Menangani pertanyaan teknis yang sulit atau tidak terduga dalam rapat [ditutup]

Tergantung pada proyek yang saya kerjakan, saya mungkin diharuskan untuk menghadiri lebih banyak pertemuan dengan pemangku kepentingan internal atau manajemen teknis di perusahaan klien.

Selama pertemuan ini, pasti akan ada beberapa pertanyaan yang muncul bahwa:

• Anda tidak memiliki jawaban.
• Anda belum memikirkan karena satu dan lain alasan.
• Anda dianggap tidak relevan atau sepenuhnya keluar dari ruang lingkup rapat saat ini.

Dalam setiap kasus, bagaimana Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini? Adakah kiat atau trik untuk tetap berwibawa sambil tetap jujur?

a) Saya akan mencari tahu apa jawaban ini dari orang yang bertanggung jawab untuk bidang proyek tersebut dan akan menghubungi Anda dalam dua hari ke depan

b) Ini poin yang bagus, terima kasih sudah menaikkannya. Saya belum memikirkan aspek ini tetapi akan melakukan dan kembali kepada Anda dalam dua hari ke depan

c) Apa maksud Anda sebenarnya tentang ini karena sepertinya tidak sesuai dengan pemahaman saya tentang proyek ini.

Tentu, hanya contoh tetapi jika Anda membaca makna di balik itu semua tentang mengelola harapan mereka dan membuat mereka merasa menjadi bagian dari proses. Juga dikenal sebagai orang yang tegas.

Anda menyebutkan tiga jenis pertanyaan:

a) Anda tidak tahu jawabannya: Katakan kepada mereka saya tidak tahu jawabannya, tetapi Anda akan menemukan jawabannya. Kemudian tuliskan pertanyaan / keprihatinan mereka dan kembalilah ke mereka dengan cepat.

b) Anda belum memikirkan karena satu dan lain alasan: Katakan kepada mereka bahwa itu adalah ide yang menarik. Kemudian tulis dan tindak lanjuti dengan cepat.

c) Anda anggap tidak relevan atau sama sekali keluar dari ruang lingkup pertemuan saat ini : Jawaban ini lebih kompleks. Jika tidak relevan dengan keseluruhan proyek, cobalah untuk memberi tahu mereka dengan lembut bahwa itu tidak terkait. Tetapi lakukan dengan hati-hati karena Anda tidak tahu mengapa mereka membawanya. Jika terkait dengan proyek, tetapi tidak terkait dengan pertemuan; beri tahu mereka bahwa Anda akan meneruskannya kepada orang yang tepat. Kemudian tulis, dan tindak lanjuti dengan cepat.

Ketika Anda mendapatkan pengalaman dalam proyek ini, masalah-masalah yang memalukan akan hilang. Ketika Anda mendapatkan lebih banyak pengalaman di pekerjaan, Anda akan lebih baik dalam menangani jenis pertanyaan ini.

Ini terjadi pada semua orang dari waktu ke waktu, tidak peduli seberapa berpengalaman atau siap. Kejujuran adalah kebijakan terbaik dalam situasi ini, yang berarti mengakui bahwa Anda tidak memiliki jawaban. Anda akan jauh lebih kredibel dalam jangka panjang daripada jika Anda mencoba untuk menggertak.

Pertanyaan spesifik:

(a) Jika Anda tidak tahu jawabannya, alih-alih hanya mengangkat bahu, yang penting adalah meyakinkan orang bahwa Anda mengerti apa yang mereka minta dan bahwa Anda bisa pergi dan mencari tahu. Anda mungkin ingin memberikan garis waktu dan beberapa gagasan tentang pekerjaan yang terlibat jika cenderung membutuhkan pengangkatan berat.

(B) Jika Anda belum berpikir tentang itu, sekali lagi, tidak apa-apa. Sama seperti di atas, biarkan mereka tahu dan kembali ke mereka.

(c) Jika Anda pikir pertanyaannya tidak relevan, Anda biasanya harus berbicara dengan bijaksana tentang mengapa itu terjadi; sangat mungkin mereka tidak menyadari bahwa itu tidak relevan. Jika Anda bekerja dengan para profesional, mereka akan menerimanya tidak relevan jika Anda memberikan bukti / alasan, dan dengan memeriksanya, Anda mungkin akan menemukan bahwa itu relevan.

Saran di atas jelas merupakan saran yang bagus, dan bekerja dengan baik di sebagian besar konteks. Seperti yang ditunjukkan oleh responden lain, hal ini pasti akan terjadi - terutama jika Anda mempresentasikan ide kepada orang pintar dan mencari kritik atau umpan balik mereka (misalnya, berusaha mengumpulkan dana untuk memulai).

