Metode yang efektif untuk mengelola tugas kerja? (mendokumentasikan / mengingat / memprioritaskan) [ditutup]

Saya mencari saran tentang metode efektif yang dapat saya gunakan untuk mendokumentasikan, mengingat, dan memprioritaskan tugas di tempat kerja. Banyak dari tugas-tugas ini milik proyek utama, tetapi mereka juga ada untuk inisiatif independen. Tugas-tugas itu sendiri mencakup segala hal mulai dari pengembangan hingga dokumentasi hingga diskusi, dengan berbagai prioritas, dan tenggat waktu mulai dari segera hingga beberapa bulan dari sekarang.

Secara historis saya telah menggunakan notepad untuk melacak tugas-tugas ini, dengan tanda bintang di sebelah item yang menunjukkan itu perlu dilakukan dan tanda centang ketika selesai. Namun, karena saya mendapatkan lebih banyak tanggung jawab dan lebih banyak hal untuk dikelola:

• menjadi lebih sulit untuk memastikan saya telah melakukan segalanya (karena beberapa hal hilang 5 halaman kembali)
• semakin sulit untuk mengingat apa yang paling penting untuk dilakukan selanjutnya
• menjadi lebih sulit untuk melacak ketergantungan antar tugas

Adakah yang menemukan metode yang membuat tugas mereka lebih mudah dikelola? Saya telah mempertimbangkan untuk menambahkan beberapa meta-data untuk melacak apa yang paling penting dan dependensi, atau mungkin beralih ke aplikasi yang dapat mengotomatisasi ini (jika hal seperti itu ada). Sesuatu yang dapat diakses di mana saja pasti akan menjadi nilai tambah.

Untuk solusi kertas

Saya biasanya mendapatkan buku sketsa bergaris dengan halaman berlubang seperti jenis yang dapat Anda temukan di Barnes & Noble dengan pita terlampir untuk menandai halaman.

Catatan: Saya akan membagikan tautan tetapi saya tidak dapat menemukannya di toko online mereka. Yang saya bicarakan adalah buku hardcover 8 1/2 "X 11"

Saya lebih suka kertas untuk pekerjaan sehari-hari karena saya cenderung menggambar banyak diagram untuk menggambarkan ide-ide saya (yang sulit dilakukan dengan daftar perangkat lunak TODO yang normal) dan kadang-kadang berguna untuk dapat menempelkan barang-barang ke dalam buku.

Untuk setiap siklus (satu hari / minggu atau kenaikan waktu pilihan lainnya) saya mengalokasikan beberapa halaman untuk todos satu-liner. Halaman-halaman berikutnya adalah untuk informasi terperinci. Ketika saya selesai bekerja saya mencoret todos pada indeks dan merobek halaman yang tidak lagi relevan (itu sebabnya halaman berlubang diperlukan). Pita itu digunakan untuk menandai halaman todo sehingga Anda dapat dengan cepat membuka buku ke tempat Anda tinggalkan (saya juga biasanya klip pena ke halaman saya saat ini menambahkan catatan jika saya menutup buku).

Saat saya menyelesaikan item di todo saya mencoretnya dan merobek halaman terkait.

Catatan: Dibutuhkan sedikit latihan untuk membiasakan diri dengan tugas berdasarkan batas halaman tetapi secara mental membuat Anda terbiasa memisahkan tugas pada batas yang terbatas. Sangat penting untuk mengembangkan kemampuan ini karena, jika Anda tidak dapat fokus pada satu hal pada suatu waktu, otak Anda akan menghabiskan banyak waktu tanpa perlu mengubah konteks antara tugas yang berbeda.

Ketika siklus berikutnya dimulai, saya membuat todo baru. Saya akan melakukan penilaian cepat dari todos sebelumnya untuk menilai kembali apakah item yang belum selesai masih relevan. Jika ya, saya salin ke todo baru. Jika tidak, saya mencari halaman terkait dan mencabutnya (untuk dibuang atau disimpan di buku lain untuk nanti).

