Proyek Gagal: Kapan menyebutnya?

Beberapa bulan yang lalu perusahaan saya menemukan dirinya dengan tangan di sekitar darurat panas-panas dari sebuah proyek, dan seluruh tim saya yang terdiri dari enam orang pada dasarnya menarik "minggu krisis" selama lima minggu. Dalam 48 jam sebelum ditayangkan, saya bekerja 41 dari mereka, dua kembali ke belakang sepanjang malam. Jauh di tengah-tengah itu, saya memposting apa yang telah menjadi pertanyaan paling sukses saya hingga saat ini .

Selama itu tidak pernah ada pembicaraan tentang "kegagalan". Itu selalu "menyelesaikannya, terlepas dari rasa sakit."

Sekarang setelah semuanya selesai dan kami sebagai organisasi memiliki waktu untuk duduk dan mempelajari apa yang telah kami pelajari, satu pertanyaan muncul di benak saya. Saya tidak bisa mengatakan saya pernah mengambil bagian dalam proyek yang saya katakan telah "gagal". Banyak yang terlambat atau melebihi anggaran, beberapa sangat buruk, tetapi saya selalu berakhir dengan SESUATU.

Namun saya mendengar tentang "proyek TI gagal" sepanjang waktu. Saya ingin tahu tentang pengalaman orang-orang dengan itu. Apa parameter yang mendefinisikan "kegagalan"? Apa konteksnya? Dalam kasus kami, kami adalah toko perangkat lunak dengan klien eksternal. Apakah proyek yang internal perusahaan besar memiliki lebih banyak ruang untuk "gagal"? Kapan Anda melakukan panggilan itu? Apa yang terjadi ketika Anda melakukannya?

Saya sama sekali tidak yakin bahwa melakukan apa yang kami lakukan adalah langkah bisnis yang cerdas. Itu bukan panggilan saya (saya hanya kode monyet) tapi saya bertanya-tanya apakah mungkin lebih baik untuk memotong kerugian kami, mengatakan kami tidak memberikan, dan melanjutkan. Saya tidak hanya mengatakan bahwa karena sengatan jam yang panjang - perusahaan secara meriah kehilangan bajunya pada proyek, ditambah biaya tidak berwujud bagi perusahaan dalam hal moral karyawan dan kesetiaan yang besar . Faktor yang menentang hit PR gagal menyampaikan proyek profil tinggi seperti ini adalah ... dan saya tidak tahu apa jawaban yang tepat.

Konsep kegagalan sebenarnya adalah panggilan yang terkait dengan bisnis. Jika sebuah proyek komersial harganya lebih mahal dari uang yang dihasilkannya, proyek itu akan dianggap gagal. Jika proyek sumber terbuka tidak dapat membangun komunitas di sekitar kode untuk membantu memelihara dan merawatnya, proyek sumber terbuka itu gagal.

Saya telah terlibat dalam proyek-proyek yang kami berikan semuanya tepat waktu dan sesuai anggaran, tetapi tim pengembangan bisnis gagal untuk mengikuti pekerjaan. Dari perspektif bisnis, proyek gagal, meskipun apa yang kami sampaikan diterima dengan baik dan disukai.

Dalam situasi seperti Anda, perusahaan harus membuat beberapa keputusan sulit. Jika mereka ingin proyek berhasil, maka mereka perlu belajar beberapa pelajaran:

• Kegagalan untuk merencanakan dengan tepat akan menyebabkan tekanan yang tidak semestinya pada tim Anda, dan akhirnya mengarah pada proyek yang gagal
• Tim yang stres akan membalas dengan omset tinggi - dan pada akhirnya Anda tidak akan bisa mendapatkan orang yang baik untuk bergabung dengan perusahaan.
• Keadaan darurat terjadi, tetapi temukan apa yang menyebabkan keadaan darurat dan ubah praktik Anda untuk menghindari keadaan darurat itu di masa mendatang.

Perusahaan mana pun yang tidak belajar dari kesalahannya akan cukup sering mengulang sejarah. Saya akan menganggap itu sebagai tanda bahwa sudah waktunya untuk menemukan perusahaan lain.

