Apa Praktik Terbaik Untuk Struktur Folder Bisnis?

12

Kami dulu cenderung memiliki folder departemen (Penjualan, Pemasaran, dll) pada satu saham dan kemudian menambahkan folder di bawah ini ad-hoc saat dan ketika dibutuhkan.

Sudah agak berantakan - Saya telah ditugaskan untuk membuat 'hierarki folder'.

Adakah yang punya praktik terbaik untuk bagaimana mengatur struktur folder?

Kami menjalankan SBS2011 di server file saat ini.

windows best-practices directory jidl
sumber
6
Jika ada satu kebenaran yang saya temukan dalam memaksakan organisasi pada orang lain itu adalah ini: Mereka dilahirkan dengan sembrono dan akan mati seperti itu sebelum saya mengubahnya. Menanggapi hal ini saya memiliki folder departemen yang dibagikan. Di bawah itu mereka menciptakan apa pun yang mereka inginkan. Setiap bulan sebuah skrip "membersihkan" folder dengan memindahkan semua yang belum dimodifikasi dalam 6 bulan ke subfolder "lama". Ini membuat folder departemen tidak sepenuhnya di luar kendali.
Chris S
Apakah skrip Anda membedakan antara "tanggal diakses" dan "tanggal diubah"?
jidl
Tidak terlalu banyak menyentuh "tanggal diakses", itu bukan representasi akurat dari terakhir kali file dibuka.
Chris S

Jawaban:

17

Adakah yang punya praktik terbaik untuk bagaimana mengatur struktur folder?

Jangan.

Percayalah, Anda tidak ingin memiliki hierarki folder untuk departemen apa pun (kecuali mungkin milik Anda sendiri). Anda tidak tahu apa kebutuhan mereka, tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman departemen lain untuk membuat pilihan yang baik, dan tidak ingin menjadi petugas kebersihan file perusahaan.

Dan jika Anda pikir mereka membuat kekacauan, itu tidak seberapa dibandingkan dengan kekacauan yang akan Anda buat. Saya tahu Anda mengatakan Anda telah ditugaskan untuk melakukan ini, tetapi hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk diri Anda sendiri, adalah untuk tidak dilepaskan darinya, cepat. Ini adalah contoh pengaturan untuk gagal - tidak peduli bagaimana Anda melakukannya, seseorang akan memiliki masalah dengan itu, dan mengeluh tentang atau kepada Anda karena itu.

Praktik terbaik secara harfiah adalah "[kepala departemen], inilah bagian departemen Anda. Anda bertanggung jawab atas struktur dan izin di bawah level ini. Atur itu bagaimanapun sesuai dengan kebutuhan Anda."

HopelessN00b
sumber
Jawaban yang bagus, tetapi tidak terlihat jelas tentang satu masalah yang sangat besar. Banyak organisasi yang saya tangani tidak bisa setujui jika izin harus berada di level ini dan di bawah atau di bawah level ini . Itu keputusan kritis yang perlu datang dari orang-orang dengan C di gelar mereka.
Tim Brigham
1
@TimBrigham Detail yang saya berikan kepada orang lain sedapat mungkin. Bagikan memberi semua orang di izin departemen, dan jika mereka menginginkan izin berbeda pada folder di bawahnya, mereka dapat mengaturnya sendiri. Menjadi petugas kebersihan izin dalam hierarki folder yang rumit tidak jauh lebih baik daripada menjadi petugas kebersihan file.
HopelessN00b
2

Tidak ada "satu ukuran yang cocok untuk semua", tetapi saya akan merekomendasikan agar orang-orang dianggap menjaga hal-hal sedekat mungkin dengan alam fisik. Ketika saya melihat seseorang dengan hiearchy folder 10 dalam, maka saya tahu mereka tidak tahu file apa yang mereka miliki dan tidak pernah menemukan apa pun.

Dalam "kehidupan nyata", Anda memiliki:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Tetap seperti itu di file komputer. Tidak lebih dari 3-4 folder yang bersarang.

Bergantung pada jenis file, kategorinya berdasarkan tanggal atau subjek. Nama file akan memiliki jenis penamaan yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext.

ETL
sumber
2
Saya tidak beruntung mendapatkan pengguna untuk mematuhi protokol penamaan file. Saya sudah berpikir tentang memiliki struktur yang cukup datar dan kemudian menggunakan tag untuk membantu dalam pencarian yang efisien - adakah yang beruntung dengan pendekatan ini?
jidl