Idenya di sini adalah, hapus semua yang Anda tidak perlu tahu sekarang (dalam siklus saat ini). Jaga agar todo pendek dan sederhana (satu garis) tetapi jangan mengorbankan kemampuan untuk membuat catatan yang lebih rinci.

Yang menarik adalah, jika Anda menunggu satu atau dua minggu untuk melihat barang-barang yang Anda tarik keluar dari buku untuk nanti; Anda akan sering menemukan bahwa mereka tidak relevan lagi (dan siap untuk tempat sampah).

Jika Anda tidak rajin memotong tumpukan secara teratur, tumpukan itu akan menumpuk seiring waktu hingga menjadi berlebihan. Jika tidak, Anda mungkin mulai menderita dari apa yang saya sebut sindrom " Shlemiel the Painter " di mana Anda menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas residual yang Anda tidak pernah benar-benar sampai ke hal-hal penting / mendesak.

Sedangkan untuk mengelola berbagai proyek secara bersamaan ... Gunakan satu buku untuk setiap proyek.

Pikirkan otak Anda seperti komputer. Jika berpindah tugas seperti melakukan pengalih konteks (tidak terlalu mahal tapi mengganggu pekerjaan) maka proyek pengalihan akan seperti melakukan pertukaran cache penuh (mahal karena Anda harus membongkar semua info yang saat ini Anda gunakan dan memuat semua info yang terkait dengan proyek lainnya.

Saya menggunakan Toodledo untuk mengelola daftar saya. Anda juga dapat menyinkronkannya ke telepon Anda. Ini online sehingga Anda dapat mengaksesnya di mana saja Anda memiliki ponsel pintar atau internet.

Untuk prosesnya saya sarankan membaca buku "Getting Things Done" oleh David Allen. Ini akan membantu Anda belajar mengelola tugas Anda secara efektif dan efisien.

Saya beralih di antara selembar kertas tempat saya mencatat semuanya, dan tasque saat menggunakan Ubuntu. Saya menyukai kenyataan bahwa Anda dapat menetapkan prioritas, menambahkan sebanyak mungkin catatan ke tugas yang Anda inginkan, dan menyembunyikan tugas yang sudah selesai.

Beberapa waktu yang lalu saya membaca tentang membagi tugas menjadi 4 kategori di sepanjang dua sumbu: jadi Anda memiliki yang penting / tidak penting; mendesak / tidak mendesak.

1. Penting, mendesak.
2. Penting, tidak mendesak.
3. Tidak penting, mendesak.
4. Tidak penting, tidak mendesak.

Habiskan sebagian besar waktu Anda melakukan aktivitas 1 dan 2 dan sisanya akan mengurus dirinya sendiri.

Untuk solusi elektronik

Saya suka menggunakan alat mindmapping Freemind (open source gratis)

Mudah dan intuitif untuk digunakan, artinya saya bisa berbulan-bulan tanpa menggunakannya dan masih ingat pintasan keyboard:

• masukkan - tambahkan sel
• hapus - hapus sel
• space - matikan / luaskan sel
• ctrl + B - cetak tebal
• ctrl + X - potong sel
• ctrl + V - tempel sel
• ctrl + C - salin sel
• ctrl + K - tambahkan tautan
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - ubah warna teks sel (saya punya beberapa favorit yang dihafal).

Untuk lapisan sel pertama saya membuatnya warna cloud kode (ctrl-shift-b kemudian mengubah warna cloud dengan klik kanan + format + "cloud color") untuk memudahkan identifikasi. Setiap cloud adalah kategori utama. Misalnya, saya akan punya satu untuk pribadi, satu untuk setiap proyek besar, satu untuk sekolah, dll ...

Dalam setiap cloud tingkat sel pertama adalah prioritas:

• Sekarang (tugas penting)
• Tomorrow (tugas penting yang tidak perlu segera diselesaikan)
• Masa depan (tugas yang tidak penting)
• Konsep (ide bagus yang kadang-kadang bisa kukatakan saat istirahat)
• Ditunda (tugas-tugas yang ditangguhkan tanpa batas waktu kecuali saya tidak punya pekerjaan lain)

Catatan: Seperti yang Anda duga, tugas yang ditunda sering menjadi tidak relevan untuk jangka panjang dan dapat dipangkas sama sekali.

