hukum atau pertanggungjawaban, memiliki catatan dan file untuk semua yang telah saya lakukan memberi saya sedikit perlindungan jika seseorang datang bertanya. Entah itu untuk perlindungan IP (yaitu, penemuan, rahasia dagang, dll), atau bahkan kemungkinan gugatan yang menyarankan tanggung jawab atas kerusakan, saya dapat menunjukkan 1) apa yang saya lakukan, 2) ketika saya melakukannya, 3) yang mengontrak saya untuk melakukan pekerjaan, dan 4) apa kontrak itu.

Itu tidak membutuhkan banyak usaha atau waktu, tetapi itu memang membutuhkan perhatian. Salah satu masalah terbesar adalah menemukan perangkat lunak lama, jadi ketika saya menyelesaikan proyek saya memastikan bahwa semua perangkat lunak desain juga didukung, bersama dengan informasi lisensi dan semua pustaka / file / data terkait yang diperlukan untuk membangun kembali lingkungan seandainya diperlukan. . Saya jarang harus menarik hal seperti ini - biasanya pada saat perangkat lunak dan file menjadi tidak kompatibel dengan versi terbaru, versi yang sama sekali baru diperlukan. Namun saya telah mengambil proyek-proyek lama yang tidak dikelola dengan baik oleh orang lain cukup waktu untuk mengetahui nilai untuk dapat membangun kembali lingkungan yang sudah ketinggalan zaman.

Namun, saya mengisi daya sesuai kebutuhan. Jika mereka meminta file yang sudah mereka beli, dan itu cukup baru sehingga tidak membutuhkan banyak usaha, saya tidak mengenakan biaya apa pun. Tetapi jika mereka meminta sesuatu yang berumur beberapa tahun dan saya harus melalui media lama, atau jika mereka meminta bahan tambahan yang pada awalnya tidak mereka beli, saya akan menagih mereka sesuai dengan perjanjian asli kami, atau memiliki diskusi dengan mereka tentang kebutuhan mereka. Jika ini kebetulan untuk proyek baru yang mereka ingin saya lakukan maka saya akan memasukkan biaya-biaya tersebut ke dalam proyek baru. Ini bukan layanan gratis, sebagian besar tidak disengaja untuk memenuhi kebutuhan saya sendiri.

Jawaban singkatnya:

Anda harus menyimpan file selama ditentukan dalam kontrak.

Saya telah bekerja dengan klien yang menginginkan segalanya dan meminta saya menghapus semua bahan baku dan saya telah bekerja dengan klien tempat kami menyimpan cadangan untuk jangka waktu tertentu. Tapi selalu: seperti yang ditentukan dalam kontrak, dengan begitu Anda tidak bisa salah.

Berbicara dari sisi klien, saya berharap perancang untuk menyimpan file saya sampai proyek selesai ditambah waktu yang masuk akal setelah mana saya mungkin meminta perubahan atau penambahan. Enam hingga dua belas bulan akan menjadi saat seperti itu. Jika saya mengirimkannya dua minggu setelah proyek selesai dan berkata "bisakah saya membuat satu X lagi seperti yang Anda lakukan?" dan mereka menjawab mereka tidak memiliki file sumber lagi, saya akan terkejut.

Klien Anda benar bahwa semakin profesional semakin lama saya harapkan bisa melakukan itu. Saya pasti akan senang jika Anda masih bisa memenuhi permintaan saya setelah dua tahun. Saya tidak akan sepenuhnya yakin jika Anda bisa, tetapi itu akan menjadi pertanda positif.

Pertanyaan yang bagus dan saya kira itu tergantung, tetapi umumnya Anda sebagai penyedia layanan harus selalu mengantisipasi situasi ini dan bersiap untuk menjawab sesuatu seperti ini. Entah biaya untuk cadangan sejak hari pertama atau memberikan cadangan yang cukup selama klien memberikan pekerjaan baru + beberapa tahun cadangan 'gratis'.

1. Saya selalu dan berulang kali mendorong semua klien saya untuk menyimpan salinan kiriman saya sendiri. Jadilah file yang dapat diedit atau ekspor PDF langsung (ketika diedit tidak dikirimkan).
2. Saya tidak akan pernah mencadangkan file yang diedarkan dan tidak digunakan. Jadi, jika klien mengirim 500 gambar dan kami hanya menggunakan 10 di brosur, saya tidak akan menyimpan 490 gambar lainnya ketika pekerjaan dikirim dan dibayar. Hanya kiriman saya yang sebenarnya yang saya back up. Saya juga akan menghapus semua draft PPT, DOC, dll yang kami gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan ketika semua konten telah ditarik dari ini.
3. Untuk klien yang lebih besar dengan pekerjaan yang terus-menerus tersebar selama bertahun-tahun, saya sebenarnya menjamin cadangan 3 hingga 5 tahun untuk semua yang dikirimkan, termasuk dalam biaya saya. Ini adalah sesuatu yang kami tuliskan dalam kontrak dan saya akan memiliki dua salinan identik dari setiap pekerjaan pada dua drive hdd terpisah, dan dalam beberapa kasus bahkan cadangan cloud ketiga. Klien tahu mereka membayar untuk ini. Beberapa klien benar-benar meminta saya untuk mengunggah setiap pengiriman ke ftp internal mereka tanpa terkecuali, tetapi itu juga merupakan sesuatu yang mereka bayar.
4. Untuk klien yang lebih kecil atau satu kali, saya juga akan mencadangkan file mereka tanpa batas, tetapi umumnya cenderung membersihkannya secara bertahap setelah 3-4-5 tahun jika tidak ada kontak lain yang dibuat untuk pekerjaan tambahan atau tidak ada kontrak atau klausa yang memaksa saya untuk menyimpan file selamanya.

