Alat apa yang telah berhasil dipegang bisnis Anda yang telah meringankan beban kerja kertas? Secara khusus saya bertanya sehubungan dengan SMB 25-100 orang. Apakah Anda menggunakan alat akses sekali pakai khusus? Apakah Anda berhasil menggunakan Infopath? Sudahkah Anda mengintegrasikan formulir standar ke halaman HTML / PHP / RoR di intranet Anda?
Pekerjaan apa; apa yang tidak?
Jawaban:
Keuntungan kertas:
Jadi untuk membuat kantor Anda lebih sedikit kertas, Anda perlu memberikan cara yang lebih baik:
Karena dokumen listrik sangat mudah dikerjakan, lambat laun orang tidak akan repot-repot mencetak barang karena tidak ada untungnya bagi mereka. Cara terbaik untuk membuat orang melakukan sesuatu adalah membuat alternatif (pilihan Anda) lebih mudah daripada apa yang mereka lakukan sekarang.
sumber
Ini tidak benar-benar menjawab pertanyaan seperti yang diajukan, tetapi pengamatan jangka panjang. Selama beberapa tahun (hampir sepanjang impian kantor tanpa kertas), saya telah mengamati bahwa semakin sulit sebuah perusahaan mencoba menciptakan benda mitos yang kita sebut kantor tanpa kertas semakin besar kemungkinan penggunaan kertas meningkat. Setiap kali seseorang menciptakan alternatif elektronik untuk kertas, saya melihat pengguna akhir mencetaknya.
misalnya, sistem faks jaringan kami mengirimkan faks yang diterima sebagai email kepada orang yang tepat. Setiap satu dari faks tersebut kemudian dicetak sebelum dibaca. Para pengguna memberi tahu saya bahwa mereka tidak suka membacanya di layar.
Jauh lebih sukses daripada mencoba membidik apa yang saya yakini sebagai tujuan yang tidak dapat dicapai, adalah daur ulang kertas. Dengan kata lain, terima saja kertas itu bagian dari proses dan daur ulang sebanyak mungkin.
sumber
Sayangnya saya belum harus menghapus perusahaan saya, namun ini tidak berarti saya belum melihat masalah ini.
'beban kerja kertas' cukup umum.
turun ke 'apakah ada sistem elektronik atau sistem-in-tandem yang akan memenuhi kebutuhan departemen apa pun, dan siapa pun yang berinteraksi dengan departemen itu'.
Ketika saya pertama kali mulai di sini, kami tidak memiliki sistem tiket TI, jadi saya telah mengaturnya, yang telah menghentikan (sebagian besar) orang menulis post-it di meja dan monitor saya. : P
Saya bukan seorang analis bisnis yang terlatih, tetapi dalam mengerjakan proses di sini, itu terjadi, apakah Anda memiliki proses konkret untuk jenis permintaan di departemen Anda?
dan secara konkret, maksud saya diagram alur. ya, jangan ngeri, mereka luar biasa.
sampai Anda dapat mengatakan "Jika saya mendapatkan permintaan untuk tipe X, jika menurut saya itu ide yang bagus, siapa yang harus saya setujui, dengan info apa, atau sebagai alternatif, apa proses formal untuk menolak X X".
Jika Anda tidak memiliki bagan alur tentang cara kerja sistem, bagaimana Anda bisa berharap untuk membangun sistem elektronik di sekitarnya?
TAPI
jika Anda mendapatkannya, paket yang telah saya lihat, yang terlihat SANGAT menarik adalah http://phpformgen.sourceforge.net/ itu terlihat cukup fleksibel untuk menangani informasi yang Anda inginkan, dalam format apa pun.
baik itu mengirim email, memperbarui catatan dalam database atau menulis ke file output.
