Sistem manajemen waktu seperti apa yang Anda gunakan?

Administrator sistem dan jaringan biasanya orang yang sangat sibuk. Proyek juggling, pertemuan, tiket dukungan, dan permintaan verbal dari orang-orang di lorong dapat membuat kekacauan nyata. Kami telah membahas beberapa sistem pelacakan permintaan di sini di masa lalu, tetapi metode atau alat apa yang Anda gunakan untuk mengatur waktu Anda agar lebih efektif?

Buku Thomas Limoncelli, Manajemen Waktu untuk Administrator Sistem , memiliki beberapa ide hebat, tetapi apa yang berhasil dan tidak bekerja untuk Anda di dunia nyata?

Menyelesaikan sesuatu .

Baik penggunaan sistem tiket.

Baik penggunaan dokumentasi komprehensif (wiki) pada konfigurasi sistem, jaringan, dll yang selalu terkini (jadi saya tidak perlu melakukan riset apa pun)

-Adam

Antarmuka Baris Perintah Todo.txt (CLI) - Cross Platform, Futureproof, Bekerja di atas SSH. Apa lagi yang Anda inginkan?

Sistem yang saya gunakan adalah Getting Things Done , yang disebutkan di atas. Saya juga menemukan Manajemen Waktu untuk Administrator Sistem (juga disebutkan di atas) sangat berharga.

Hal yang paling saya sukai tentang GTD adalah seberapa agnostiknya tentang "sistem" Anda. Itu bisa berupa kertas, elektronik, apa saja. Selama itu berhasil, siapa yang peduli?

Saya mulai menggunakan kartu indeks yang terjebak dengan klip pengikat yang saya bawa kemana-mana. Setiap kartu indeks adalah konteks GTD yang berbeda. Ini mungkin yang membuat saya paling dekat dengan prinsip-prinsip GTD. Setelah itu saya menggunakan OmniFocus untuk sementara waktu, saya bahkan berpartisipasi dalam beta publik dan mendapatkan salinan yang sangat murah. Tapi saya merasa itu sangat rumit. (dan saya baru saja membukanya minggu lalu dan menutupnya lagi dengan cepat hanya karena ketakutan!) Ditambah lagi saya tidak suka mereka menagih $ 25 untuk versi iPhone, seolah-olah $ 70 untuk OmniFocus sudah keterlaluan. Setelah itu, saya menggunakan file teks biasa yang saya buka sepanjang hari sepanjang hari. Mungkin sistem terbaik saya sejauh ini, tetapi itu tidak terlalu portabel. Jadi saya pindah file teks ke wiki dan punya rencana untuk menggunakan ekstensi di Firefox untuk memungkinkan saya untuk membukanya di vim,

Sekarang saya menggunakan Things for Mac . Sejauh ini baik. Ini sangat sederhana. Mungkin fitur terbaiknya adalah kategori "Hari Ini" di mana Anda meletakkan hal-hal yang ingin Anda selesaikan hari ini. Itu tidak terlalu GTD, tetapi itu bekerja untuk saya. Masalah terbesar dengan Things adalah bahwa terlalu mudah untuk kehilangan jejak tugas. Apakah terdaftar di bawah ini selanjutnya? Dijadwalkan? Suatu hari nanti? Proyek? Mengapa tindakan selanjutnya dalam proyek tidak muncul di bawah bidang tanggung jawab? Ada banyak kekurangan dan saya berharap itu memiliki kemampuan untuk membuat tampilan kustom Anda sendiri seperti di OmniFocus. Tetapi meskipun begitu saya membeli lisensi dan mungkin akan segera membeli versi iPod touch. Itu tidak sempurna, tetapi itu membantu saya tetap teratur yang saya kira adalah satu-satunya hal yang sangat penting.

Jika Anda bukan seorang band tunggal, memiliki rasio dukungan adalah suatu keharusan. Manfaat bisa membelokkan pertanyaan dukungan kepada orang lain selama seminggu tidak dapat diremehkan; ini memungkinkan Anda untuk memahami hal-hal jangka menengah dan panjang yang jika tidak terus tertunda.

