Apakah dapat diterima proyek untuk melampaui anggaran?

11

Pertanyaan ini adalah sesuatu yang telah mengganggu saya selama 3 bulan terakhir sejak saya beralih dari menjadi freelancer menjadi bekerja di perusahaan Desain Web.

Tenaga penjualan kami sering menanyakan sesuatu yang mirip dengan serangkaian pertanyaan berikut:

  • Berapa biaya untuk memprogram widget
  • Berapa jam yang diperlukan untuk mengonversi situs web ini ke perangkat lunak ini.
    (Tanpa mengetahui apa yang sedang berjalan situs web)
  • dll
  1. Bagaimana kami bisa memberikan penawaran tanpa informasi apa pun? ( Tidak, saya tidak bisa meminta info lebih lanjut! )

Saya punya pertanyaan lain jika suatu proyek melampaui anggaran, itu buruk. Baru-baru ini, saya melewatkan seluruh menu ketika menghitung biaya transfer situs web ke platform baru sehingga proyek tersebut melebihi anggaran. Bos saya tidak senang sama sekali, dan menurut saya beberapa hal seperti ini tidak bisa dihindari.

   2. Apa praktik umum untuk menangani anggaran yang melebihi batas
        dan melakukan proyek seperti pengembangan web yang sering melebihi anggaran?

Jika Anda bekerja di pengembangan web / desain / perusahaan serupa:

   3. Bagaimana cara kerja sistem jam ditagih Anda?

Bagi saya, kami memiliki aplikasi pelacakan waktu yang kami catat berapa jam yang kami habiskan untuk proyek mana dan jika mereka dapat ditagih atau internal (AKA tidak dapat ditagih). Jika tidak memenuhi jam xx yang dapat ditagih seminggu kita bisa mendapat masalah / dipecat pada akhirnya. Pekerjaan yang Anda lakukan untuk perusahaan atau klien yang tidak dapat ditagih bukan bagian dari sistem ini, dan kita sering harus melakukan pekerjaan internal, jadi saya ingin tahu apakah ada sistem alternatif.

EDIT: Ok saya seorang pengembang di perusahaan ini bukan seorang desainer :)

Kedua, saya dibayar gaji, tetapi di sini adalah bagaimana manajemen melihatnya. Anda memiliki 35 jam seminggu untuk bekerja. Anda bisa melakukan pekerjaan yang ditagih ke klien dalam waktu 35 jam dan Anda harus melakukannya. Jika mereka mengetahui sebuah proyek akan memakan waktu 50 jam dan saya mengambil 55 jam, bahwa 5 jam bisa dihabiskan untuk proyek lain yang tidak melebihi anggaran sehingga kami hanya "kehilangan" uang.

Contoh lain adalah bahwa jika saya hanya punya 1 proyek, itu akan jatuh tempo dalam dua minggu dan saya menghabiskan satu hari melakukan pekerjaan internal, beberapa cara kami kehilangan uang karena saya tidak bekerja. Jika saya bekerja hari itu, saya akan menyelesaikan hari lebih awal dan masih belum bekerja. Either way, pekerjaan itu kontrak sehingga kami akan dibayar jumlah yang sama terlepas dari hari mana saya bekerja!

project budget Brandon Wamboldt
sumber
4
Kesalahpahaman yang umum adalah "Saya tidak bisa meminta info lebih lanjut!". Anda biasanya diberi tahu bahwa Anda tidak bisa, tetapi jika Anda melakukannya dengan cukup, akhirnya Anda bisa melakukannya.
Vinko Vrsalovic
2
Saya menemukan itu masalah yang lebih besar ketika saya memperkirakan secara akurat dan mereka secara langsung memotongnya karena klien tidak akan menerimanya dan kemudian saya disalahkan karena tidak berada dalam waktu yang saya katakan kepada mereka terlalu rendah.
HLGEM
1
Putar balik. Tanyakan kepada staf penjualan Anda jawaban yang akurat untuk "Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menutup penjualan?" :)
CraigTP
Pasti menyenangkan harus hanya bekerja 35 jam.
Rig
@HLGEM Itulah sebabnya Anda menggunakan taksiran "Scotty". Seperti Scotty dari Star Trek, Anda selalu melebih-lebihkan berapa lama sesuatu akan terjadi / berapa biayanya sehingga ada ruang bagi klien untuk mencoba dan membicarakan waktu / anggaran uang turun. Jika Anda memberi tahu mereka apa yang menurut Anda akan diambil dan mereka menuntut lebih sedikit, Anda buntu.
GordonM

Jawaban:

4

Tenaga penjualan kami sering menanyakan sesuatu yang mirip dengan serangkaian pertanyaan berikut:

Berapa biaya untuk memprogram widget Berapa jam yang diperlukan untuk mengonversi situs web ini ke perangkat lunak ini.

