Bagaimana seharusnya seorang desainer menangani klien yang memiliki waktu pengiriman dan persetujuan yang lambat?

Memutar pertanyaan ini, " Bagaimana seharusnya seorang desainer mengkomunikasikan harga bisa dinegosiasikan kepada klien? " Dan membuat pertanyaan yang bukan tentang perangkat lunak, saya ingin tahu bagaimana perancang menyertakan kata-kata dalam kontrak mereka:

• Memandatkan jumlah waktu X untuk persetujuan
• Jika suatu proyek dalam beberapa tahap menambahkan kata-kata yang mengharuskan klien untuk menyetujui dalam waktu X untuk memenuhi tenggat waktu yang diminta
• Jika jumlah X waktu untuk persetujuan ke tahap berikutnya tidak terpenuhi maka akan ditambahkan ke tanggal tenggat waktu, artinya jika dibutuhkan tujuh hari kerja ketika harus mengambil dua untuk persetujuan Anda akan menambahkan tujuh hari untuk buffer untuk proyek lain.

Apakah ini proses yang umum bagi para desainer?

Ketiga item ini adalah pertimbangan kontrak yang umum. Info ini datang dari pengalaman sebagai freelance desainer dan juga agensi perancang.

Meskipun tidak sepenting selama hari-hari lepas saya (karena saya memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk bekerja sesuai jadwal klien), perlunya tenggat waktu persetujuan dalam pekerjaan keagenan sangat penting.

Karena itu, semua jadwal proyek agensi kami termasuk tanggal tenggat untuk item persetujuan. Ada bertele-tele sederhana yang menjelaskan bahwa penundaan tanggal tenggat waktu akan langsung berkorelasi dengan peningkatan waktu jadwal pada rasio 1: 1.

Artinya, jika persetujuan terlambat 4 hari, semua item proyek lainnya akan didorong mundur 4 hari. Untuk menanamkan gagasan ini dalam benak klien kami, kami benar-benar menyusun jadwal yang direvisi (yang terkadang kami bebankan) yang menjabarkan jadwal yang diperbarui.

Menagih klien kami untuk pembaruan ini adalah insentif lain bagi mereka untuk mematuhi tenggat waktu asli. Semua item ini dijelaskan sebelum proyek dimulai, dan dirujuk ke seluruh.

Harapan yang membantu, sebagai komentar pribadi, sepertinya Anda bertanya-tanya tentang cara mengatur batas antara Anda (atau perusahaan Anda) dan klien Anda. Meskipun tampaknya menjadi tren dalam desain untuk tidak menjadi "sulit" dengan klien, perjanjian kontrak semacam ini sangat penting dan itu akan menyelamatkan Anda dari frustrasi dan kesulitan berdebat tentang detail ini di kemudian hari.

Jawaban singkat - Ya.

Inilah yang saya lakukan dan sangat penting bahwa klien memahami konsekuensi dari tenggat waktu yang terlewat. Saya pernah berselisih dengan klien di masa lalu karena tenggat waktu yang terlewat yang sepenuhnya merupakan kesalahan klien. Karena tidak ada perjanjian sebelumnya, klien tidak mau mengambil tanggung jawab apa pun dan mengharapkan tenggat waktu akhir untuk dipertahankan. Tanpa pemahaman bahwa mungkin ada tenggat waktu klien lain yang harus diprioritaskan.

Menambahkan waktu yang terlewat ke tenggat waktu tidak cukup.

Anda harus memperhitungkan bahwa Anda dapat mengerjakan sejumlah proyek sekaligus dan Anda memiliki tenggat waktu lain untuk dikelola. Beberapa hari yang terlewatkan mungkin bukan masalah, tetapi satu atau dua bulan terlambat dan jadwal Anda kemungkinan besar bekerja penuh pada proyek lain. Terlambat berbulan-bulan jarang terjadi, tetapi itu memang terjadi.

Tambahkan setidaknya waktu yang terlewat ke tenggat waktu & setujui ulang tenggat waktu selanjutnya

Apa yang saya lakukan adalah memperjelas bahwa tenggat waktu yang terlewati lebih dari X hari berarti tenggat waktu di masa mendatang akan didorong kembali paling tidak dengan jumlah waktu tersebut dan tenggat waktu lebih lanjut perlu disepakati kembali. Jika saya tidak dapat memenuhi tenggat waktu yang diminta oleh klien, itu karena tenggat waktu yang terlewat, dan mereka ingin membatalkan proyek, mereka harus membayar biaya pembatalan yang berlaku.

Dalam kebanyakan kasus, tenggat waktu yang terlewat akan menjadi paling banyak beberapa hari dan saya akan selalu berusaha untuk memenuhi tenggat waktu yang asli jika memungkinkan, tetapi klien perlu memahami bahwa mereka memiliki tanggung jawab untuk tetap memenuhi tenggat waktu seperti halnya Anda.

Membangun dari jawaban CAI, Anda tidak bisa hanya mendorong batas waktu untuk setiap penundaan karena beberapa alasan:

1. yang tidak melakukan apa pun untuk mendorong klien untuk tetap pada jadwal yang disepakati
2. Anda menawar kontrak berdasarkan waktu yang Anda tahu tersedia.

Karena itu, saya mendorong Anda untuk memastikan kontrak menetapkan fase dan tenggat waktu untuk hasil klien. Saya kemudian akan memastikan ada pernyataan di sepanjang baris

keterlambatan di luar jadwal yang disepakati mungkin memerlukan estimasi ulang jadwal waktu dan biaya proyek.

Intinya adalah bahwa penundaan yang signifikan dapat sangat mempengaruhi bisnis Anda dan ini perlu diperhitungkan. Jika tenggat waktu untuk proyek ini adalah akhir Juni, karena pada 1 Juli Anda berkomitmen untuk mengerjakan proyek besar untuk klien baru, Anda tidak dapat memiliki proyek pertama merangkak ke Juli tanpa itu menimbulkan segala macam sakit kepala pada bagian Anda, dan klien 1 harus ditagih sesuai (biaya "sakit kepala" :)

Selain itu, saya sangat mempertimbangkan untuk menempatkan klausa "biaya pembunuhan" jika proyek menjadi tidak aktif - yang tidak biasa.

Di masa lalu saya telah menggunakan bahasa di sepanjang baris:

Setiap keterlambatan dalam pengiriman pelanggan di luar jadwal yang disepakati akan merupakan akhir dari proyek hingga fase itu. Klien akan ditagih untuk semua pekerjaan ke titik itu + biaya pembunuhan 10%. Setiap pekerjaan lebih lanjut pada proyek dapat dimulai dengan kebijaksanaan klien mengikuti proposal dan estimasi baru.