Dalam hal manajemen waktu / tugas, saya memiliki 3 daftar:

• @desk : ini adalah hal-hal yang perlu saya lakukan;
• @menunggu : hal-hal yang saya tunggu pada orang lain;
• @somestage : hal-hal hari hujan yang akan menyenangkan untuk diperbaiki, setiap kali ada waktu luang.

Daftar @desk selanjutnya disortir berdasarkan tanggal jatuh tempo, dengan hal-hal yang lebih mendesak di bagian atas.

Juga, daftar @somestage secara mengejutkan bersifat katarsis; senang memiliki tempat untuk menuliskan hal-hal yang benar-benar mengganggu Anda, tetapi Anda tidak dapat membenarkan menghabiskan waktu untuk memperbaikinya sekarang, karena ini tidak berdampak pada layanan.

Beberapa tips umum dalam hal kebiasaan kerja, yang sementara tidak langsung tentang manajemen waktu mungkin akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang:

1. Jangan pernah membiarkan barang setengah tetap. Jika ada sesuatu yang rusak dan Anda telah melakukan perbaikan sementara, dapatkan perbaikan permanen di jendela pertama yang tersedia. Kalau tidak, retas akan tetap cukup lama untuk masuk ke daftar '@somestage' Anda.
2. Setiap kali Anda melakukan perubahan, selalu pastikan bahwa Anda merefleksikannya pada dokumentasi Anda. Segera setelah dokumen tidak mencerminkan lingkungan produksi, itu lebih buruk daripada tidak berguna, dan akan menyebabkan Anda repot nantinya.

Kami menggunakan perangkat lunak yang disebut AdvenNet ManageEngine untuk seluruh Departemen TI. Ini adalah alat yang hebat untuk mengirim dan melacak tiket, aset, dan basis pengetahuan.

Ketika seorang pengguna menghentikan saya di aula, saya sejujurnya memberi tahu mereka bahwa saya akan lupa pada saat saya kembali ke meja saya, jadi tolong kirimkan tiket. Tiket ini dapat melacak kemajuan, waktu, dll dan pengguna dapat memeriksa kapan saja.

Lihat itu, ini adalah alat yang hebat.

Secara pribadi saya menggunakan kombinasi sistem tiket ( Pelacak Permintaan ) dan kalender Outlook saya. Saya bekerja dari sistem tiket untuk jenis tiket fix-them-now, tetapi untuk masalah yang lebih besar, mereka yang akan mengambil beberapa periode kerja saya menjadwalkannya ke dalam kalender pandangan saya. Saya cukup tarik tab atau bilah alamat dan letakkan di kalender. Saya membiarkan pengingat diatur untuk mengingatkan saya 0 menit sebelum jatuh tempo sehingga saya tahu kapan harus berganti tugas. Jika ada sesuatu yang mengganggu saya (dan itu sering terjadi) atau jika suatu tugas membutuhkan lebih banyak waktu saya hanya perlu menyeret dan tugas-tugas saya di kalender sesuai.

Saya suka ide satu orang menangani gangguan sementara orang lain memiliki "benteng kesendirian" untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang penting, tetapi tidak mendesak. Kemudian beralih posisi di kemudian hari. Sayangnya, saya hanya menampilkan satu orang dan saya tidak memiliki pintu di kantor saya, jadi saya mendapatkan banyak sekali drop-by.

Saya menggunakan hybrid GTD saya sendiri (lihat jawaban Adam ) dan Linenbergers "Total Kontrol Hari Kerja" ( lihat di bawah ).

IMHO, kuncinya adalah:
1- Mengakui bahwa Anda tidak dapat mengontrol waktu, Anda hanya dapat mengontrol tugas. Nilai terbesar dari sistem apa pun adalah mengidentifikasi hal terbaik untuk dilakukan selanjutnya.

