Rekan saya (non-teknis) telah mengancam saya dengan bagan Gantt untuk proyek baru yang sedang kami rencanakan. Apa yang kemungkinan ini sediakan bagi kita, dan apakah itu akan menjadi alat yang bermanfaat?
11
Rekan saya (non-teknis) telah mengancam saya dengan bagan Gantt untuk proyek baru yang sedang kami rencanakan. Apa yang kemungkinan ini sediakan bagi kita, dan apakah itu akan menjadi alat yang bermanfaat?
Jawaban:
Seperti yang dikatakan Wikipedia, bagan Gannt adalah jenis bagan batang (lebih sering merupakan "tipe garis") yang membantu perencanaan proyek. Ini sering digambar secara manual di dinding pada selembar kertas besar (sangat besar), karena mudah dimodifikasi dalam format itu.
Ini adalah jenis alat perencanaan yang sangat sederhana; Anda bisa memproduksinya dalam Excel atau yang setara; dan agak efektif, selama waktu yang dibutuhkan untuk fase proyek tertentu dapat diperkirakan secara kasar. Jika ada penundaan - tidak ada masalah - satu baris diperpanjang, yang lain tetap sama dan Anda memiliki akhir-proyek-tanggal baru.
Fase yang tumpang tindih (berdasarkan waktu) mudah dilihat, semudah dependensi memulai satu fase dengan mengandalkan ujung lainnya.
ini semua benar-benar ada untuk itu.
Tentu saja, masalah dengan Gannt (atau "grafik waktu" seperti yang biasa disebut di bagian dunia saya) adalah bahwa, pada awal proyek Anda memiliki semuanya disusun dengan baik di dinding, merasa antusias dan bahagia, ... maka satu penundaan terjadi, dan Anda mengubahnya pada grafik, dan Anda masih merasa senang ... kemudian penundaan lain terjadi, Anda menariknya lagi, dan Anda masih merasa cukup baik .. 100x keterlambatan terjadi ... Anda merasa seperti _______ Jerman (disensor).
Artinya, itu hanya alat perencanaan proyek yang baik jika Anda benar-benar berpegang pada tenggat waktu kecil itu. Jadi berhentilah membuang-buang waktu di sini dan mulai bekerja!
sumber
Bagan Gantt yang diproduksi dan dipelihara dengan baik bisa menjadi alat yang hebat. Manfaat utama menunjukkan tugas mana yang tergantung pada tugas lain, memprediksi bagaimana proyek dapat dipengaruhi oleh penundaan, dan menyoroti jam yang terbuang karena Anda sedang menunggu sesuatu yang lain.
sumber
Saya telah berhasil menggunakan grafik Gantt di masa lalu untuk manajemen proyek perangkat lunak. Saya juga melihat orang-orang meninggalkan mereka dengan frustrasi.
Setiap alat manajemen proyek hanya berguna jika itu menjawab pertanyaan yang benar-benar ditanyakan seseorang. Dalam kasus saya, saya terus ditanya dua pertanyaan, dan bagan Gantt saya bisa menjawabnya:
Jadi faktor apa yang diperlukan agar grafik Gantt berguna?
Banyak anggota tim
Itu harus jelas. Jika hanya ada satu anggota tim, maka yang Anda butuhkan hanyalah daftar tugas dalam satu kolom. Anda hanya akan melakukannya satu per satu.
Pengetahuan tentang apa tugasnya
Ini sepertinya pernyataan lain yang jelas, tetapi Anda akan terkejut betapa banyak proyek perangkat lunak tidak cukup terdefinisi dengan baik untuk dapat dibagi menjadi tugas-tugas. Anda sebenarnya membutuhkan spesifikasi muka, dan beberapa tingkat desain muka. Dalam beberapa metodologi tangkas / ekstrem Anda tidak bisa menggunakan bagan Gantt, karena Anda tidak tahu tugas apa yang akan ada dalam iterasi 3 minggu berikutnya.