Saya lebih suka peta pikiran karena tiga alasan, saya dapat bergerak di sekitar hierarki dengan sangat cepat hanya dengan keyboard, saya dapat menutup semua yang tidak perlu saya lihat sekarang, dan sangat mudah untuk memindahkan barang dari satu kategori ke kategori lainnya. (copy / paste sederhana).

Apa pun yang Anda lakukan jangan gunakan program yang menggunakan pemberitahuan sembulan. Kalau tidak, Anda akan mulai menderita dari apa yang saya sebut "twitterbrain" di mana, Anda menjadi begitu terbiasa untuk terus-menerus terganggu sepanjang waktu sehingga secara tidak sadar Anda mulai mengantisipasinya (membuat Anda tidak benar-benar bisa masuk ke 'aliran' reguler Anda. Jika Anda melakukan pemberitahuan penggunaan mengatur interval yang Anda harapkan yang tidak mengganggu pekerjaan Anda (seperti setiap hari saat makan siang).

Saya melihat begitu banyak blogger dan (disebut) jurnalis yang mengeluh bahwa 'Internet yang harus disalahkan atas Defisit Perhatian mereka!'; karena mereka tidak lagi mampu duduk untuk membaca buku selama lebih dari 10 menit. Apa yang mereka gagal pertimbangkan adalah, mereka membawa sekitar perangkat elektronik yang memiliki kemampuan tak terduga untuk mengganggu mereka 24/7/365 dengan pengumuman sewenang-wenang.

Windows juga tidak dengan windows yang mencuri fokus (seperti pemberitahuan pembaruan virus). Saya tidak tahu seberapa sering ini mengganggu saya sampai saya mulai menggunakan Linux Mint sebagai OS utama saya (yang mengikuti panduan antarmuka pengguna yang ketat yang tidak mengizinkan ini). Mencuri fokus itu kejam, seperti memiliki pekerja kantor yang mengetuk bahu Anda setiap 15 menit untuk memberi tahu Anda lelucon Chuck Norris terbaru.

/ kata-kata kasar

Catatan: Saya masih menggunakan Windows untuk pengembangan tetapi hanya instalasi minimal tanpa pemindai / firewall virus (saya memblokir hal-hal buruk di router dan menghindari halaman yang mencurigakan) untuk mengurangi jumlah program yang suka mencuri fokus.

Memperbarui:

Saya baru saja melihat tasque karena saya belum pernah menggunakannya sebelumnya dan kelas-kelas prioritas secara mengejutkan mirip dengan yang saya gunakan (Catatan: Saya tidak pernah menggunakan aplikasi daftar tugas dengan prioritas sebelumnya juga). Ternyata saya tidak terlalu pintar / asli :). Saya tidak pernah benar-benar menemukan kelas prioritas Tinggi / Sedang / Rendah yang sewenang-wenang berfungsi dengan baik karena mereka tidak terikat dengan nilai dunia nyata. Secara mental, kelas prioritas 'Tinggi' dapat beralih dari 'hari ini' ke 'minggu ini' dengan mudah. Prioritas saya cenderung melayang ketika saya mulai menunda-nunda. Menggunakan dunia nyata dihargai etsa garis waktu di atas batu. Relativitas terkutuk.

Saya menikmati menggunakan Google Calender ... tetapi jika Anda memiliki informasi sensitif saya tidak akan mempostingnya di sana. Selama Anda terbiasa melihatnya secara teratur, itu bisa sangat membantu. Seiring dengan bagian kalender, Anda dapat membuat daftar tugas yang harus Anda selesaikan dan saya membayangkan Anda bisa melakukan beberapa prioritas yang cukup baik di sana meskipun saya belum menggunakan bagian itu untuk beberapa tugas sekaligus ...

Sebagian besar pengembang berada di meja / komputer / laptop mereka sebagian besar waktu sehingga aplikasi apa pun yang membuatnya mudah untuk mendapatkan catatan benar-benar dimasukkan dengan sistem pengingat (popup, pesan teks) harus berfungsi. Jika Anda seorang penjual ponsel atau diperlukan untuk memeriksa tugas-tugas non pemrograman (Ambil susu), sesuatu untuk ponsel pintar mungkin lebih baik. Tautan ke dokumen dan folder file membantu jika Anda memiliki dokumentasi proyek periferal.

