Bagaimana cara berurusan dengan manajer proyek yang mengelola mikro?

Mungkin saya hanya naif, tetapi ketika saya mencoba untuk menguraikan dinding tugas yang saya targetkan selama seminggu, saya tidak bisa tidak berpikir bahwa siapa pun yang membangun jadwal proyek perlu mendapatkan beberapa pelatihan perbaikan tentang manajemen proyek dasar.

Sebagai contoh, saya ditugaskan 13 tugas hari ini, terpendek 0,13 hari (metrik waktu default di Microsoft Project), dan terpanjang 0,75 hari. Saya tidak bisa tidak berpikir bahwa itu adalah proyek penjadwalan manajemen mikro yang terang-terangan dalam interval sub 10 menit.

Efek manajemen menjadi jelas dalam tugas-tugas yang tergelincir, penugasan sumber daya melebihi kapasitas dengan faktor dua pada beberapa titik waktu, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas dan mencari tahu apa yang terjadi selanjutnya daripada benar-benar melakukan pekerjaan.

Bagaimana saya bisa meyakinkan manajer proyek untuk membuat tugas dengan durasi lebih besar dan untuk melihat gambaran yang lebih besar?

Minta manajer Anda untuk menetapkan prioritas pada masing-masing tugas. Kemudian, setuju untuk menyelesaikan tugas dalam urutan prioritas.

Dia tidak akan melakukannya.

Anda dapat mencoba memperkenalkan manajemen ke CCPM. Mereka akan mengetahui dengan tergesa-gesa bahwa satu-satunya pendorong produktivitas terbesar adalah gangguan.

Tapi serius, apakah Anda benar-benar berpikir Anda dapat mengubah pola pikir semacam itu? Hidup telah dihamburkan untuk dicoba.

Ketika Anda pergi ke garasi, Anda tidak memberi tahu pria itu:

"tolong ganti oli, filternya. Dan periksa sistem a / c, itu mengeluarkan suara aneh. Selain itu lakukan pemeriksaan perataan roda dan flush transmisi otomatis. Anda punya 1,23 jam dan saya akan membayar Anda $ 97"

Anda bertanya kepadanya berapa banyak waktu yang dia butuhkan, dan berapa banyak dia akan bertanya. Bahkan jika Anda seorang spesialis, Anda tahu berapa banyak waktu yang harus ia ambil, dan berapa banyak yang harus ia bayar.

Jika Anda tidak setuju dengan waktu yang dia butuhkan dan / atau jumlah yang dia tetapkan, Anda pergi ke garasi lain kan?

Itu hampir sama di sini. Pekerja Anda, spesialis , yang akan melakukan tugas, harus memperkirakannya sendiri .

Di tingkat tim, tim harus bertanggung jawab atasnya. Untuk menghindari terlalu banyak variasi dalam estimasi antara anggota tim, metodologi estimasi berdasarkan konsensus harus digunakan seperti Poker Perencanaan .

Sekarang bagaimana menangani manajer Anda saat ini?

Kecuali jika Anda dapat meyakinkannya menggunakan argumen di atas hanya dengan mengatakan kepadanya, Anda harus bekerja dengannya. Sangat sedikit manajer yang mampu "mengubah" dorongan hati orang-orang mereka begitu cepat. Kebanyakan dari mereka tidak akan pernah berubah.

• Setiap kali Anda ditugaskan dengan tugas beserta estimasi-nya, kirim dia kembali angka Anda dengan sopan.
• Gunakan bukti dugaan Anda dengan menunjukkan pengalaman masa lalu pada tugas-tugas yang membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang direncanakan sebelumnya.
• Anda harus mengulangi siklus di atas banyak waktu
• Anda akan membutuhkan kesabaran, tekad dan keberanian. Ivan Pavlov adalah temanmu di sini.

Akhirnya, dia akan berubah pikiran dan mengadopsi sistem yang dijelaskan di atas.

Tetapi manajer Anda mungkin seorang parkinsonian . Dalam hal itu, hubungi Ashton , dan mintalah saran padanya. Karena dia mungkin tidak akan berubah.

Jangan khawatir untuknya setelah Anda pergi, dia akan menemukan pengembang lain untuk disalahgunakan .