Mengapa staf penjualan Anda bertanya kepada para desainer? Penjualan harus memiliki daftar kuotasi dan sistem perkiraan awal yang memiliki sedikit korelasi, jika ada, dengan biaya aktual Anda. Saya berasumsi Anda digaji.

Bagaimana kami bisa memberikan penawaran tanpa informasi apa pun? (Tidak, saya tidak bisa meminta info lebih lanjut!)

Jawaban singkat? Anda tidak bisa, jangan coba-coba.

Jawaban panjangnya masih pendek. Jika saya menelepon Anda dan mengatakan saya memiliki situs web, orang-orang dapat masuk, mengirim pesan ke pengguna lain, mengunggah gambar, dan berteman, berapa biayanya untuk membangun, apa yang akan Anda katakan? Saya bisa menggambarkan jaringan sosial terburuk yang bisa dibayangkan, atau Facebook. Anda tidak memiliki informasi yang cukup sehingga Anda tidak dapat memberikan penilaian yang akurat.

Saya punya pertanyaan lain jika suatu proyek melampaui anggaran, itu buruk. Baru-baru ini, saya melewatkan seluruh menu ketika menghitung biaya transfer situs web ke platform baru sehingga proyek tersebut melebihi anggaran. Bos saya tidak senang sama sekali, dan menurut saya beberapa hal seperti ini tidak bisa dihindari.

Tentukan "lebih dari anggaran." Sekali lagi, saya mengasumsikan gaji tidak setiap jam. Jika Anda melebihi anggaran waktu Anda , tarik malam yang panjang dan jangan membuat kesalahan yang sama (kehilangan sesuatu) lagi.

Bagi saya, kami memiliki aplikasi pelacakan waktu yang kami catat berapa jam yang kami habiskan untuk proyek mana dan jika mereka dapat ditagih atau internal (AKA tidak dapat ditagih). Jika tidak memenuhi jam xx yang dapat ditagih seminggu kita bisa mendapat masalah / dipecat pada akhirnya. Pekerjaan yang Anda lakukan untuk perusahaan atau klien yang tidak dapat ditagih bukan bagian dari sistem ini, dan kita sering harus melakukan pekerjaan internal, jadi saya ingin tahu apakah ada sistem alternatif.

Saya tidak yakin bagaimana saya mengaturnya jika saya harus membuat catatan jam "dapat ditagih". Anda mungkin akan berakhir dengan seratus jam +/- beberapa minggu sekali. Saya tidak berhenti memikirkan kode, haruskah itu diperhitungkan?

Josh K.
sumber
Terima kasih atas jawaban Anda, itu cukup membantu, namun saya pikir saya tidak jelas tentang beberapa poin dalam pertanyaan awal saya. Saya seorang pengembang, bukan desainer. Kami adalah perusahaan desain web ya, tetapi semua situs kami menggunakan CMS, dan memiliki beberapa tingkat pemrograman yang terlibat. Saya dibayar gaji, tapi kami masih bisa melampaui anggaran, saya tidak yakin bagaimana cara kerjanya. Jika kami mengutip x jumlah dolar, kami menganggap itu akan memakan waktu beberapa jam. Entah bagaimana bos saya berasumsi jika saya mengambil y + 1 jam bahwa 1 jam bisa dihabiskan untuk proyek lain sehingga kami kehilangan uang.
Brandon Wamboldt
@Rouge: Dapatkan yang lebih baik dengan estimasi Anda. Jika Anda mendapati diri Anda terus-menerus memeriksa waktu yang telah ditentukan, mulailah menambah jumlah yang Anda berikan kepada mereka ketika mereka bertanya berapa lama.
Josh K
4

Lakukan apa yang dilakukan Scotty: buat perkiraan yang masuk akal, dan gandakan.

Perkiraan ganda Anda akan a) biasanya lebih realistis, karena manusia adalah penaksir jelek, b) memberi Anda sedikit kelonggaran, sehingga Anda memiliki ruang untuk fitur mendadak dan keadaan darurat lainnya, dan c) memungkinkan Anda untuk sesekali datang di bawah waktu dan di bawah anggaran.

Jangan pernah menyebutkan fakta bahwa Anda menggandakan estimasi Anda kepada bos Anda, atau penjualan. Para pebisnis adalah makhluk yang peka, dan seringkali tidak bisa menangani kebenaran keras yang harus dihadapi para insinyur.

Semoga berhasil.

