Saya mendapat beberapa ratus email sehari untuk bekerja. Banyak yang merupakan bagian dari percakapan email yang berlangsung beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu, jadi saya enggan menghapusnya langsung, karena saya mungkin membutuhkannya untuk referensi di beberapa titik dalam waktu dekat. Konsekuensinya adalah saya memiliki ribuan email di Kotak Masuk saya sendiri, yang sebagian besar tidak lagi relevan. Saya menggunakan Thunderbird, jadi saya memiliki beberapa fitur pengorganisasian yang tersedia untuk saya, tetapi yang saya butuhkan adalah metodologi keseluruhan yang bagus untuk manajemen email. Adakah yang punya saran? Terima kasih!
thunderbird
gtd
Joe Casadonte
sumber
sumber
Jawaban:
Kombinasi berbagai interpretasi dari strategi "nol kotak masuk" yang dikombinasikan dengan proses Dapatkan Hal-hal ( GTD ).
Tindakan yang mungkin dilakukan per email adalah:
Perbedaan antara keranjang dan folder khusus di bawah pekerjaan
Cobalah untuk memasukkan semuanya ke keranjang dan gunakan saja fitur pencarian. Tapi mungkin ada topik / proyek / masalah tertentu yang ingin Anda kelompokkan bersama dan dapat melihatnya secara keseluruhan - jadi Anda menempatkannya di folder yang dinamai dengan tepat.
Tip lain untuk folder keranjang - tergantung pada aplikasi email Anda - adalah dengan menggunakan tag untuk fitur pencarian yang ditingkatkan.
Apa yang harus dilakukan dengan folder soft-trash
Hapus email dari folder soft-trash secara rutin, misal email yang lebih dari 3 bulan. Ini memberi Anda sejumlah surat tunggakan saat Anda mengetahuinya, bahwa Anda memerlukan surat yang telah Anda hapus 2 hari yang lalu, tetapi Anda pikir Anda tidak akan pernah membutuhkannya lagi ...
sumber
Saya sangat suka strategi Kotak Masuk Nol . Tentu saja, ini membutuhkan usaha, tetapi Anda tidak dapat mengharapkan penanganan email yang mudah, bukan?
sumber
Inbox Zero adalah jawaban terbaik, seperti yang disarankan Manni . Setelah Anda selesai dengan itu, periksa Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres (Paperback)
Ini akan membantu Anda memperbaiki kekuatan super yang baru Anda temukan
Untuk meringkas proses GTD:
Lihat artikel Wikipedia untuk lebih lanjut.
sumber
Ini agak ekstrim / tidak terorganisir tetapi yang kadang-kadang saya lakukan adalah (di gMail) "Pilih Semua" dan kemudian lihat dan hapus pilihan yang penting lalu klik 'Arsipkan'. Hanya menyisakan hal-hal penting di Kotak Masuk.
Saya memiliki lebih banyak email yang tidak perlu daripada yang saya sadari sehingga ini bekerja sangat baik untuk saya.
Seperti biasa, YMMV.
sumber
Saya berhenti mengatur email saya karena saya merasa seperti mengacaukannya dan membiarkan email menumpuk dan kemudian saya tidak dapat menemukan apa yang saya cari karena saya tidak tahu folder apa yang saya masukkan. Untuk apa nilainya, Saya menggunakan Outlook 2003 dan saya mendapatkan kurang dari 30 pesan per hari.
Inilah yang saya lakukan sekarang:
Semoga berhasil!
sumber