2- Satu tempat untuk mengumpulkan semua tugas, proyek, tindakan selanjutnya. Saya menggunakan tugas Outlook, dengan konektor ke ToodleDo di iPhone saya.

3- Tinjauan rutin tugas, proyek, tindakan selanjutnya, dll. Saya melakukannya setiap minggu.

4- Disiplin. Disiplin untuk menggunakan sistem untuk menemukan tugas selanjutnya, disiplin untuk meletakkan segala sesuatu ke dalam sistem, dan disiplin untuk meminimalkan gangguan dan gangguan (seperti ServerFault!).

Perhatikan tentang TWC. Saya tidak menautkan karena versi yang saya gunakan tidak lagi terkini. Saya membaca versi 1 bukunya "Total Kontrol Hari Kerja menggunakan Microsoft Outlook". Dia memperbaruinya (versi 2) menjadi "Manage Your Now", yang belum saya ketahui.

Saya menggunakan Remember the Milk . Itu dapat mengikat ke Outlook. Ini memiliki 3 tingkat prioritas, dapat dikaitkan dengan orang lain, memungkinkan Anda untuk menggunakan tab untuk mengelompokkan item, dan memungkinkan penggunaan tag. Jika Anda memiliki Blackberry atau perangkat seluler lainnya, ada klien yang akan menjaga RTM dan daftar tugas Anda tetap sinkron. Jadi, jika Anda memiliki lorong obrolan dan todo muncul, Anda dapat mengetiknya di telepon Anda. Kemudian muncul di kotak masuk Anda saat berikutnya Anda menekan situs web (saya cenderung memilikinya di layar saya). Dan Anda dapat melakukan tugas berulang, dll.

Pergi ke Manajer-Alat dan temukan podcast mereka di Manajemen Kalender. Anda tidak dapat mengatur waktu, itu tidak merespon dengan baik terhadap upaya untuk mempercepatnya, atau memperlambatnya, dan hanya ada berjam-jam dalam sehari.

Saya menggunakan sistem tiket untuk keduanya memperbaikinya sekarang, dan tugas berbasis proyek. Untuk tugas yang berulang, dan tugas antara saya menggunakan Outlook.

Pengambilan Data: Anda perlu cara untuk menangkap permintaan, ide, persyaratan, dll ketika Anda tidak di meja Anda. Saya keluar dan mengambil buku catatan MoleSkin, sekitar 4 "x6" dan Hitam, sehingga terlihat cukup bagus untuk dimasukkan ke ruang dewan. Saya mencetak Kalender Outlook saya setiap hari Senin, dan melipatnya sehingga cocok dan menyelipkannya ke halaman tempat saya berada. selama minggu ini, saya akan memperbarui salinan kertas dan Outlook.

Jika Anda menggunakan Mac, OmniFocus cukup hebat untuk mengelola banyak proyek dan tugas yang terkait dengan tugas tersebut. Cukup mudah untuk menggunakan dan mengimplementasikan beberapa prinsip Getting Things Done , tetapi tidak memaksa Anda untuk melakukannya.

Sementara saya telah mencoba metode Total Workday Control yang disebutkan di tempat lain, saya tidak pernah bisa membuatnya bekerja dengan baik dengan alur kerja saya. Saya memiliki keberuntungan yang JAUH lebih baik (dan sangat merekomendasikan) Ambil Kembali Hidup Anda oleh Sally McGhee, yang pada dasarnya mengambil prinsip David Allen's Getting Things Done dan menerapkannya secara khusus ke Outlook (tempat saya menghabiskan sebagian besar hari saya). Meskipun saya saat ini telah jatuh dari kereta, itu adalah satu-satunya waktu saya pernah memiliki kotak masuk dengan item NOL (dan tetap seperti itu selama berbulan-bulan pada suatu waktu). SANGAT disarankan (dan ... membuat catatan untuk kembali membaca buku sendiri :).