Praktik Terbaik untuk Berbagi File Jaringan?

Jadi kami memiliki pembagian file yang dimulai 10 tahun yang lalu dan dimulai dengan niat terbaik. Tapi sekarang sudah membengkak, ada file di sana yang tidak ada yang tahu siapa yang meletakkannya di sana, sulit untuk menemukan informasi, dll. Anda mungkin tahu masalahnya. Jadi apa yang saya pikirkan adalah apa yang dilakukan orang dalam situasi ini. Adakah yang tahu tentang program yang layak yang bisa melalui berbagi file dan menemukan file yang belum disentuh oleh siapa pun? File duplikat? Ada saran lain untuk membersihkan kekacauan ini?

Yah berbagi file berbasis windows dan hampir lebih dari 3TB. Apakah ada utilitas di luar sana yang dapat melakukan beberapa pelaporan untuk saya. Kami menyukai gagasan untuk dapat menemukan sesuatu yang lebih tua dari 6 bulan dan kemudian membawanya ke arsip, satu-satunya masalah adalah dengan berbagi file sebesar ini yang bisa sangat sulit dilakukan dengan tangan.

Kami menasihati Pelanggan untuk "membakar bumi" dan mulai segar, seringkali.

Saya belum melihat solusi bagus yang berfungsi yang tidak melibatkan keterlibatan pemangku kepentingan non-TI. Skenario terbaik yang pernah saya lihat adalah Pelanggan yang memiliki manajemen yang mengidentifikasi "pelayan" dari berbagai area data dan kontrol yang didelegasikan dari kelompok AD yang mengontrol akses ke area bersama itu ke "pelayan" tersebut. Itu telah bekerja dengan sangat, sangat baik, tetapi membutuhkan beberapa pelatihan pada bagian "pelayan".

Inilah yang saya tahu tidak berfungsi:

• Memberi nama pengguna secara individu dalam izin. Gunakan grup. Selalu. Setiap saat. Tanpa kegagalan. Bahkan jika itu adalah grup yang terdiri dari satu pengguna, gunakan grup. Peran pekerjaan berubah, pergantian terjadi.
• Membiarkan pengguna non-IT mengubah izin. Anda akan berakhir dengan "komputer Vietnam" (pihak-pihak yang terlibat memiliki niat "baik", tidak ada yang bisa keluar, dan semua orang kalah).
• Memiliki terlalu banyak ide muluk tentang izin. "Kami ingin pengguna dapat menulis file di sini tetapi tidak memodifikasi file yang sudah mereka tulis", dll. Sederhanakan.

Hal-hal yang saya lihat berhasil (beberapa baik, yang lain tidak terlalu baik):

• Publikasikan "peta" yang menunjukkan di mana berbagai tipe data disimpan, biasanya berdasarkan area fungsional. Ini adalah tempat yang baik untuk melakukan wawancara dengan berbagai departemen dan mempelajari cara mereka menggunakan berbagi file.
• Pertimbangkan "tagihan balik" untuk penggunaan ruang atau, paling tidak, secara teratur menerbitkan "papan pimpinan" dari pengguna ruang departemen.
• Apakah saya menyebutkan grup penamaan secara eksklusif dalam izin?
• Kembangkan rencana untuk area data yang "tumbuh tanpa batas" untuk menjadikan data lama "offline" atau ke penyimpanan "nearline". Jika Anda membiarkan data tumbuh selamanya, bawa cadangan hingga tak terhingga.
• Rencanakan beberapa jenis tren untuk penggunaan ruang dan pertumbuhan folder. Anda dapat menggunakan alat komersial (seseorang yang menyebutkan Tree Size Professional atau SpaceObServer dari JAM Software) atau Anda dapat mengkodekan sesuatu yang masuk akal dan efektif dengan program "du" dan beberapa "lem" penulisan skrip.
• Bagikan file segmen berdasarkan "SLA". Anda mungkin mempertimbangkan memiliki saham "kritis bisnis" yang melintasi garis departemen, dan saham "baik untuk berjalan tetapi tidak kritis". Idenya adalah untuk menjaga pangsa "kritis bisnis" dipisahkan untuk tujuan pencadangan / pemulihan / pemeliharaan. Harus menghapus bisnis untuk memulihkan 2TB file dari cadangan, ketika semua yang benar-benar diperlukan untuk pergi tentang bisnis adalah sekitar 2GB file, agak konyol (dan saya sudah melihatnya terjadi).

Saya setuju dengan Evan bahwa memulai kembali adalah ide yang bagus. Saya telah melakukan 4 "migrasi file" selama bertahun-tahun di perusahaan saya saat ini, dan setiap kali kami membuat struktur baru dan menyalin (beberapa) file, mencadangkan file lama yang dibagikan, dan menjadikannya offline.

