Bagaimana saya bisa memberikan presentasi yang baik kepada pemangku kepentingan yang penting dan non-teknis?

Pada akhir bulan, saya harus memberikan presentasi tentang proyek perangkat lunak yang telah saya kerjakan sendiri yang pada dasarnya akan memutuskan apakah saya akan mendapatkan pekerjaan penuh waktu di perusahaan yang saya sewa sementara untuk sekarang. Saya akan memberikan presentasi saya kepada presiden departemen kami, dan dua wakil presiden. Presiden memiliki pengetahuan pemrograman kurang dari dua VP lainnya dan pada akhirnya adalah orang yang saya butuhkan untuk mengesankan.

Apa hal terpenting yang perlu saya sampaikan dalam presentasi? Saya sudah diberitahu oleh manajer saya untuk menekankan hal-hal berikut:

1. Saya mengarahkan proyek ini ke arah yang benar dan saya mengendalikan sepenuhnya segalanya.
2. Saya menyelesaikan proyek ini sesuai jadwal.

Hal-hal lain apa yang harus saya fokuskan selama presentasi saya untuk membuat diri saya tampak layak untuk disewa? Saya berpikir untuk menyoroti upaya yang saya lakukan pada tingkat desain untuk mengurangi risiko dan ketidakpastian dalam perangkat lunak (dua hal yang saya bayangkan sangat penting bagi atasan).

Satu hal yang sangat saya khawatirkan adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara detail teknis dan non-teknis dalam presentasi. Jika saya tidak memasukkan rincian teknis apa pun, presiden departemen kami tidak akan tahu tentang semua fitur "di balik tenda" yang ada dalam perangkat lunak, tetapi jika saya terlalu teknis, ia mungkin tersesat dan tidak mengerti poin-poin penting dalam presentasi.

Setiap tips akan sangat dihargai.

Kenali Audiens Anda.

Anda telah menaklukkan aturan nomor 1 berbicara di depan umum - Anda telah menilai keahlian teknis dari orang-orang yang akan Anda ajak bicara dan presentasi Anda harus disesuaikan. Jangan khawatir tentang melampiaskan presentasi Anda dengan banyak techno-garble dan leet-talk.

Godaan besar ketika menghadapi wig besar adalah untuk benar-benar mencoba dan WOW mereka dengan kamus Anda yang mengesankan tentang konsep teknis, teori, dan aplikasi. Idenya adalah, tentu saja, bahwa jika Anda telah cukup membingungkan bos , maka tentu saja Anda harus memenuhi syarat untuk pekerjaan ini!

Ini bahkan akan berhasil, mungkin, dalam jangka pendek untuk mendapatkan Anda posisi penuh waktu yang Anda cari. Namun, sang presiden pasti akan menjauh dari rapat dengan berpikir, "Saya tidak tahu apa yang dibicarakan orang itu," dan Anda dapat bertaruh hidup Anda yang akan menjadi kesan yang dia miliki tentang Anda selama sisa hidup Anda .

Kenapa itu buruk? Dalam dunia bisnis, CEO, presiden, dll. Mencari orang yang dapat mereka ajak berkomunikasi. Ya, penting untuk memiliki geeks yang sangat mampu dan maju secara teknis di parit yang dapat men-debug kode C yang berinteraksi dengan port serial khusus tetapi coba tebak? Mereka tidak peduli. Yang mereka pedulikan adalah bahwa Anda memegang kendali dan bahwa mereka dapat mempercayai Anda. Cara paling pasti ke dalam lingkaran dalam (promosi, uang, kemuliaan, rampasan) adalah komunikasi yang efektif dengan atasan.

Inilah sarannya: fokuslah pada pencapaian Anda dengan perusahaan hingga saat ini. Jangan menggali mur dan baut dan kabel - mata mereka akan berkaca-kaca dan Anda akan menjadi Pemrogram Lainnya bagi mereka. Luangkan waktu untuk membicarakan hal-hal yang dapat mereka pahami dan atasan Anda menjauh dari Anda dengan kepercayaan diri untuk mengatakan, "Saya percaya pria ini untuk menyelesaikan pekerjaan."

Salah satu hal terpenting yang harus Anda ingat adalah untuk tidak menjual terlalu banyak. Menyajikan terlalu banyak informasi, terutama ketika menyangkut proyek teknis yang disajikan kepada personel non-teknis, akan dengan cepat kehilangan audiens Anda. Lakukan yang terbaik untuk memastikan bahwa setiap topik yang Anda diskusikan penting untuk "gambaran besar".

Mengenai "gambaran besar", manajemen non-teknis umumnya mencoba menerjemahkan diskusi teknis ke dalam hal biaya, waktu, dan kualitas.