Waktu dan Motivasi untuk Menjaga Bagan
Seseorang HARUS meluangkan waktu untuk mempertahankannya. Terlalu sering, seseorang menghabiskan berhari-hari membuat bagan Gantt yang terperinci, lalu mengabaikannya. Mungkin dia akan mengeluarkannya sebulan kemudian, tertawa gugup, dan membuangnya, tidak pernah membicarakannya lagi.
Setelah Anda memiliki tugas dan perkiraan terbaik, Anda menempatkannya di bagan. Dan ketika tugas pertama telah selesai, Anda harus menandai itu di grafik dan kemudian goyangkan semua tugas lain di sekitar untuk mengimbangi fakta bahwa perkiraan Anda salah. Dan dua hari kemudian Anda melakukannya lagi. Dan lagi, dua hari kemudian. Dan tentu saja, ketika ternyata Anda lupa sesuatu atau cacat muncul, Anda harus meletakkan tugas baru pada bagan.
Itu mungkin terdengar seperti komitmen waktu berkelanjutan yang signifikan, dan Anda benar. Dari mana datangnya motivasi untuk melakukan ini?
Seseorang benar-benar peduli dengan hasilnya
Saat-saat saya menggunakan Gantt chart dengan sukses adalah di mana ada pertemuan manajemen proyek mingguan. Manajer akan berkeliling ruangan meminta setiap pemimpin tim untuk menyatakan kapan proyek mereka akan disampaikan. Jika sebuah proyek berjalan di belakang maka sumber daya akan dialokasikan kembali. Untuk dua pertemuan pertama saya akan tergagap bahwa saya tidak benar-benar tahu kapan akan disampaikan, dan akan muncul dengan samar "dalam tiga bulan". Rasa malu karena hal ini membuat saya mengubah strategi saya, dan membuat yakin saya memiliki bagan Gantt yang terbaru dan akurat sebelum setiap pertemuan.
Sebagai efek samping, ini membuat proyek saya lebih terorganisir dan lebih efisien, dan anggota tim saya lebih termotivasi.
sumber
Tidak ada satu penemuan pun yang layak mendapat pujian lebih banyak karena membuat perencanaan proyek tidak populer seperti saat ini daripada Tracking Gantts. Melacak Gantts seharusnya tidak hanya dianggap berbahaya - mereka juga harus dianggap jahat. Inilah sebabnya.
Alasan # 1: Motivasi mereka
Melacak Gantts membuat Anda melihat, untuk setiap langkah dari rencana Anda, berapa lama Anda pikir itu akan memakan waktu dan berapa lama sebenarnya. Anda tahu, setiap hari dan dalam pertemuan status, bahwa fase X seharusnya dimulai pada bulan Maret, tetapi jelas tidak akan memulai sampai Mei. Luar biasa. Anda sudah tahu, ketika Anda melakukan perencanaan awal, bahwa rencana itu harus berubah ketika proyek berlangsung. Informasi baru terungkap. Orang dan sumber daya tidak dapat diprediksi, dll. Jadi mengapa penting untuk selalu diingatkan, dalam setiap pertemuan status, seberapa buruk prediksi awal Anda yang adil dalam kehidupan nyata?
Alasan # 2: Mereka memaksa Anda untuk tetap pada rencana semula
Gagasan untuk melacak bagan Gantt proyek berarti bahwa alih-alih fokus untuk terus-menerus menyesuaikan rencana kerja Anda berdasarkan informasi baru, Anda memilih untuk tetap berpegang pada rencana yang sudah ketinggalan zaman, hanya karena itu memungkinkan Anda mengarahkan jari dan menyorot kesalahan prediksi yang merupakan hasil tak terhindarkan dari sejumlah besar ketidakpastian yang melibatkan fase perencanaan awal proyek. Lagi pula, Anda tidak dapat melacak Gantt jika Anda mengizinkan rencana untuk berubah secara radikal, bukan? Itu harus memiliki bentuk umum yang sama dan terdiri dari langkah-langkah yang sama, jika tidak ada yang dilacak ... Berpegang teguh pada rencana adalah alasan nomor satu mengapa "Air Terjun" sebenarnya dianggap sebagai istilah yang merendahkan hari ini. Perencanaan ke depan bingung dengan tetap berpegang pada rencana semula.