Kegagalan adalah segala sesuatu yang dapat menggambarkan tujuan yang tidak terpenuhi.

Singkatnya, ketika Anda menentukan tujuan Anda, Anda juga menentukan apa yang merupakan kegagalan dalam konteks itu.

Dalam literatur yang Anda sebutkan, kegagalan adalah proyek yang melebihi anggaran dan / atau tidak memenuhi tenggat waktu .

Ini tidak berarti produk tidak akan digunakan. Ini berarti telah pengembang dengan lebih banyak rasa sakit, uang, dan waktu dari yang diharapkan.

When you should cancel a project? Ketika Anda yakin bahwa setiap pengeluaran kedua baru untuk itu akan memberikan nilai lebih kecil dari biayanya.

Ini disebut dilema biaya hangus .

Jika Anda tertarik dengan subjek ini, saya sarankan Anda Death March , dari Edward Yourdon . Buku yang sangat bagus.

Ada banyak cara yang berbeda bahwa suatu proyek dapat "gagal." Dan beberapa yang saya kerjakan adalah kegagalan:

1. Perangkat lunak shrink-wrap harus ditulis ulang untuk memenuhi peraturan perundang-undangan / peraturan baru. Para mismanager memilih untuk menghindari mempekerjakan orang baru untuk membantu dengan beban kerja, dan terutama dengan keterampilan yang kita semua tidak miliki. Produk tidak memiliki fitur yang diperlukan baru (harus memiliki pengajuan elektronik dengan cara tertentu) dan harus ditarik dari pasar. Sementara produk ini menghasilkan sekitar 5% dari pendapatan kantor kami, perubahan peraturan serupa terjadi yang memengaruhi produk yang menghasilkan 60% dari pendapatan kami. Pengembang mengambil sendiri untuk mempelajari keterampilan yang dibutuhkan, tetapi orang yang salah urus memilih untuk menunggu sampai hampir terlambat untuk mulai menerapkan perubahan yang diperlukan. Kami memiliki 3 tahun peringatan bahwa perubahan ini datang ketika kami mencoba menawar di sisi server dari perubahan peraturan ini - dan perusahaan dengan tepat melarang kami untuk mengirimkan penawaran. Salah urus kami memilih untuk membuat kami menunggu sampai 8 bulan sebelum beralih sebelum kami diizinkan untuk mengerjakannya.

2. Proyek ini sudah melebihi anggaran dan jatuh tempo ketika saya dibawa untuk membantu menyelesaikannya. Para manajer beberapa tingkat lebih tinggi memutuskan bahwa biaya hangus sudah terlalu tinggi untuk membuat ROI yang diperlukan untuk proyek sehingga proyek dibatalkan dan semua orang yang terlibat diberhentikan. Bekerja di sana selama 1 minggu sebelum grup diberhentikan (termasuk saya) adalah waktu tersingkat saya pernah bekerja di suatu tempat.

3. Proyek internal memakan waktu begitu lama untuk diselesaikan sehingga sponsor proyek telah membeli perangkat lunak (dalam hal ini Microsoft Office) dan menulis VBA mereka sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Pemimpin tim pengembangan terus menjanjikan bulan dan menolak untuk mendengarkan dalam pertemuan manajerial bahwa proyek itu sudah dibatalkan. 6 orang bekerja selama sekitar satu tahun menyelesaikan sistem yang tidak akan pernah digunakan.

Satu-satunya proyek yang pernah saya libatkan sebagai programmer, atau bagian dari tim PM adalah Ricochet, yang bangkrut karena kebangkrutan Metricom . Ada ribuan kontraktor di seluruh negeri yang mengerjakannya. Ketika CFO mereka mengundurkan diri, proyek itu benar-benar terhenti. Perabotan mulai dikeluarkan dari kantor saat orang likuidasi turun.