Semua penelitian lain yang saya temukan telah mengarahkan saya ke alat-alat berpemilik yang terlihat disatukan oleh perusahaan-perusahaan yang relatif kecil, tidak ada yang tampak hebat, dan kebanyakan dari mereka bekerja di sekitar ASP dan terlihat relatif tidak didukung.
sunting: juga, satu-satunya hal yang tidak dilakukan phpformgen adalah otentikasi. tetapi begitu formulir dibuat, jika Anda tahu apa yang Anda lakukan dengan PHP dan LDAP, saya yakin itu bisa diterapkan.
sumber
Kami punya papan tulis digital. Proyektor memproyeksikan ke papan tulis dan ketika Anda menulis di atasnya dengan pena khusus (ada empat warna berbeda) itu benar-benar menggambarnya di PC dan memproyeksikannya ke papan tulis seolah-olah itu benar-benar menulis di atasnya.
Jika Anda memiliki proyektor yang bagus, itu brilian, dan Anda benar-benar dapat menggunakannya memiliki layar sentuh yang besar selama presentasi (itu benar-benar mengesankan orang). Di akhir sesi, cukup simpan papan tulis ke bitmap atau SVG dan mulai lagi. Tidak ada brainstorming yang lebih umum di atas kertas, dan tidak ada penanganan ganda mengetik catatan papan tulis.
sumber
Untuk mencatat saya menggunakan Evernote - Saya telah memindai kartu nama dan tagihan serta menyimpan semua catatan saya. karena memiliki sinkronisasi online saya dapat menjangkau semua catatan "kertas" saya dari semua mesin saya serta perangkat lain dengan akses web.
sumber
Ketika saya diberi tanggung jawab untuk mengurangi penggunaan kertas saat menjalankan TI di SMB yang mempekerjakan sekitar 130 orang, saya menggunakan teknik novel berikut:
Saya melengkapi ruang cetak perusahaan dengan Server Faks / Cetak berbasis Linux / Samba. Semua printer terpasang pada ini, serta Fax-Modem untuk faks masuk (yang disimpan ke File-Share sebagai TIFF alih-alih dicetak langsung). Saya kemudian memastikan selalu ada "masalah" dengan server ini (cukup mudah dilakukan dengan 'tidak sengaja' mencabut kabel dll. Memastikan para penggemar kami bertempur dll.).
Staf sangat cepat membiasakan diri mengandalkan email, pdf, doc, xls dan membaca hal-hal di monitor mereka! Saya juga berulang kali menolak permintaan dari satu departemen untuk membeli mesin fotokopi, alih-alih memberi mereka pemindai desktop, dan menyuruh mereka untuk mencetak barang hanya jika mereka benar-benar membutuhkan salinannya !!!
Pada akhirnya, kami benar-benar tidak pernah memerlukan fungsionalitas print-logging dari print-server (yang seolah-olah itu tujuan awalnya).
Ingatlah bahwa pengurangan catatan kertas menempatkan peningkatan tanggung jawab penyimpanan file, pengambilan, dan uptime. Kami akhirnya berinvestasi lebih banyak ke penyimpanan NAS untuk berbagi file, server cadangan yang berlebihan, sistem ERP, dan penyimpanan email pihak ketiga yang dapat diandalkan di luar kantor yang mampu memiliki lampiran besar dan ukuran kotak masuk tanpa batas.
sumber
Saya suka jawaban Posty dan Anda juga harus ingat jawaban dari Martin P. Hellwig.
Secara umum bermuara pada, Untuk apa proses saat ini masuk akal untuk beralih dari kertas ke kertas.
Karena saya tidak tahu di industri mana Anda bekerja, saya tidak bisa merekomendasikan solusi. Dan bahkan jika saya tahu industri, solusinya masih harus sesuai dengan alur kerja / budaya perusahaan. Untuk perusahaan IT, masuk akal untuk menghapus manajemen persyaratan, manajemen masalah, dan melepaskan proses manajemen. Nama umum adalah Bugzilla, Jira, OCNS, atau inStep . Secara umum, analisis jejak kertas Anda (cara apa yang Anda dokumentasikan dan bagaimana mereka mentransformasikannya) dan cari peluang (bisnis) untuk menghilangkan kertas. Tujuan utamanya adalah membuat bisnis Anda lebih efektif, menjadi lebih efisien, lebih cepat, ... dan tidak mengurangi kertas dengan biaya berapa pun.
sumber