Yah, karena saya cukup bangga dengan sebagian besar pekerjaan yang saya lakukan untuk klien, saya TIDAK menyimpan file-file itu untuk mereka, tetapi untuk diri saya sendiri.

Meskipun berguna untuk menjaga mereka tetap tersimpan mengingat bahwa klien lama bisa meminta perubahan setelah berbulan-bulan menyelesaikan proyek.

Saya tidak melihat alasan untuk MENGHAPUS file-file itu, kecuali jika Anda benar-benar membenci proyek itu dan Anda tidak ingin tahu apa-apa lagi tentang itu, tetapi bahkan dalam kasus-kasus itu, saya suka menyimpan file-file itu sebagai kisah pekerjaan saya, Saya selalu dapat kembali ke file-file itu dan melihat betapa saya telah berkembang sebagai desainer.

Bahkan desain pribadi saya sendiri selalu tersimpan. Dan penyimpanan data WAY terlalu murah sekarang, jadi tidak ada alasan untuk menghapusnya.

Fakta

Tanpa kontrak atau perjanjian, tentu saja tidak ada kewajiban untuk menyimpan cadangan pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk klien Anda di masa lalu, dan saya tidak berpikir kebanyakan orang akan mengharapkan Anda juga. Bahkan, saya ragu bahkan klien dalam cerita Anda benar-benar mengharapkan Anda juga (Data hilang; orang-orang mengecam.) Tapi itu jelas praktik yang baik, jika bukan karena mereka, maka untuk Anda sendiri.

Nasihat yang Tidak Diminta

Jika Anda seorang mahasiswa desain yang kesulitan, jangan stres tentang hal itu. Jika Anda memiliki atau menjalankan bisnis yang sukses, atau sesuatu yang bersifat itu; Adalah kepentingan Anda untuk berinvestasi dalam solusi penyimpanan yang lebih komprehensif. Tentunya. Itu tidak berarti Anda membutuhkannya. Anda ingin.

Ini sebenarnya bukan situasi di mana x benar dan y salah. Ini lebih seperti ..

• Seberapa profesional Anda?
• Seberapa bangga Anda dengan pekerjaan Anda?
• Seberapa dekat Anda, atau berinvestasi secara emosional?
• Seberapa peduli Anda dengan persepsi publik tentang diri / bisnis / pekerjaan / seni / layanan / apa pun?
• Apakah kamu bijaksana?
• Apakah kamu peduli?
• Apakah Anda hanya tertarik pada keuntungan pribadi dan finansial Anda sendiri?
• Apakah Anda laki-laki minimum, atau ekstra?

Bukti anekdot

Pengalaman pribadi:
Baru-baru ini, saya menghubungi studio rekaman independen tentang beberapa rekaman yang dibuat antara 2007 dan 2010 (atau sekitar itu) oleh seorang teman saya dan band-nya. Tidak, Anda mungkin belum pernah mendengarnya. Insinyur itu bahkan tampaknya tidak tahu siapa yang saya bicarakan. Itu baik-baik saja; Saya belum pernah mendengar tentang dia, atau studionya sebelumnya.

Apa yang saya harapkan?
Saya berharap itu tetap seperti itu; mereka akan mengatakan tidak, atau mengabaikan saya sama sekali, tidak lama sebelum meluncur kembali ke ketidakjelasan. Saya akan lupa nama mereka, dan saya akan melupakan keberadaan mereka, selamanya ...

Apa yang sebenarnya terjadi?
Seorang karyawan muda yang antusias (intern? Helper .. person?) Menghubungi saya pagi-pagi keesokan harinya; mengundang saya untuk datang dan mengumpulkan tiga DVD lapis ganda yang berisi semua batang audio mentah (& campuran), dan file proyek ProTools, dll. yang direkam selama beberapa sesi. Saya diundang untuk minum bir di penghujung hari, dan mengunjungi studio selama seminggu. Dan sekarang saya mengasosiasikan mereka dengan pengalaman positif dan hebat ini. Saya tidak akan pernah melupakan mereka. Saya merekomendasikan mereka sepanjang waktu.

TL; DR:
Apakah saya berharap akan ada cadangan? Tidak.
Apakah saya akan marah jika tidak ada? Tidak.
Apakah saya akan masuk akal jika melakukannya? Tidak juga.
Apakah saya akan kecewa? Sedikit.
Apakah saya senang menemukan ada cadangan? Iya nih.