Alasan # 3: Mereka tidak mengajari Anda apa-apa
Ini tidak seperti penundaan dalam proyek ini yang sebenarnya akan mengubah cara Anda merencanakan proyek selanjutnya, kecuali proyek yang Anda rencanakan sama dan berulang. Bagaimanapun, itulah yang awalnya digunakan Gantts - merencanakan pekerjaan di lini produksi pabrik, di mana tugas-tugasnya didefinisikan dengan sangat baik dan durasinya sangat dapat diprediksi.
Nilai yang ditambahkan pelacakan ke pengembangan Gantt chart adalah nol. Bahkan bisa dibilang kurang dari nol. Tidak hanya estimasi masa lalu tidak relevan untuk proyek baru, ilusi bahwa Anda benar-benar dapat meningkatkan kemampuan estimasi Anda dari waktu ke waktu dengan retrospeksi juga berbahaya. Tentu, seorang siswa CS mungkin benar-benar tidak tahu bahwa integrasi membutuhkan banyak waktu dalam kehidupan nyata. Tetapi siapa pun yang terlibat dalam lebih dari dua proyek seumur hidup mereka sudah mengetahui dengan baik dugaan tersangka untuk proyek yang tertunda. Alasan sebenarnya mengapa proyek ditunda bukanlah faktor kesalahan matematis yang harus diterapkan pada estimasi secara umum - itu adalah ketidakpastian inheren yang datang dengan melakukan sesuatu untuk pertama kalinya dan tidak tahu persis bagaimana itu akan berjalan dengan baik.
Sebenarnya ada sistem manajemen proyek di luar sana yang mencoba untuk menyerang masalah dari sudut yang salah arah ini. Mereka mengukur prediksi Anda vs kinerja aktual dan mencoba untuk memperbaiki estimasi keseluruhan Anda menggunakan analisis statistik. Seolah-olah "Danny selalu meremehkan semuanya dengan 14,3%". Danny tidak bodoh, dan menganggap bahwa kesalahan ramalannya bisa ditebak memang konyol. Ini membingungkan "penyembuhan" primitif - menambahkan faktor pada estimasi Anda - dengan penyebab masalahnya. Taksiran Anda tidak akurat karena tidak dikalikan dengan faktor "benar". Rencana Anda tidak lengkap; dan setiap rencana tidak lengkap dengan caranya sendiri.
Alasan # 4: Mereka memusatkan perhatian Anda pada hal-hal yang salah
Alih-alih berfokus pada apa yang harus dilakukan untuk memenuhi waktu, Anda sekarang berfokus pada membenarkan prediksi yang tidak akurat. Alih-alih berfokus pada perencanaan secara lebih rinci dan mengadaptasi rencana Anda ke informasi baru, Anda mengulangi rencana yang sudah ketinggalan zaman. Proyek jarang ditunda karena bagian-bagian rencana kerja diperkirakan salah. Mereka tertunda karena banyak hal yang ditinggalkan begitu saja dari rencana semula. Pelacakan Gantts membuat ini lebih buruk, karena motivasi macam apa yang harus Anda masukkan lebih detail ke dalam rencana Anda jika semuanya akan berakhir disorot sebagai estimasi yang buruk dalam setiap pertemuan status? Mereka membuat Anda tetap berpegang pada potongan besar yang bisa dilacak pada grafik Gantt Anda. Alih-alih membiarkan Anda fokus pada adaptasi dan mendapatkan jalur yang benar,
Ada juga masalah tidak memiliki alat yang cukup baik untuk mengelola rencana yang cukup rumit. Anda memiliki peluang yang jauh lebih baik dalam membangun rencana awal yang baik (dan estimasi) jika alat Anda memungkinkan Anda untuk mengekspos semua langkah yang sering diabaikan di sepanjang jalan. Gantts tradisional adalah binatang beresolusi rendah yang seharusnya dilihat oleh pengembang sebagai karikatur dari realitas manajemen proyek. Apa yang dibutuhkan adalah alat yang memudahkan untuk menambahkan informasi sebanyak mungkin ke rencana kerja pada tahap paling awal, dan kemudian membuatnya semudah mengadaptasi rencana Anda karena kabut ketidakpastian perlahan-lahan menghilang dari proyek Anda. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah pengingat resolusi rendah yang terus-menerus tentang prediksi masa lalu yang tidak akurat. Pelacakan Gantts baik untuk menunjuk jari dan menilai keledai, bukan untuk menyelesaikan sesuatu.