Dengan mengingat hal itu, Anda dapat menyebutkan keputusan besar yang Anda buat dalam proyek, dan menyoroti manfaat dari keputusan itu dalam hal biaya, waktu, dan / atau kualitas. Cobalah untuk memilih 3-4 keputusan kunci, dan biarkan diskusi Anda tentang keputusan itu singkat. Jika mereka menginginkan informasi lebih lanjut, mereka akan bertanya (bersiaplah untuk menjawab!).

Saya juga sangat menyarankan agar Anda menjalankan presentasi Anda oleh teman non-teknis sebelumnya, dan mendapatkan pendapat mereka. Sangat mudah untuk berpikir bahwa Anda menjadi non-teknis padahal sebenarnya Anda masih menggunakan terlalu banyak jargon. Semakin tidak teknis teman Anda, semakin baik. Cobalah mencari seseorang yang hampir tidak bisa menyalakan komputer, apalagi program. Jika mereka dapat mengikuti intisari dari apa yang Anda katakan, Anda dalam kondisi yang baik.

Saya menemukan bahwa sebagian besar orang teknis (termasuk saya) memiliki kecenderungan untuk terlalu teknis. Kemungkinannya adalah Anda akan terkejut betapa sedikit hal teknis yang dapat mereka ikuti. Misalnya, jika Anda akan menjelaskan bahwa Anda mengurangi risiko dan ketidakpastian, buatlah dengan sangat jelas bahwa semua proyek memiliki risiko dan ketidakpastian, bukan hanya milik Anda, karena mereka tidak mengetahui apa yang mereka ketahui.

Jika risiko dan ketidakpastian berasal dari masalah dan manajemen non-teknis terkait, atau setidaknya menyadarinya, maka dengan segala cara sertakan apa yang telah Anda lakukan.

Juga, tekankan yang positif, karena mereka akan menghilangkan setidaknya dari nada Anda seperti apa pun yang Anda katakan. Jadi jangan menghabiskan banyak waktu untuk risiko dan ketidakpastian. Jika Anda perlu membahas ini untuk menutupi diri Anda nanti untuk hal-hal di luar kendali Anda, Anda mungkin ingin menutupi apa yang Anda butuhkan dari orang lain untuk menyelesaikan tugas sesuai jadwal. Karena kebanyakan proyek orang lain tidak melakukan apa yang mereka butuhkan pada waktu yang tepat adalah kemungkinan nyata, ini mengurangi kemungkinan Anda disalahkan untuk itu.

Meskipun orang-orang teknis akan menyadari pentingnya fitur "under the hood", orang non-teknis tidak akan melakukannya. Anda mungkin tidak dapat melakukan lebih dari mengatakan bahwa proyek ini memiliki beberapa masalah teknis yang penting untuk menghabiskan waktu, seperti foozbars, whatsits, dan bla bla, tetapi Anda melakukan semua itu dan semuanya sesuai jadwal.

Nah, deskripsi proyek Anda sangat kabur, tapi saya akan coba.

Saya membayangkan aplikasi yang Anda buat adalah pengganti untuk aplikasi yang berbeda atau alat untuk mengotomatisasi proses yang dulu atau masih dilakukan secara manual.
Buat analisis kasus untuk berbagai skenario yang membandingkan alur kerja sebelum dan sesudah pengenalan perangkat lunak Anda. Hal-hal yang ingin saya lihat:

• tunjukkan bagaimana Anda merampingkan skenario yang sangat umum
• tampilkan versi, yang memiliki kekurangan dalam pengalaman pengguna dan bagaimana Anda meningkatkannya. perlihatkan bagaimana Anda menerapkan umpan balik yang diberikan kepada Anda.
• menunjukkan beberapa angka atau tabel yang membandingkan waktu, produktivitas, fitur, dll. sebelum dan sesudah. Inilah yang saya dengar "Dengan penggunaan static noisedan more static noisekami mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan X sebesar Y% "

Secara pribadi, saya tidak peduli dengan apa yang terjadi di bawah tenda dan manajer Anda bahkan tidak terlalu peduli (sebenarnya saya menghabiskan banyak waktu untuk itu dan menikmatinya, tetapi saya tahu bahwa saya tidak menghasilkan nilai dengan mengacaukan hal-hal yang tidak ada yang akan pernah melihat). Produk perangkat lunak (komponen, pustaka, kerangka kerja atau aplikasi) harus dapat digunakan (kuat, cepat, fleksibel, dapat diprediksi) dan cukup tahan di masa depan.

