Bagaimana Anda menjaga email singkat tapi lengkap? [Tutup]

Saya jenis pengembang aneh yang suka menulis dan menjelaskan - email, spesifikasi, apa saja. Saya menikmati membantu orang memahami hal-hal secara mendalam. Saya benci komunikasi ping-pong di mana grup melalui 30 atau 40 email, panggilan telepon, dan rapat karena 25% dari grup salah memahami email sebelumnya yang gagal di mana penulis hanya setengah menjelaskan posisi mereka, atau sedang terburu-buru dan salah menulis kata yang kritis atau mengabaikan satu atau dua negatif.

Sifat ini bagus untuk dokumentasi, tetapi email saya panjang, jadi orang tidak membacanya. Beberapa strategi yang saya gunakan adalah memformat email panjang sebagai dokumen Word terlampir untuk mendorong orang untuk melihatnya sebagai dokumentasi (kadang-kadang bekerja sangat baik), atau mencoba menggunakan lebih banyak poin sebagai ganti paragraf gratis. Strategi-strategi ini meningkatkan jumlah pembaca, tetapi kontennya masih panjang.

Tentu saja saya ingin berteriak dan menjerit bahwa topik teknis yang rumit membutuhkan banyak penjelasan dan penjelasan, tetapi itu tidak membantu siapa pun. Jelas ada pengorbanan yang dapat dibuat, tetapi saya kesulitan untuk membenarkan membuat pernyataan yang tidak jelas atau yang akan menghasilkan sejuta pertanyaan, kesalahpahaman, atau menambahkan "syarat dan ketentuan" nanti.

Bagaimana Anda menjaga komunikasi Anda singkat tapi lengkap?

Ringkasan bisnis plan:

Letakkan fakta-fakta penting di atas kemudian perluas di bawah.

Detail:

Ketika saya memiliki email teknis panjang yang saya khawatirkan akan kehilangan setengah audiens, saya berusaha untuk menempatkan "ringkasan eksekutif" pendek dan akurat di bagian atas, dan memasukkan rincian teknis lengkap di bawah ini. Penggunaan tebal atau garis bawah secara selektif juga membantu.

Fokus pada apa yang Anda coba komunikasikan. Apakah setiap kata yang Anda gunakan membantu menyampaikan pesan Anda?

Cobalah untuk menghindari kata sifat . Hindari ocehan atau penjelasan yang berlebihan. Gunakan frasa yang paling ringkas - jangan mencoba terdengar mengesankan dengan menggunakan kata-kata panjang dan frasa kompleks di mana ada pilihan yang lebih sederhana. Hindari kata-kata kasar.

Baca ' On Writing ' oleh Stephen King.

Saya menggunakan lebih sedikit kata, yang sepertinya melakukan pekerjaan dengan cukup baik.

serius, ...

Coba hanya menjelaskan hal-hal yang berkaitan, misalnya, "memuat file" alih-alih merinci tentang BAGAIMANA Anda memuat file dan memeriksa kesalahan saat melakukannya dan dll.

• Di mana pun Anda bisa, tautkan ke referensi yang ada saat diperlukan penjelasan panjang, alih-alih menyertakan seluruh penjelasan dalam email.
• Pikirkan tentang apa yang ingin dilakukan penerima dengan informasi itu, dan berikan mereka cukup tepat untuk melakukannya. Sebagian besar non-peretas tidak ingin tahu lebih dari yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka, dan siapa pun yang membutuhkan lebih banyak akan bertanya kepada Anda.
• Sebagai aturan umum, ketika berhadapan dengan non-peretas, setiap email yang panjangnya lebih dari satu halaman (600 kata atau lebih) terlalu panjang. Baik mengurangi verbiage, atau paruh sebagian ke link Anda dapat referensi atau dokumen yang dapat Anda lampirkan. Misalnya, 2.000 kata dokumentasi harus menjadi manual yang Anda tautkan dari atau lampirkan ke email. Ini membuatnya lebih mudah untuk menjaga dokumentasi diperbarui dan di bawah kendali revisi juga!

Baca Strunk & White's The Elements Of Style

Saya kutip, "Tulisan yang kuat adalah singkat. Sebuah kalimat seharusnya tidak mengandung kata-kata yang tidak perlu, paragraf tidak ada kalimat yang tidak perlu, untuk alasan yang sama bahwa sebuah gambar tidak boleh memiliki garis yang tidak perlu dan mesin tidak ada bagian yang tidak perlu. Ini tidak berarti bahwa penulis membuat semua kalimatnya singkat, atau bahwa ia menghindari semua detail dan memperlakukan subyeknya hanya secara garis besar, tetapi setiap kata mengatakannya. "

Baris favorit saya, "Hilangkan kata-kata yang tidak perlu."

Tulis pesan singkat dan untuk hal-hal yang menurut Anda mungkin diinginkan orang, berikan tautan hiper ke halaman Wiki eksternal dari Wikipedia, eHow, atau bahkan halaman yang ditulis sendiri.