sumber
Perangkat lunak Gantt chart memungkinkan antar-ketergantungan yang kompleks untuk dianalisis dan untuk memprediksi efek dari overruns dan penundaan.
Namun, untuk sebagian besar proyek perangkat lunak, ada beberapa ketergantungan dan input eksternal, sehingga kunci prediksi adalah mengetahui pengganda yang tepat untuk digunakan ketika tim perangkat lunak mengatakan akan memakan waktu 3 minggu.
sumber
Seperti yang orang lain katakan, bagan gantt (biasanya secara informal disebut sebagai rencana proyek) adalah cara memetakan tugas dan saling ketergantungan antara tugas-tugas tersebut, tujuannya adalah untuk menetapkan total waktu minimum yang telah berlalu untuk suatu proyek.
Dari perspektif manajemen, output utama adalah identifikasi jalur kritis, yaitu daftar tugas yang jika ditunda maka proyek tertunda.
Contoh yang sangat sederhana - katakanlah dua programmer sedang mengerjakan proyek dengan tiga tugas (modul kode A mengambil satu programmer 10 hari, modul kode B mengambil satu programmer 5 hari, lalu mengintegrasikan a dan b mengambil kedua programmer 2 hari). Dua tugas pertama (modul pengkodean A dan B) akan dikerjakan secara paralel dan tujuannya adalah untuk menyelesaikan ketiga tugas dan dengan demikian memproyeksikan semuanya dalam 12 hari.
Dalam hal ini jalur kritis adalah pengkodean modul A kemudian pengujian integrasi. Pengodean modul B sebenarnya dapat dimulai terlambat 5 hari (atau lebih dari lima hari berjalan) tanpa dampak karena meskipun selesai tepat waktu, pengkodean modul A akan memakan waktu lebih lama. Di sisi lain jika modul A atau pengujian integrasi tergelincir kapan saja, seluruh proyek akan tergelincir.
Mengetahui hal semacam ini membantu Anda memahami cara menggunakan sumber daya dan apakah penundaan untuk tugas tertentu cenderung berdampak pada keseluruhan proyek.
Apakah ini bermanfaat? Jelas ya, tetapi dengan satu peringatan penting: hanya selama informasi yang masuk ke mereka baik - yaitu:
Dan dari sana tim harus bekerja ke bagan dan melaksanakan tugas dalam urutan yang benar (tidak melakukan sesuatu yang lebih menarik daripada tugas yang ditugaskan karena berpotensi menunda sesuatu / orang lain di telepon).
Jika Anda melakukan semua itu maka ya, maka itu benar-benar dapat membantu Anda tetapi pekerjaan itu harus diletakkan di depan untuk memastikan itu akurat dan realistis.
sumber
Saya suka grafik Gantt dan jika ada pilihan perangkat lunak yang lebih baik untuk membuat Mac, saya akan menggunakannya setiap saat.
Mendapatkan untuk melihat dependensi sangat besar. "Jika kita tidak menyelesaikan pengisian ulang data bagian dari proyek, maka pembangunan perangkat tambahan tidak dapat dimulai."
sumber
Jika proyek Anda adalah proyek pengembangan perangkat lunak maka bagan gantt tidak akan sangat membantu dan sebagian besar akan membuang-buang waktu. Mereka tidak dirancang untuk sifat cair pengembangan perangkat lunak, yaitu.
Hasilnya adalah Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu memperbarui rencana daripada melakukan pekerjaan.
Cukup kelola persyaratan Anda dan yang lainnya akan mengurusnya sendiri.
YMMV
sumber