Satu hal yang kami lakukan pada migrasi terakhir kami mungkin bekerja untuk Anda. Kami memiliki situasi yang agak mirip dengan apa yang kami sebut drive "Biasa" kami, yang merupakan tempat di mana orang dapat membaca / menulis / menghapus. Selama bertahun-tahun, banyak barang yang terkumpul di sana, karena orang-orang membagikan barang-barang antar kelompok. Ketika kami pindah ke server file baru, kami membuat direktori umum baru, tetapi kami tidak menyalin apa pun untuk pengguna. Kami meninggalkan Common lama di tempat (dan menyebutnya Old Common), membuatnya hanya-baca, dan memberi tahu semua orang bahwa mereka memiliki 30 hari untuk menyalin apa pun yang mereka inginkan ke direktori baru. Setelah itu, kami menyembunyikan direktori tetapi kami akan membatalkannya saat diminta. Selama migrasi ini, kami juga bekerja dengan semua departemen dan membuat direktori bersama baru dan membantu orang mengidentifikasi duplikat.

Kami telah menggunakan Treesize selama bertahun-tahun untuk mencari tahu siapa yang menggunakan ruang disk. Kami telah mencoba Spacehound baru-baru ini dan beberapa rekan kerja saya menyukainya, tetapi saya tetap kembali ke Treesize.

Setelah migrasi terakhir kami, kami mencoba menyiapkan struktur Arsip yang dapat digunakan orang sendiri, tetapi tidak berfungsi dengan baik. Orang-orang tidak punya waktu untuk melacak apa yang aktif dan apa yang tidak. Kami sedang mencari alat yang dapat melakukan pengarsipan secara otomatis, dan dalam kasus kami ini akan berfungsi untuk memindahkan secara berkala semua file yang belum disentuh selama 6 bulan ke bagian lain.

Pada 3TB Anda mungkin memiliki banyak file besar yang tidak perlu dan duplikat sampah di sana. Salah satu metode berguna yang saya temukan adalah melakukan pencarian, mulai dari file> 100MB (saya bahkan mungkin bisa mencapai 500MB dalam kasus Anda) kemudian turunkan. Itu membuat pekerjaan menemukan pemboros ruang nyata lebih mudah dikelola.

Urutan pertama bisnis saya adalah menggunakan manajer file perusahaan / penganalisa / reporter / apa pun yang Anda inginkan untuk dipanggil-seperti TreeSize Professional atau SpaceObServer . Anda dapat melihat file apa yang ada, mengurutkan berdasarkan data pembuatan, tanggal akses dan sejumlah kriteria lainnya termasuk statistik pada jenis file dan pemilik. SpaceObServer dapat memindai berbagai sistem file termasuk sistem Linux / UNIX jarak jauh melalui koneksi SSH. Itu bisa memberi Anda visibilitas yang hebat ke dalam koleksi file Anda. Dari sana, Anda dapat "Divide and Conquer".

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk hanya mengarsipkan selimut yang berusia lebih dari enam bulan ke bagian lain, dan perhatikan akses file pada bagian itu. File yang diakses secara konsisten dapat Anda kembalikan ke server utama.

Pilihan lain adalah sesuatu seperti Google Search Appliance . Dengan begitu Anda dapat membiarkan aplikasi Google dengan cerdas mencari tahu apa yang dicari orang ketika mereka mencari sesuatu dan itu akan "mengarsipkan" dengan meletakkan dokumen yang kurang diakses lebih jauh di halaman pencarian.

Pada Windows 2003 R2 File Server kami, kami menggunakan fungsionalitas pelaporan bawaan dari File Resource Monitor, ia akan mengirimkan kepada Anda, daftar file yang paling sedikit digunakan bersama dengan laporan lainnya.

Mungkin langkah pertama adalah mendapatkan gambaran tentang besarnya masalah. Berapa banyak ruang yang ditempati oleh berbagi file? Berapa banyak file yang kita bicarakan?

Jika Anda beruntung, Anda akan menemukan bahwa bagian-bagian tertentu dari berbagi file mengikuti konvensi penamaan, baik berdasarkan per pengguna, per proses bisnis, atau per departemen. Ini dapat membantu Anda membagi tugas melakukan triase file.

Dalam skenario terburuk, Anda dapat menjadikan semuanya offline dan menunggu untuk melihat siapa yang mengeluh. Kemudian Anda dapat mencari tahu siapa mereka dan untuk apa mereka menggunakannya. (Jahat, tapi berhasil.)

Saya pikir solusi terbaik adalah pindah ke drive baru. Jika jumlah orang yang mengakses bagian itu masuk akal, tanyakan kepada mereka dan cari tahu bagian mana yang benar-benar dibutuhkan. Pindahkan itu ke share baru. Kemudian dorong semua orang untuk menggunakan share yang baru. Setelah beberapa waktu, catat bagian lama. Lihat siapa yang menjerit dan kemudian pindahkan data itu ke bagian yang baru. Jika tidak ada yang meminta sesuatu selama 3-6 bulan, Anda dapat menghapus atau mengarsipkannya dengan aman.

Saya memindahkan semua data yang ada ke folder bersama baca-saja yang baru: jika pengguna perlu memperbarui file, mereka dapat menyalinnya ke drive bersama baru yang baru.

Dengan cara ini, semua barang lama tetap tersedia, tetapi saya dapat menghapus jadwal cadangan.

Selain itu, setahun sekali, saya menghapus folder (setelah memeriksa apakah arsipnya sehat) yang belum diperbarui / diakses selama 3 tahun.