Anda harus menggunakannya dan mengandalkannya. Di tempat kerja, saya menggunakan Outlook. Jika seseorang menangkap saya di ruang kopi dan memiliki kekhawatiran / permintaan, saya meminta mereka untuk mengirimi saya email atau mengirim saya tugas (tergantung di mana peringkat mereka di perusahaan.).

Saya kesulitan dengan rapat karena Anda tidak pernah memiliki komputer di ruang konferensi. Lalu bawa selembar kertas dan masukkan semua catatan dan buat pengingat ketika saya kembali ke komputer. Untungnya, saya bisa pergi berminggu-minggu tanpa rapat.

Saya bersumpah dengan mode-org Emacs . Sudah penyelamat total untuk mengelola semua tugas dan informasi pekerjaan saya. Tentu saja, Anda harus sudah membeli Emacs.

Saya telah menggunakan berbagai metode, terkadang beberapa metode (digandakan): kalender elektronik khusus dan daftar tugas, notes, papan tulis, stickynotes, dan mungkin lebih. Mereka masing-masing memiliki manfaat dan jebakan tertentu. Saya baru-baru ini menemukan kembali kanban pribadi, dan sepertinya memiliki potensi yang baik dengan menggabungkan beberapa aspek terbaik dari beberapa metode.

Pada dasarnya, kanban pribadi menggunakan:

• papan tulis sebagai permukaan yang Anda perlakukan sebagai penyelenggara. Organisasi permukaan mirip dengan metode proyek backlog / sprint, tetapi pada tingkat pribadi dengan tugas-tugas pribadi yang saling terkait.
• melukis pita atau garis penanda yang membagi permukaan menjadi tiga kolom (setumpuk todos di sebelah kiri; daftar tugas aktif di tengah, yang menghargai apa yang Anda harapkan untuk dicoba dan mungkin selesai pada hari itu, dan daftar yang sudah selesai di sebelah kanan; ).
• catatan tempel, lebih disukai dari berbagai warna untuk menunjukkan jenis tugas. Gunakan satu warna untuk tugas pribadi, lainnya untuk tugas proyek teknis, satu untuk kegiatan kerja non-proyek seperti rapat atau ulasan divisi, mungkin satu warna untuk pertemuan pelanggan; namun, 'menandai' setiap catatan tempel dengan warna kertas yang sama dengan garis penanda berwarna atau garis tepi atau skema apa pun yang Anda suka, mungkin sama efektifnya dengan kertas berwarna berbeda.

Ada banyak posting blog dan video / webcast yang melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik dalam menjelaskan motivasi dan mekanisme umum di seluruh jalinan, jika Anda menginginkan sesuatu yang lebih mendalam. Saya suka karena ia menawarkan sesuatu yang fisik, mudah dioperasikan, siapa pun yang berjalan ke area Anda dapat merasakan betapa sibuknya Anda atau apa fokus Anda untuk hari itu, dan Anda dapat menangkap dan mengembangkan setiap tugas sebanyak atau sesedikit yang dibutuhkan.

Lihatlah ToDoList di Codeproject. Ini memiliki banyak fitur bagus, gratis dan masih aktif dikembangkan.

Saya memiliki instance JIRA yang diatur pada VPN saya sendiri (akun linode.com dasar), Atlassian menjualnya dengan harga $ 10 untuk pemula (atau Anda dapat menggunakan bugtracker apa pun yang Anda suka). Ini bukan alat pemetaan pikiran, jadi saya menggunakan tag untuk menjaga dependensi antar tugas. Juga memungkinkan untuk membuat jenis tugas khusus di luar yang dasar (bug / fitur). Hal ini memungkinkan untuk menetapkan prioritas, tanggal jatuh tempo dan menambahkan beberapa metadata (seperti foto dokumen untuk dikoreksi).

Jadi saya bertanya-tanya mengapa tidak menggunakan bugtracker?