Tambalan
sumber
1
Jangan bilang, tapi saya benar-benar melakukan setidaknya x4 karena saya seperti kebanyakan programmer yang terlalu tinggi memperkirakan apa yang bisa saya lakukan dalam satu jam. Masalahnya, manajer saya mengeluh bahwa perkiraan saya terlalu lama (Seminggu! Saya tidak bisa memberi tahu mereka bahwa itu akan memakan waktu seminggu! Saya akan memberi tahu mereka sehari ...). Bahkan ketika perkiraan diterima, saya menemukan bahwa tugas pengembangan seperti ikan mas - mereka tumbuh dengan ukuran tangki mereka - jadi saya masih tidak punya waktu untuk bermain Tetris. Untuk beberapa alasan, bagaimanapun, saya tidak akan memiliki cara lain ...
Kramii
1
Double adalah margin yang terlalu kecil. Saya selalu mengikuti aturan mengalikan dengan pi.
Bjarke Freund-Hansen
1
Bagaimana jika perkiraannya terlalu tinggi dan kita mulai kehilangan klien, bukankah itu juga buruk?
Brandon Wamboldt
@Rogue Coder: Biasanya terbaik untuk memberikan perkiraan penjualan yang akurat (dan dengan akurat, maksud saya dua kali lipat, atau bahkan perkiraan pi'd atau empat kali lipat). Jika penjualan menekan Anda untuk berbohong tentang jumlah waktu yang dibutuhkan agar mereka dapat bekerja lebih banyak, mereka menciptakan masalah bagi diri mereka sendiri. Tetapi saya pikir Anda membuat asumsi tentang apa yang ingin didengar oleh penjualan - cobalah perkiraan yang lebih tinggi; jika Anda mulai mengirimkan barang tepat waktu, dan sesuai anggaran, Anda mungkin menemukan diri Anda dengan bos yang sangat bahagia, dan tenaga penjualan yang bahagia.
Tambal
@Rogue Coder: Jika itu akan memakan waktu x jumlah, maka berapa lama waktu yang dibutuhkan, bahkan jika penjualan mencoba untuk membicarakannya. Jika Anda mulai kehilangan klien, kurangi tarif Anda (atau lebih tepatnya, tawarkan "diskon" pada tarif Anda).
Chris Buckett
2

Saya pikir hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat daftar terperinci dalam kutipan Anda. Menempatkan waktu di sebelah setiap "tugas". Memecahnya seperti ini tidak hanya akan membantu Anda berpikir tentang apa yang perlu dilakukan, tetapi juga akan memberi tahu bos Anda dan / atau klien ruang lingkup kutipan Anda. Akan sangat bagus untuk mendapatkan ruang lingkup / kutipan ini ditandatangani sebelum Anda mulai bekerja oleh bos / manajer akun / klien Anda. Dengan cara ini, jika Anda lupa sesuatu, kesalahan bisa menyebar, dan itu tidak semua jatuh pada pengembang.

Saya pikir jika Anda tidak bisa mendapatkan detail tambahan tentang proyek, Anda harus menunjukkan kepada orang-orang berevolusi, persis seperti apa asumsi Anda.

Ini juga bagus karena yang telah Anda lakukan beberapa kutipan ini, Anda dapat merujuk kembali ke yang lama ketika Anda membuat yang baru.

Anda dapat mencoba mengambil dalam Hukum Hofstadter, tetapi itu tidak akan berhasil .

Adam Harte
sumber
1
Kami melakukan ini sampai batas tertentu. Saya membuat daftar yang mengatakan: Instal CMS 1 jam, modul acara 4 jam, bla bla 6 jam, konversi konten 10 jam. Dua masalah dengan ini adalah perkiraan dan sales man mengonversinya menjadi hal yang sama sekali berbeda saat mengirim kontrak. Hal ini menyebabkan masalah di mana klien beberapa kali akan menghapus bagian dari proyek karena sales man menyebut "Core Functionality IV" sebagai "fitur tidak berguna XII". Klien tidak menginginkannya, tetapi itu sebenarnya membutuhkan kerja dan jadi saya kehilangan anggaran yang diperlukan.
Brandon Wamboldt
2
Barang-barang harus terdaftar pada tingkat di mana masing-masing memakan waktu paling banyak satu jam. "Modul acara 4 jam" dapat dengan mudah berarti 40 jam jika Anda tidak cukup memeriksanya. Idenya bukan untuk mengirim klien rencana terperinci, tetapi untuk dapat memperkirakan lebih baik melalui potongan pikiran Anda dapat memahami keseluruhan, belum lagi fakta bahwa rencana terperinci seperti itu akan membantu desain dan implementasi setelahnya.
Vinko Vrsalovic
1

Ini benar-benar hanya jawaban untuk bagian pertama dari tiga-parter Anda, tetapi ini adalah pertanyaan BESAR.

