Tampilan dan kategori percakapan Outlook

13

Di tempat kerja, saya cenderung menerima beberapa ratus email sehari. Agar tidak kewalahan, saya telah menggunakan kategori untuk mengurutkan dan memprioritaskan pesan email saya. Saya menetapkan kategori secara otomatis, lalu mengelompokkannya: Tinjauan Kode, Kepada, CC, Daftar Distribusi / BCC. Ini berarti bahwa, misalnya, pesan yang secara eksplisit bagi saya akan selalu muncul lebih tinggi di kotak masuk saya daripada yang saya dapatkan karena saya ada di Daftar Distribusi. Ini adalah penghemat waktu yang sangat besar dan membawa email penting ke perhatian saya jauh lebih cepat.

Baru-baru ini, utas email yang saya gunakan sudah mulai cukup panjang, dan saya ingin dapat menggunakan tampilan percakapan, atau setidaknya mengurutkan berdasarkan subjek. Outlook, bagaimanapun, tampaknya tidak mendukung kombinasi (berguna) dari tampilan percakapan dan kategori. Saya sudah mencoba hal-hal berikut tanpa hasil:

  • Pengelompokan berdasarkan kategori, kemudian tampilan percakapan - Outlook memberi saya kesalahan (kombinasi pengelompokan / pengurutan terlalu kompleks).
  • Menggunakan tampilan khusus untuk dikelompokkan berdasarkan percakapan - kategori tidak muncul sebagai opsi untuk mengurutkan berdasarkan
  • Pengelompokan berdasarkan kategori, lalu perihal - Semakin dekat, namun subjek teratas adalah yang pertama menurut abjad, bukan yang terbaru
  • Pengelompokan berdasarkan percakapan, lalu kategori - Ini berfungsi, tetapi tidak banyak gunanya bagi saya, karena percakapan teratas adalah yang terbaru, tanpa memperhatikan kategori apa yang dimilikinya.

Apakah ada cara bagi saya untuk mempertahankan sistem kategori saya atau sesuatu yang serupa sambil memanfaatkan pengelompokan email terkait? Saya sama sekali tidak peduli dengan semantik solusi, jadi saya tidak perlu harus menggunakan Kategori yang tepat atau Tampilan Percakapan yang tepat; Saya benar-benar hanya ingin dapat menggunakan semacam sistem prioritas untuk menekankan email yang dikirim kepada saya sambil memiliki utas email yang dikelompokkan bersama dalam beberapa cara.

Saya telah menulis plugin Outlook di masa lalu, jadi meskipun itu tidak terlalu di luar sana untuk berfungsi sebagai solusi yang tepat. Apa pun yang berhasil, sungguh.

Pembaruan: Saya masih belum melihat solusi yang baik. Saya ingin semuanya terlihat dalam satu tampilan. Folder terpisah atau folder pencarian tidak bagus, karena, misalnya, jika saya sudah menghapus daftar TO saya, saya tidak secara otomatis melihat email CCed di bagian atas, saya harus secara manual pergi ke tampilan yang berbeda untuk itu. Pada saat itu, tidak ada yang membuat TO secara inheren dipesan sebelum CC selain pesanan yang saya klik pada folder.

Mampu menggabungkan beberapa folder / folder pencarian menjadi satu tampilan mungkin akan menjadi solusi yang bagus. Saya belum melihat jawaban yang menyebutkan skrip / pemrograman khusus, dan saya menduga bahwa solusi apa pun yang sesuai dengan kriteria saya akan memerlukannya. Hadiahnya ada karena saya cukup yakin solusinya tidak sepele.

Greg Jackson
sumber

Jawaban:

2

Cara terbaik yang saya temukan untuk menggabungkan beberapa kotak masuk adalah menggunakan kategori warna, aturan, dan folder Pencarian. Versi singkatnya adalah Anda menetapkan aturan yang memberi label pada email masuk Anda ke dalam kategori warna berdasarkan jika Anda perlu menyelesaikannya hari ini, besok, minggu depan dan dalam 30 hari. Kemudian Anda membuat folder pencarian yang menampilkan semua email di bawah setiap warna. Setiap hari, Anda hanya pergi melalui email dan kemudian triase mereka. Posting blog ini bahkan lebih jauh. . .