Jika saya mempekerjakan Anda, saya ingin diyakinkan, bahwa Anda menghargai kualitas-kualitas ini. Saya ingin Anda menjelaskan kepada saya yang artinya Anda berusaha mencapainya dan mengapa Anda memilih cara itu. Saya ingin melihat Anda menggunakan alat yang bagus. Tunjukkan saya statistik pelacak proyek. Berikan saya ikhtisar tentang metodologi pengembangan yang Anda gunakan, jelaskan dan manfaatnya secara singkat (untuk hampir semua hal di dunia, ada dua garis yang mewah yang membuatnya terdengar meyakinkan). Tunjukkan pada saya bagaimana bekerja dengan Anda akan menyenangkan, bagaimana Anda akan dapat bereaksi terhadap kebutuhan saya yang selalu berubah dan bagaimana komunikasi dengan Anda sangat menyenangkan, karena Anda tidak hanya memberikan rincian teknis kepada saya, tetapi juga menawarkan solusi, yang tentu saja diimplementasikan pada tingkat teknis, tetapi Anda akan dapat mewakili dalam hal yang saya mengerti dan yang relevan bagi saya.

Pertimbangkan penataan preso seperti cerita koran: hal-hal penting terlebih dahulu (rencanakan untuk mulai terlambat, dan dapatkan potongan awal), dan tutupi siapa, apa, mengapa, kapan, di mana dan bagaimana. Saya suka template satu-halaman One Minute Manager, mereka memaksa saya untuk membuat semuanya menjadi baik.

Gaya presentasi kembali:

• Script itu, dan berlatih terlebih dahulu. Buat video diri Anda, tonton keesokan paginya. Berlatih lagi.
• Ikuti langkah Anda sendiri (beberapa orang bekerja lebih baik jika mereka berhenti dan memutar kopi mereka, tetapi dapatkah Anda membayangkan Robin Williams yang lambat?), Tetapi lakukan menggabungkan beberapa jeda dan penyajian yang direncanakan untuk poin-poin penting. Pengaturan waktu ... itu sulit, perlu latihan.
• jangan, jangan, jangan membuat beberapa PPT kamu berdiri di sana dan membaca. Jangan membuat PPT Anda bisa berdiri di sana dan membaca, karena itulah yang akan Anda lakukan. Gunakan PPT untuk menampilkan grafik, untuk hanya menampilkan kata kunci atau dua. Anda ingin mereka fokus pada Anda, bukan preso. Rekomendasi 10/20/30 Kawasaki baik.
• Berlatihlah lebih dulu :) jadi Anda memiliki beberapa siklus cadangan untuk melakukan kontak mata, mencari petunjuk untuk beradaptasi, dan agar Anda tahu apa yang Anda jatuhkan jika mereka mulai menarik Anda keluar jalur.

Isi ulang:

• Setelah ringkasan surat kabar, sampaikan persyaratan - dan sertakan beberapa persyaratan yang ditangguhkan (hal-hal yang Anda pelajari tetapi tidak sesuai dengan ruang lingkup upaya saat ini) ... sertakan beberapa hal yang Anda anggap sebagai persyaratan pada awalnya tetapi dapat ditumpahkan saat Anda diselidiki.
• Nyatakan risiko utama dalam istilah bisnis - mereka tidak akan peduli dengan risiko bahwa "data RDF tidak akan berbuah baik", mereka peduli bahwa Anda menganggap risiko "penskalaan model data akan memerlukan pengerjaan ulang jika kami mendapatkan data pelanggan yang semakin kompleks" dan bahwa Anda memiliki respons untuk setiap risiko: bagaimana mereka akan tahu jika peristiwa risiko itu terjadi (apa metrik Anda) dan apa yang telah Anda lakukan tentang hal itu, apa yang akan dapat dilakukan tim tentang hal itu jika itu terjadi.
• Bisa jadi risiko masih belum didefinisikan dengan baik, kurang ditangani, atau merupakan bencana besar dan tidak dapat diperbaiki jika terjadi - katakan saja. Seberapa jauh Anda masuk ke tumpukan risiko tergantung pada subjek (medis? Permainan?) Jadi ini adalah area di mana penilaian Anda akan ditampilkan.

Subteks: Anda telah bekerja sendiri dan itu selalu agak menakutkan bagi manajemen - jadi, pastikan Anda menyertakan indikator bagaimana Anda membuat orang lain mengetahui kemajuan, bagaimana Anda mempelajari yang dinyatakan dan persyaratan yang sebenarnya. Manajemen percaya bahwa bagian teknologi itu membosankan dan membutuhkan orang yang pintar, tetapi pada akhirnya selalu bisa dilakukan ... perusahaan jarang berhasil atau gagal berdasarkan keterampilan teknologi, dan mereka tahu itu, jadi jangan berusaha terlalu keras membuat mereka terkesan dengan itu, jangan cobalah untuk mengajari mereka teknologi. Sebaliknya, buat mereka terkesan dengan seberapa baik Anda menyelidiki dan membingkai masalah, mengkatalisasi diskusi, mengomunikasikan kemajuan Anda.