Bagi banyak dari kita, istilah yang berlaku adalah 'pengangguran', tetapi Lame Duck akan menjadi deskripsi yang memadai. Seringkali, orang-orang penting perlu bertahan sampai proses otopsi / likuidasi selesai, seperti halnya beberapa politisi yang tetap menjabat selama beberapa bulan untuk menyelesaikan masa jabatan mereka sebelum penggantinya masuk.

Seperti yang ditunjukkan oleh Otávio Décio , saya belum pernah melihat proyek yang gagal sampai ke titik ditinggalkan sejak booming dot com.

Ini adalah masalah umum, juga disebutkan dalam beberapa buku tentang manajemen proyek. Tidak ada proyek yang pernah "gagal", bahkan jika semua yang diberikannya adalah pengalaman "apa yang harus dihindari".

IMO, sebuah proyek gagal jika tidak melakukannya akan lebih murah. Sebagai contoh, jika produk memiliki umur yang diharapkan 5 tahun dan menyimpan perusahaan 100K per tahun, maka itu merupakan kegagalan jika dibutuhkan lebih dari 500 ribu untuk membuatnya. (Saya selingkuh dengan suku bunga di sini agar lebih sederhana). Beberapa orang mengklaim bahwa setiap proyek dengan kelebihan biaya dan / atau waktu adalah suatu kegagalan, tetapi IMO definisi ini tidak masuk akal karena terlalu banyak berfokus pada perkiraan dan perencanaan yang benar.

Saya juga tidak pernah berpartisipasi dalam proyek "gagal" - tetapi banyak proyek dengan biaya dan waktu berlebih. Saya percaya masalahnya adalah bahwa tidak ada pihak - klien atau kontraktor - yang menginginkan proyek apa pun dianggap sebagai kegagalan untuk semua anak dengan alasan, termasuk tanggung jawab.

Jadi saya pikir ketika Anda mendengar "proyek TI gagal" pada kenyataannya ini adalah "proyek yang melampaui batas mereka, baik dalam waktu atau dalam anggaran".

Lagi pula - berapa banyak orang atau perusahaan yang Anda kenal akan berterus terang dan berkata "kami gagal"?

Namun saya mendengar tentang "proyek TI gagal" sepanjang waktu.

Apa parameter yang mendefinisikan "kegagalan"?

Ini adalah istilah merendahkan yang sering digunakan ketika proyek berubah. Banyak orang suka menyebut perubahan sebagai "kegagalan". Saya tidak tahu mengapa, tetapi entah bagaimana membuat mereka lebih kuat atau penting untuk mengidentifikasi kegagalan.

Beberapa proyek benar-benar kehilangan uang dan tidak ada nilai yang diciptakan. Tapi itu jarang terjadi.

Bahkan proyek yang tidak pernah menghadirkan perangkat lunak yang berfungsi adalah pengalaman belajar dalam hal yang tidak boleh dilakukan. Itu menciptakan nilai. Ini menciptakan nilai yang tidak terduga, sehingga dapat dilabeli dengan cara apa pun yang orang ingin beri label. "Kegagalan" sama baiknya dengan "Mempelajari apa yang tidak boleh dilakukan" di beberapa lingkaran.

Pertanyaan sebenarnya adalah "apakah nilainya sepadan dengan biaya"? Dan bahkan kemudian, nilainya mungkin sangat sulit untuk diukur sehingga jawabannya sepenuhnya politis atau subyektif.

Apakah proyek yang internal perusahaan besar memiliki lebih banyak ruang untuk "gagal"?

Mungkin. "kegagalan" adalah istilah politik. Setiap perubahan jadwal, anggaran atau ruang lingkup dapat diberi label sebagai "perubahan" atau "kegagalan". Mereka juga dapat diberi label sebagai "mempelajari sesuatu yang penting tentang ketidakmampuan tim kami untuk menulis server web". Atau, yang lebih positif lagi, "pelajari keterampilan apa yang kita butuhkan sebelum kita mencobanya lagi."

Proyek eksternal sering kali memiliki pengawasan lebih besar dari sales dan delivery delivery, akuntan, dan manajemen proyek. Proyek-proyek internal seringkali kurang memiliki pengawasan.