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx

surfasb
sumber
"Anda menetapkan aturan yang memberi label pada email masuk Anda ke dalam kategori warna berdasarkan jika Anda perlu menyelesaikannya hari ini, besok, minggu depan dan dalam 30 hari" Ini yang saya lakukan, tapi saya memfilternya berdasarkan apakah itu UNTUK, saya , CCed kepada saya, atau dari DL (daftar distribusi). Folder pencarian bukan solusi yang ideal, karena mereka tidak memberi saya satu tampilan pun. Jika tidak ada dalam daftar TO saya, saya tidak secara otomatis melihat email CCed di bagian atas, saya harus melihatnya secara terpisah. Mampu menggabungkan folder pencarian menjadi satu tampilan akan menjadi solusi yang luar biasa; seperti yang saya sebutkan, saya tidak takut kode.
Greg Jackson
Saya melakukan hal yang sama. Baru saja menambahkan semua folder pencarian ke bilah folder favorit sesuai urutan yang saya inginkan. Setiap folder pencarian menunjukkan jumlah item yang belum dibaca (atau jumlah total jika Anda mau). Tidak sulit untuk melihat masing-masing tim.
oleschri
Cukup adil, tetapi sebenarnya bukan solusi yang saya cari. Saya sudah sadar bahwa saya dapat menggunakan banyak folder, jadi ini sejujurnya tidak benar-benar membuat saya lebih jauh daripada saya memulainya. Lihat pembaruan pada pertanyaan saya untuk lebih jelasnya.
Greg Jackson
0

Bagaimana dengan memindahkan setiap email secara otomatis ke folder spesifik kategori?

Kemudian Anda cukup memeriksa folder sesuai urutan prioritas Anda. Folder-folder tersebut pada dasarnya adalah pengurutan / filter utama Anda pada kategori, jadi sekarang Anda bisa melihatnya dengan percakapan. Saya pikir percakapan harus bekerja seperti yang diharapkan bahkan jika email berakhir di folder berbeda berdasarkan kategori Anda. Gunakan sub-folder untuk memisahkan dari folder lain dan tambahkan nomor untuk memesannya sesuai keinginan.

Leftium
sumber
Masalahnya adalah hal ini sangat mengurangi visibilitas berbagai kategori email. Saya masih ingin semua jenis yang berbeda ini mendarat dalam satu tampilan jadi saya tidak perlu memeriksa apa yang pada dasarnya berjumlah empat kotak masuk yang berbeda. CC dan Daftar Saya mungkin bisa lolos dengan ini, tetapi baik ulasan kode dan hal-hal yang saya garis "To" benar-benar harus mendarat di tempat yang paling terlihat bagi saya. Mungkin ada cara untuk menampilkan beberapa folder sebagai satu? Saya kira pada dasarnya itulah yang dilakukan Kategori. Tujuan saya adalah untuk mencegah kemunduran perilaku saat ini.
Greg Jackson
0

Karena Anda mengatakan pengelompokan berdasarkan kategori, maka subjek "semakin dekat", sudahkah Anda mencoba mengelompokkan berdasarkan Kategori, Diterima, lalu Subjek? Itu harus menyelesaikannya bukan menjadi yang terbaru.

KCotreau
sumber
Pengelompokan berdasarkan kelompok "menerima" menit demi menit dan memecah utas percakapan sampai-sampai mereka sama sekali tidak berguna. Bahkan pengelompokan berdasarkan hari, yang sepertinya tidak bisa saya lakukan, mungkin memecah utas terlalu banyak (saya secara teratur memiliki masalah prioritas tinggi yang memiliki utas yang mencakup beberapa hari).
Greg Jackson