Inilah yang baru-baru ini saya mulai lakukan. Dan ini adalah setelah BANYAK pencarian jiwa tentang hal semacam ini.

Saya membalas permintaan dari prospek atau klien dengan apa yang saya sebut "Perkiraan Kepercayaan Baik". Ini adalah angka dolar yang diisi sembilan cara dari minggu untuk total CYA. Saya memberi tahu mereka nomor ini berdasarkan pengalaman saya tentang proyek dengan skala yang dipertimbangkan di sini.

Saya memberi tahu mereka faktur pertama mereka, karena pada saat kick-off, adalah 25% dari perkiraan. Untuk harga itu, kami akan melakukan upaya pengumpulan persyaratan lengkap dan menulis spesifikasi lengkap dan terperinci. Tergantung pada ukuran proyek, itu mungkin beberapa minggu kerja. Pada akhirnya, kami akan memiliki satu set dokumentasi yang lengkap, DAN kami akan tahu bagaimana kami melakukan estimasi tersebut. Jika pada saat itu kita perlu menyesuaikan harga (dan itu bisa naik ATAU turun), kami akan melakukannya dan memberi tahu klien.

Jika harga naik dan proyek sekarang tidak berkelanjutan, dibatalkan pada saat itu tanpa pembayaran lebih lanjut. Ini jelas merupakan hasil yang tidak diinginkan, dan harus dianggap sebagai hasil pilihan terakhir. Rencana B adalah untuk mengolah kembali persyaratan proyek untuk membawa lingkup ke dalam anggaran proyek, dll. Ada banyak yang bisa kita coba sebelum kita membatalkan semuanya, tetapi jika kita PERLU untuk, tepat di sana kita bisa.

Dengan asumsi kita tidak, kita akan maju dengan harga total (mungkin direvisi), 50% di antaranya dapat ditagih pada saat itu, dan 25% terakhir - atau begitu pada pengiriman dan penerimaan. Semua orang ada di halaman yang sama, tidak ada yang merasa seperti mereka harus membayar uang untuk "analisis" tidak berwujud, dan semua orang (idealnya) bahagia.

Sejauh ini saya mendapatkan hasil yang cukup bagus dengan ini. Itu pasti mengalahkan memukul klien untuk tagihan yang terpisah untuk pekerjaan analisis / spesifikasi. Tidak ada yang mau membayar untuk itu. Tetapi jika Anda menyembunyikannya di 25% pertama dari total harga proyek, itu langsung lezat dan dapat dimengerti.

Dan Ray
sumber
Jawaban ini rupanya tidak mendapat banyak perhatian, tetapi mendapat dukungan bagi saya karena 1. Menawarkan saran yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti, 2. Itu pragmatis, dan 3. Ini didasarkan pada pengalaman dunia nyata.
Robert Harvey
0

Anda harus menemukan cara untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Saya bahkan tidak pernah memberikan estimasi proyek apa pun jika persyaratannya belum dinyatakan dengan jelas. Jika mereka bersikeras Anda tidak bisa memilikinya, lebih baik Anda berhenti saja.

tia
sumber
0

Anda berada dalam skenario yang sangat umum. Penjualan tidak memiliki petunjuk dan bergantung pada orang teknis untuk melakukan pekerjaan mereka. Anda akan gagal lagi dan lagi untuk memberikan perkiraan yang akurat karena tidak mungkin diketahui.

Apa yang sebenarnya Anda lakukan disebut estimasi empiris.

Anda menjadi lebih baik dengan waktu dan pengalaman .

Apakah ada desainer lain di perusahaan ini? Jika ya, saya sangat menyarankan Anda untuk melakukan Perencanaan Poker . Ini adalah teknik estimasi kolektif yang sangat kuat.

Perencanaan Poker adalah teknik berbasis konsensus untuk memperkirakan, sebagian besar digunakan untuk memperkirakan upaya atau ukuran relatif tugas dalam pengembangan perangkat lunak.

Ini akan membantu Anda mendapatkan estimasi yang lebih akurat dengan menggunakan pengetahuan dan pengalaman lebih banyak orang, dan tanggung jawab estimasi tersebut akan tersebar di seluruh tim alih-alih satu orang. Penjualan akan senang karena mereka akan mendapatkan estimasi yang lebih akurat. Dan lebih mudah untuk mengatakan "kami tidak bisa memperkirakan" ketika Anda berusia 4 atau 5 tahun daripada ketika Anda hanya diri sendiri.


sumber