Buku Kerja Excel - permintaan permintaan kepemilikan kepada pengguna pengeditan

0

Saya memiliki file buku kerja yang digunakan oleh 1 tim dengan beberapa orang; tetapi segera akan menjadi tim yang berbeda (2 tim; 8 orang) mengakses file di bagian perusahaan kami ... Ini dapat tumbuh menjadi lebih banyak tim dan orang. Ada kekhawatiran dengan 2 tim menggunakan buku kerja yang sama bahwa akan ada "konflik menyelamatkan" membuatnya sulit untuk menyinkronkan aliran kerja antara tim yang terisolasi . Sebagian besar waktu pengguna hanya akan membukanya dan menyegarkan koneksi data dan membaca data dalam file - Tapi kadang-kadang pengguna mungkin ingin menyimpan buku kerja setelah menyegarkan di pagi hari, atau mungkin mereka ingin menyimpan perubahan kecil lainnya mereka membuat.

Pertanyaan saya:

Dengan asumsi USER1memiliki buku kerja terbuka, apakah ada cara sederhana yang USER2dapat meminta USER1untuk menutup buku kerja dan memberikan USER2akses pengguna pengeditan. Ingat USER1-Team1dan USER2-Team2gunakan data yang sama, tetapi tidak saling kenal atau memiliki hubungan kerja yang erat; Jadi panggilan telepon atau email tidak nyaman untuk alur kerja mereka.

Beberapa latar belakang:

Buku kerja berisi model data PowerPivot dari sumber data SQL Server. Saat pengguna menyegarkan buku kerja mereka memperbarui model data, dan tabel pivot melaporkan terhubung dengannya.

EDIT: Versi untuk buku kerja adalah Excel 2013 dengan Power Pivot

Solusi yang saya pertimbangkan ...

  • 1) MASTER FILE dengan CHILDREN - Ini adalah metode "Go pull a copy pekerjaan yang diperbarui dari rak", di mana ada file Master (" MasterFileReportsHere.xlsx" di myNetwork\Path\Locationdalam berbagi jaringan) dan 1 pengguna listrik akan berkomunikasi ketika pembaruan siap di Master dan harus diunduh ke buku kerja tim yang terpisah untuk digunakan oleh tim yang berbeda (" Group1 Reports Here.xlsx", " Group2 Reports Here.xlsx" di myNetwork\WhoKnows\WhereTheyPutItatau local C:atau ThumbDrive).

Apa yang Anda pikirkan tentang strategi ini? Saya pikir ini menciptakan risiko bahwa pengguna tidak akan mengunduh file ketika mereka seharusnya, dan kemudian Anda memiliki versi yang berbeda dan bukan 1 master sejati. Juga, Anda tidak dapat benar-benar tahu di mana mereka mungkin telah memindahkan file CHILD ke (atau kalau-kalau, tidak ada cara saya sadari).

  • 2) File Sedang Digunakan> Beritahu - Saya telah menunjukkan kepada mereka bahwa ketika USER1file dibuka, bagaimana USER2bisa memilih opsi "File Sedang Digunakan> Beritahu" yang menanyakan kapan file dibuka untuk diedit.

Kelemahan dengan ini jika fitur itu hanya memberitahu USER2ketika USER1telah menutup file dan kemudian meminta USER2untuk membuka file dalam mode edit. USER1 dapat menutupnya dalam beberapa menit atau beberapa jam dari saat USER2 ingin mengeditnya, yang sebenarnya tidak terlalu mereka butuhkan.

  • 3) EXCEL: TINJAUAN> Bagikan Buku Kerja - Saya secara singkat melihat ke dalam fitur Buku Kerja Bagikan, tetapi buku kerja memiliki tabel dan fitur ini tidak akan mendukung buku kerja dengan tabel (saya bisa meneliti menghapus tabel)

    • Saya belum pernah menggunakan ini sebelumnya, tetapi sepertinya ia memiliki opsi seperti " Allow changes by more than one user at the same time". Dengan ini diaktifkan, tampaknya Anda dapat mengonfigurasi opsi ini -> PERUBAHAN UPDATE sebagai When the file is savedatau Automatically (x Minutes): USER1-SaveMyFile and USER2-SeeTheirChangesatau Automatically (x Minutes): USER2-SeeTheirChanges// PERUBAHAN KONFLIK ANTARA PENGGUNA sebagai Ask me which changes winatau The changes being saved win.

Adakah yang pernah menggunakan ini sebelumnya? Apakah mereka akan merekomendasikan? Haruskah saya mempertimbangkan memburu Tabel dalam file mereka untuk menghapusnya secara prospektif (ini mungkin bukan pilihan).

microsoft-excel microsoft-excel-2013 network-shares file-management editing Lembar kerja Sherlock
sumber
EDIT: Versi untuk buku kerja adalah Excel 2013 dengan Power Pivot
SherlockSpreadsheets
UPDATE: Ketika saya google "excel workbook sharing"salah satu hasil pertama adalah artikel Microsft Docs "What happened to shared workbooks?", yang kemudian berbicara tentang "co-authoring"fitur. Sepertinya "penulisan bersama" memerlukan Office 365 dan OneDrive ("Office 365 Excel untuk Office 365 untuk Mac Excel 2016 Excel 2016 untuk Mac Selengkapnya ...") - ini menarik, tetapi tidak berlaku.
SherlockSpreadsheets
1
Bukan jawaban teknis, tetapi apakah memberikan orang yang perlu menggunakan lembar kerja ini dengan informasi kontak yang lain dari pertanyaan? Itu terdengar seperti cara paling sederhana, plus tim Anda dapat membangun hubungan.
BruceWayne
@BruceWayne Saya tidak akan mengatakan itu keluar dari pertanyaan untuk meminta mereka berbagi info kontak mereka. Tetapi mereka semua adalah orang-orang yang sibuk, dan saya pikir itu mungkin mengganggu bagi mereka untuk harus menghubungi seseorang sehingga mereka dapat menggunakan file tersebut (terutama Team1 yang telah menggunakan file ini untuk sementara waktu dan sekarang Team2 tiba-tiba ada di file mereka).
SherlockSpreadsheets

Jawaban:

1

Ini bisa dilakukan menggunakan VBA dan Shell untuk mengirim pesan ke pengguna, meskipun izin jaringan pekerjaan Anda dapat mencegah hal ini.

Sintaks Msg

msg {<UserName> | <SessionName> | <SessionID>| @<FileName> | *} 
[/server:<ServerName>] [/time:<Seconds>] [/v] [/w] [<Message>]

Silahkan lihat pada jawaban paul bica ini untuk menggunakan Msg dan VBA untuk mengirim pesan ke pengguna . Terintegrasi dengan solusi Steven untuk menemukan pengguna yang memiliki buku kerja terbuka .

Saya tidak bisa mengujinya dengan sukses karena tempat kerja saya memiliki jaringan yang dipegang dengan erat. Namun saya harap jawaban ini setidaknya dapat mengarahkan Anda ke arah yang benar.

angelofdev
sumber
Saya menghindar dari konversi ke buku kerja makro (.XLSM), karena saya lebih suka menghindari pemeliharaan dan pengembangan lebih lanjut. Tapi terima kasih telah memberi tahu saya tentang opsi pengiriman pesan VBA - Saya akan mengingatnya.
SherlockSpreadsheets