Kapan Anda melakukan panggilan itu? Apa yang terjadi ketika Anda melakukannya?

Ketika perlu ada seseorang yang ditekan keluar dari organisasi karena Anda tidak setuju dengan mereka. Anda memberi label proyek mereka sebagai "kegagalan" dan membuatnya ditugaskan kembali sehingga Anda dapat memiliki orang yang berbeda.

Satu-satunya cara agar sebuah proyek bisa gagal total adalah penipuan kriminal - di mana tidak ada pelajaran, tidak ada yang bisa diperbaiki, dan para penjahat dipecat dan dipenjara, membuat organisasi tidak tahu apa yang terjadi.

Kalau tidak, selalu ada beberapa nilai.

Pertanyaan sebenarnya adalah "apakah nilainya sepadan dengan biaya?"

Jadi perusahaan Anda yang menagih ini berhasil, membuat Anda dan 5 orang lainnya mati selama 5 minggu. Mereka masih mendapat untung dari kerja keras Anda. Saya harap Anda mendapatkan sesuatu, karena keamanan pekerjaan tidak ada artinya akhir-akhir ini dan ada banyak pekerjaan. (Plug Shameless hubungi saya jika Anda perlu bekerja dan adalah programmer yang kompeten, saya tahu beberapa tempat yang sangat membutuhkan bantuan).

Yang mengatakan, jika perusahaan Anda benar-benar harus membayar Anda untuk semua pekerjaan itu dan 41 jam sebelum ditayangkan, maka mereka akan memiliki uang HILANG.

Manajemen Anda perlu duduk dan penjelasan bahwa jika ini terjadi lagi Anda harus dibayar. Mereka perlu membuat penilaian yang lebih baik tentang kapan harus menarik steker.

Saya juga, seperti banyak responden di sini, telah terlibat dalam beberapa proyek besar yang berjalan seiring waktu dan anggaran - satu per lebih dari setengah dekade. Skenario terburuk (setengah dekade satu) melibatkan beberapa bulan Man Mythical Man gila, serta creep lingkup epik. Yang mengatakan, itu tidak pernah ditinggalkan, dan mereka mulai menerima beberapa klien sekarang. Tetapi harapan awal (penggantian yang bersih dan dirancang dengan baik untuk sistem yang lama dan usang) dan anggaran serta waktu yang relatif sederhana - telah lama hancur sekarang.

Juga, tidak seperti kebanyakan orang di sini, saya juga melihat sebuah proyek gagal total - hingga ditinggalkan . Paku terakhir di peti mati datang di awal 2010. Ini adalah skenario:

Perusahaan kecil (sekitar 30 orang) melakukan solusi ERP khusus untuk bisnis skala menengah. Mereka memiliki beberapa instalasi logistik yang relatif menguntungkan dengan perusahaan pertambangan Australia dan beberapa pakaian truk di AS. Platform adalah kerangka kerja in-house khusus yang dibangun di atas J2EE. Sebenarnya relatif dapat dikustomisasi dan dikerjakan dengan baik - instalasi baru yang sederhana dapat dibangun dengan cukup cepat, tetapi itu tidak terlalu baik ketika tingkat penyesuaian yang diperlukan sangat kompleks (seperti halnya untuk beberapa klien terbesar mereka).

Singkat cerita: beberapa instalasi profil terbesar dan tertinggi mereka berjalan seiring waktu dan anggaran, dan tampaknya pasar tidak menghargai itu, sehingga mereka tidak bisa mendapatkan klien lagi. Perusahaan pada dasarnya adalah kuda poni satu trik, melakukan sedikit lebih banyak dari sistem ERP ini, jadi begitu arus kas dari itu mengering, mereka keluar dari bisnis dan sistem itu ditinggalkan (GFC mungkin juga telah memainkan peran di dalamnya) .

(Saya hanya bekerja di sana selama 9 bulan - pada 2004/2005. Mereka pada dasarnya merekrut dan membuat mubazir ketika beban kerja datang dan pergi dengan instalasi baru - alih-alih mempekerjakan kontraktor - yang cukup cerdik. Kalau dipikir-pikir, kegagalan itu mungkin lebih banyak dilakukan dengan model bisnis yang serpihan dibandingkan dengan teknologi.)