Namun Anda merespons bahwa Anda ingin mencapai beberapa hal:

• Pertahankan kredibilitas dan otoritas untuk topik / klien Anda (ini juga berarti tidak mengarang atau mengarang hal-hal yang Anda benar-benar tidak tahu)
• Akui tanggapan mereka (sehingga mereka merasa didengar dan dipahami)
• Simpan presentasi / rapat sesuai jadwal

Meskipun saran sangat membantu, pola desain yang bagus untuk pertanyaan ini berfungsi sebagai berikut:

1. Nyatakan kembali pertanyaan dan pastikan Anda memahami apa yang mereka tanyakan dan mengapa (karena kadang-kadang ini tidak jelas, dan Anda ingin memastikan Anda mengatasi akar penyebabnya). Misalnya "Mengapa Anda menggunakan [masukkan teknologi di sini] alih-alih [masukkan teknologi di sini yang mungkin belum Anda lihat]?" dengan pertanyaan ini akan lebih baik untuk menindaklanjuti dengan pertanyaan (atau serangkaian pertanyaan) tentang mengapa mereka menanyakannya dan jika mereka memiliki pengalaman dengan berbagai teknologi, atau hubungan dengan vendor, dll. Pastikan Anda memahami apa yang mereka dapatkan di dan mengapa (karena mereka mungkin benar-benar berpengalaman dengan sesuatu, atau hanya mendengar tentang itu, dll - dan Anda perlu memperlakukan setiap situasi secara berbeda).
2. Mengakui "penanya" dan mempertanyakan cara yang tidak konfrontatif - yaitu "Itu adalah pertanyaan yang bagus ...." atau "Itu adalah perspektif yang menarik ....."
3. Identifikasi bagaimana Anda berencana untuk menindaklanjuti "... biarkan saya menghubungi Anda melalui email" (a) atau "... yang pasti menjadi topik untuk dipertimbangkan lebih lanjut, tetapi mari kita tinjau untuk sekarang dan mungkin Anda dan Saya bisa membahasnya secara offline. " (B) atau "... itu adalah poin yang bagus, tetapi karena tujuan dari pertemuan adalah {masukkan di sini}, mari kita lanjutkan sekarang tetapi kita dapat kembali ke ini jika waktu memungkinkan."

Secara umum memahami "mengapa" mereka menanyakan sesuatu, akan membantu Anda memilih tindak lanjut terbaik, dan memastikan bahwa mereka merasa didengar dan dipahami.

• Jangan pernah berimprovisasi atau mengarang fakta yang tidak Anda ketahui atau tidak siap untuk diberikan. Pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab, minta kembali setelah Anda memeriksanya.
• Jika ada sesuatu yang di luar ruang lingkup untuk diskusi saat ini, katakan demikian dan sarankan Anda dapat mendiskusikan hal ini dengan orang itu setelah pertemuan
• Selalu undang orang untuk mengirim pertanyaan sebelum rapat, memberi Anda kesempatan untuk menyiapkan jawaban. Jika Anda mengatur rapat, pastikan Anda memiliki agenda yang Anda kirim sebelumnya (bisa hanya beberapa baris, asalkan itu menguraikan tentang apa pertemuan itu).
• Jika Anda tidak mengatur rapat, minta penyelenggara untuk memberi Anda agenda kecuali ada yang diposting.

Dalam pengalaman saya, salah satu penyebab paling umum dari diskusi di luar ruang lingkup atau pertanyaan yang tidak Anda persiapkan adalah pertemuan tanpa agenda. Selalu menuntut rapat memiliki agenda yang jelas. Jika pertemuan seharusnya membuat keputusan tentang sesuatu, itu harus secara jelas ditunjukkan dalam agenda, dan itu harus tercermin (dan diakui) dalam notulen atau catatan yang dikirim setelah pertemuan.

Jika orang bersikeras untuk mengadakan pertemuan tanpa agenda, bawalah ini dan sarankan bahwa itu akan jauh lebih efisien dengan satu. Jika itu tidak berhasil, bawalah bersama atasan Anda dengan motivasi bahwa waktu Anda dihabiskan secara tidak efisien. Jika Anda merasa dapat melakukannya (tanpa banyak niat buruk), silakan mulai menolak rapat tanpa agenda secara langsung. Saya harus menggunakan ini beberapa kali ketika semuanya menjadi tidak terkendali.

Saya belum melihat ini disebutkan, tetapi hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah mencoba untuk BS mereka. Selalu adil untuk merespons:

a) Anda tidak tahu jawaban untuk
Respons: "Tidak tahu, tetapi saya akan mencari tahu"

b) Anda belum memikirkan karena satu atau lain alasan
Tanggapan: "Subjek tidak pernah muncul. Saya akan melakukan penelitian dan kembali kepada Anda"

c) Anda dianggap tidak relevan atau benar-benar keluar dari ruang lingkup pertemuan saat ini.
Tanggapan: "Kita harus membahas ini di pertemuan lain"