Dua masalah utama tidak memerlukan apa pun teknis untuk arah dan ketepatan waktu kemajuan Anda. Dapatkan umpan balik dari orang lain yang telah terlibat. Anda tidak ingin ada pertanyaan atau masalah yang mengejutkan selama presentasi.

Fokus pada arah proyek. Mereka mungkin perlu penyegaran tentang apa ini semua atau mereka mungkin tidak terlibat dalam perencanaan. Berikan contoh bagaimana Anda memenuhi ini.

Sajikan tonggak sejarah proyek dan kinerja Anda. Sebutkan setiap perubahan spesifikasi yang mungkin telah mengubah timeline.

Jangan menghindari menyebutkan masalah apa pun dalam proyek. Kuncinya adalah bagaimana Anda bisa mengatasinya. Ini harus memberi mereka wawasan tentang kemampuan Anda untuk menangani tantangan di masa depan.

Bicara lambat. Tenang. Jangan lupa bernafas.

Meskipun Anda dapat menyoroti keputusan yang dibuat, teknologi yang digunakan, dan masalah yang diatasi, manajemen tingkat atas biasanya akan difokuskan pada masalah-masalah bottom line:

• Menerapkan proyek ini, dengan cara ini, membantu kami melakukan bisnis lebih cepat, lebih baik dan dengan biaya lebih rendah ...
• Perkiraan biaya proyek ini adalah X, tabungan jangka pendek adalah Y dan tabungan jangka panjang adalah Z. (Anda bisa lolos dengan X lebih besar dari Y, tetapi lebih baik kurang dari Z)

Beberapa poin terbaik adalah jika ketika Anda mengerjakan proyek Anda menemukan cara yang meningkatkan penghematan atau kinerja bila dibandingkan dengan desain proyek asli. Kita dapat berharap / berasumsi bahwa proyek tidak akan dimulai kecuali manajemen berpikir mereka akan menghasilkan / menghemat uang ... jika Anda meningkatkan laba yang bahkan lebih baik.

Jenis-jenis metrik ini penting karena satu hal yang mereka lihat adalah biaya menjaga Anda, dan bertanya-tanya apakah manfaat melakukan hal itu akan menambah atau mengurangi dari garis bawah.

Aturan PowerPoint 10/20/30 dari Guy Kawasaki akan menjadi saran saya jika Anda menggunakan PowerPoint dalam presentasi Anda karena prinsip-prinsip yang diuraikannya cukup baik tentang memiliki hanya 10 slide, 20 menit, dll.

Beberapa hal yang juga dapat Anda pertimbangkan:

Hibur mereka. Jangan jadi badut tapi sedikit gairah atau humor akan membuat mereka lebih memperhatikan.

Lambatkan bicara Anda dan tambahkan jeda untuk penekanan.

Lakukan kontak mata dengan semua orang di ruangan itu, tidak hanya pembuat keputusan atau bos, karena orang lain mungkin memiliki pengaruh terhadap bos juga ...

Cobalah untuk memiliki beberapa cerita .. Ceritakan kepada mereka tentang hal-hal lucu yang terjadi pada Anda selama proyek, atau bahkan yang buruk .. Buat mereka hidup dengan Anda ...

Meringkas , meringkas, meringkas ... Selalu pertahankan mereka ...

Petunjuk yang bagus: Tekankan masalah teknis yang dapat mereka tindak lanjuti .. Buat mereka merasa mereka memahami bagian teknis juga .. Itu akan memberi mereka perasaan yang baik ...

Gunakan pernyataan seperti Itu pertanyaan yang bagus sebanyak yang Anda bisa ...

Kau menulis,

"Satu hal yang sangat saya khawatirkan adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara detail teknis dan non-teknis dalam presentasi."

Garr Reynolds adalah salah satu pakar terkemuka dalam seni presentasi, dan dalam salah satu posting blognya dari 2005 (masih tepat waktu), ia membandingkan gaya presentasi Steve Jobs dan Bill Gates. Bahkan jika Anda tidak membaca artikel yang berwawasan luas, Anda bisa mendapatkan petunjuk dari tangkapan layar yang membandingkan tayangan slide Bill dan tayangan slide Steve tentang presentasi mana yang lebih menarik dan yang mana yang lebih membuat penonton tertidur (petunjuk: yang memiliki semua poin-poin penting dan gaya yang berlebihan).

http://presentationzen.blogs.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html

Sejak 2005, Bill telah meningkatkan gaya presentasinya, dan Garr mencakup perbaikan-perbaikan Bill dalam posting blog mulai 2010.

http://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/08/the-naked-transformation-of-bill-gates-the-presenter.html