Jika proyek itu dikerahkan sedemikian rupa sehingga permintaan asli terpenuhi saya akan menyebut proyek tersebut berhasil. Bagi saya kegagalan akan meluncurkan aplikasi yang kemudian ditolak secara universal oleh pengguna akhir karena tidak memenuhi kebutuhan mereka. Atau, lebih buruk lagi, proyek ini dihentikan sebelum sebuah produk benar-benar digunakan untuk para pengguna dan kebutuhan mereka tidak terpenuhi.

Umumnya jika perusahaan bekerja untuk klien eksternal, itu bukan keputusan mereka untuk menarik proyek karena mungkin ada masalah kontrak yang terlibat (yaitu pelanggaran pembayaran kontrak) atau hit PR besar, seperti yang Anda catat. Dalam beberapa kasus, jika ada pelanggaran hukuman kontrak, biaya penyelesaian kontrak beberapa kali lebih rendah daripada melanggar kontrak dan kehilangan sejumlah uang sebagai pilihan adalah pilihan yang lebih disukai.

Dalam jangka panjang, sebuah perusahaan dapat bekerja untuk meningkatkan moral karyawan untuk menebus waktu krisis selama proyek atau mengganti karyawan yang pergi karena mereka terdorong keras, tetapi terkadang tidak mungkin bagi mereka untuk pulih dari kegagalan proyek besar ( yaitu melihat perusahaan game yang gagal mengirimkan produk tepat waktu yang bangkrut).

Ketika kasus bisnis tidak lagi bertahan.

Itulah ukuran yang digunakan Prince2 (metodologi Manajemen Proyek) dan itu sangat masuk akal bagi saya.

Pada dasarnya dikatakan di akhir setiap tahap proyek, atau jika suatu proyek jatuh di luar toleransi tertentu di bidang-bidang tertentu (jadwal, biaya, kualitas), harus ada tinjauan kasus bisnis. Pada saat itu Anda pergi ke biaya total yang diantisipasi dan manfaat yang dapat direalisasikan berdasarkan apa yang Anda ketahui sekarang dan jika proyek tidak lagi menumpuk maka akan terbunuh.

Masalah dengan ini untuk banyak proyek yang saya lihat adalah bahwa mereka tidak menetapkan apa yang mereka coba capai secara rinci di muka, yang membuatnya sangat sulit untuk menilai (a) apakah itu masih realistis, atau (b ) apakah biaya yang akan Anda keluarkan untuk sampai ke sana layak dilakukan. Dalam situasi ini, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat kasus bisnis pada titik yang membuat Anda curiga agar Anda mengerti apakah kecurigaan Anda benar.

Menyusun kasus bisnis tidak harus menjadi tugas besar, beberapa sisi A4 akan dilakukan. Biaya relatif mudah (sebagai ukuran kasar biaya programmer: (gaji tahunan * 2) / 250 per hari untuk Eropa, mungkin sedikit lebih rendah untuk AS karena tunjangan lebih rendah dan rata-rata jumlah hari kerja lebih tinggi yang merupakan input di sini ).

Keuntungan lebih sulit tetapi jika Anda memperkirakan secara pesimis seakurat mungkin, maka jika kasus bisnis tidak menumpuk (biasanya diukur karena harus menghasilkan pengembalian x% dari biayanya selama 3 tahun di mana X kemungkinan akan 50% atau jadi) Anda bisa melihatnya lebih detail. Jangan lupa lisensi dan biaya perangkat keras (bahkan jika Anda menggunakan perangkat keras yang ada karena itu berarti tidak dapat digunakan untuk hal lain setelah Anda mendapatkannya) dan dukungan yang sedang berlangsung.

Tetapi banyak dari ini bukan hal-hal programmer, itu hal-hal yang PM dan bisnis harus lakukan dengan masukan dari seluruh tim proyek.