.13 hari @ 8 jam per hari (480 menit per hari) = 62,4 menit (lebih dari satu jam). Merencanakan tugas satu jam tidak terlalu buruk.

Lebih penting lagi, bagaimana tugas masuk ke jadwal di tempat pertama? Dan bagaimana jangka waktu yang ditetapkan? Jika manajer proyek Anda membuat daftar tugas dan berapa lama lamanya, maka itu masalah. Adalah tugas PM Anda untuk melacak item-item ini, tetapi merupakan tanggung jawab tim untuk membuat daftar tugas dan perkiraan untuk tugas-tugas tersebut. Perencanaan adalah olahraga tim.

Sepertinya ada beberapa masalah lain yang sedang dimainkan di sini, dan Anda mungkin memiliki beberapa keluhan yang sangat valid. Sudahkah Anda mencoba berbicara dengan PM secara langsung tentang masalah Anda?

Maaf, tetapi kadang-kadang Anda hanya harus menghadapinya. Dapatkan di sisi baik PM Terkadang tidak peduli apa posisi Anda, Anda hanya tidak akan suka untuk siapa Anda melakukan pekerjaan.

Saya hampir dapat menjamin Anda bahwa PM memiliki anggaran terbatas, telah diberi anggaran yang sangat tidak memadai untuk memulai, atau memiliki jumlah jam tetap yang harus ia penuhi dan untuk itu pekerjaan dan gajinya bertanggung jawab. Saya juga bertaruh bahwa manajemen seperti itu turun dari rantai manajemennya, ragu PM suka melacak hal-hal ke tingkat itu juga, bahkan mereka mungkin sedang dikelola secara mikro ke tingkat yang lebih baik.

Mungkin Anda bisa mencoba untuk berpendapat bahwa ada banyak overhead dalam mendefinisikan dan memperkirakan tugas-tugas yang sangat kecil. Bahwa alih-alih menuliskan semua detail dan taksiran untuk 4 tugas yang masing-masing membutuhkan 0,125 hari, mungkin lebih baik memiliki 1 tugas yang diperkirakan pada 0,5 hari yang dapat diatur lebih cepat. Sekarang, ini memang memiliki beberapa peringatan:

1. Perkiraan yang lebih besar masih harus dekat dengan kanan. Jika dalam menggabungkan berbagai hal, perkiraan menjadi kurang akurat ini bisa menjadi masalah karena ada kepercayaan yang diinginkan pengembang tetapi manajer proyek sekarang mungkin ingin memberi. Ini lebih lanjut tentang mengatasi rasa takut sebelum manajer proyek memiliki prioritas untuk mengatakan, "Lihat kamu sudah mengacaukan ini sebelumnya. Mengapa aku harus percaya padamu sekarang?" dengan beberapa bukti.

2. Bahwa orang-orang yang melihat pekerjaan yang dilakukan seperti Manajer Proyek dan sponsor dapat memahami mungkin ada perbedaan minimal antara melakukan 101 tugas kecil dan 10 item pekerjaan besar karena itu bisa menjadi pekerjaan yang sama di kali. Beberapa orang mungkin melihat kuantitas sebagai yang diperhitungkan dan sayangnya di situlah tangkapan berperan di sini seperti yang saya lihat. Saya tidak yakin bagaimana menyelesaikan masalah ini karena solusi khas yang saya lihat adalah berusaha membuat orang lain melihat logika yang mungkin atau mungkin tidak berjalan dengan baik.

3. Seberapa mengerti teknis PM? Ini bisa menjadi poin lain seolah-olah PM tidak cerdas, maka ada kekhawatiran bahwa ini bisa dianggap sombong atau sombong yang bukan maksudnya karena Anda ingin kebebasan untuk melakukan sesuatu seperti yang Anda lihat daripada diberikan daftar yang harus dilakukan dengan 10 langkah cara melakukan sesuatu dari a ke j.

Itu akan menjadi bidang yang menjadi perhatian saya pasti akan tahu bagaimana menangani pertanyaan yang mungkin ada dalam keinginannya untuk mempraktikkan ini karena apa yang saya pikir Anda inginkan adalah adil dan realistis dalam pikiran saya.

Lakukan yang terbaik, itu salahnya jika perencanaan nya yang salah dan dengan keberuntungan nya manajer akan mulai mengajukan pertanyaan ketika tenggat waktu mulai tergelincir.