Intervensi dan pendidikan penimbun email - (Lingkungan pertukaran)

Sepanjang karir saya, saya telah menemukan beberapa pengguna yang merupakan penimbun email ...

Saya mengelola lingkungan 100 pengguna di mana pengguna sebelumnya memiliki kuota 100mb dan solusi CyAP / Postfix Cyrus dasar. Itu menyebabkan banyak surat yang disimpan secara lokal dan masalah terkait dengan retensi data dan kehilangan surat setelah kegagalan PC.

Saya segera pindah ke Exchange 2010 dengan MailArchiva(untuk penemuan / pengarsipan) dan telah bersenandung selama hampir satu tahun dalam pengaturan ini. Semua yang masuk dan keluar diarsipkan dan disimpan untuk tujuan kepatuhan. Saya awalnya menetapkan batas kotak pesan 3GB per pengguna. Beberapa pengguna membutuhkan ruang ekstra untuk set email yang berfungsi dan dapat membenarkannya, jadi saya telah membuat beberapa pengecualian. Namun, saya memiliki satu pengguna yang sangat buruk (tetapi penting) yang Kotak Masuknya saat ini 22.000 item, di mana 14.000 belum dibaca. Mungkin bukan jumlah pesan, tetapi sifat email; banyak laporan, pernyataan, dan lampiran PDF yang besar. Ini juga pengguna Blackberry, jadi saya curiga mereka membaca email secara selektif, berdasarkan subjek. Pengguna telah mencapai batas 3GB untuk pertama kalinya dan tidak mau memangkas kotak surat. Saya merawat 3.000 barang yang dihapus untuk menjaga surat tetap mengalir, tetapi saya bingung tentang cara mendidik pengguna tentang cara mengatur email mereka. Saya dapat melembagakan kebijakan yang ketat dan menjadi orang yang sok, atau saya bisa duduk bersama pengguna dan membantu menyortir dan membersihkan surat. Either way, itu tidak membahas masalah sebenarnya tentang bagaimana membantu pendidikan.

Adakah yang punya tip tentang bagaimana menghadapi situasi seperti ini? Saya ingin beberapa contoh pedoman. Jika Anda menggunakan kebijakan di perusahaan Anda, jenis kebijakan apa yang membantu orang tetap terkendali?

Saya menemukan bahwa orang menggunakan surat secara berbeda, tetapi merupakan tantangan untuk memaksa mereka masuk ke cara organisasi tertentu. Saya bahkan mungkin bukan contoh terbaik, tetapi saya juga tahu apa yang harus disimpan dan apa yang harus dihapus.

Pembaruan - Pertempuran pertama telah usai, karena saya dapat menjaga pengguna di bawah batas kotak surat Exchange dengan pemangkasan yang wajar. Namun, saya pergi untuk membangun kembali komputer pengguna dan menemukan file PST lokal 17GB dengan lebih dari 6.500 subfolder! Pengguna telah menyalin (tidak memindahkan) pesan ke dalam array subfolder; kadang-kadang dengan satu pesan disalin / diajukan ke beberapa folder. Garis bawah (_) dan awalan (az) digunakan untuk mengontrol urutan tampilan folder di dalam file!Pengguna juga telah CC'ing sendiri pada email keluar sehingga memiliki catatan pesan Kotak Masuk untuk kemudian diajukan ke salah satu subfolder PST lokal. Ini merupakan penyalahgunaan teknologi yang absolut dan merupakan cara yang menakutkan untuk mengatur data perusahaan. Saya menyerahkannya kepada pemilik untuk mengatasi situasi, karena sekarang menjadi tanggung jawab perusahaan.

Ini mungkin masalah manajemen murni, tetapi dalam pengalaman saya, keputusan semacam ini diserahkan kepada staf sysadmin untuk membenarkan dan menegakkan terlalu sering. Karena itu, adalah tugas saya sebagai sysadmin untuk meyakinkan manajemen bahwa ada masalah di sini dan itu harus ditanggapi dengan serius, dan menempatkan mekanisme manajemen yang mungkin berguna.

Salah satu majikan lama saya memiliki sistem GroupWise, yang pada saat itu tidak memiliki mekanisme kuota di dalamnya (ini beberapa waktu yang lalu, GW telah memilikinya untuk beberapa waktu sekarang). Jadi akhirnya kami menggunakan metode tekanan teman sebaya. Setiap bulan kami mencetak laporan kotak surat $ X terbesar di setiap departemen dan mengirimkan laporan ke manajer kantor. Dalam dua bulan daftar top-5 dari kotak surat terbesar memiliki ukuran rata-rata yang jauh lebih kecil.

Beberapa metode yang saya temukan bermanfaat untuk meyakinkan manajemen agar memperhatikan masalah ini:

Tentukan biaya penyimpanan surat

Jika Anda mendapatkan pushback "tetapi Google melakukannya", mulailah membuat spreadsheet yang menunjukkan berapa biaya email. Manajer mengerti biaya. Anda, atau orang-orang yang Anda beli barang, memiliki biaya untuk perangkat keras server Anda, perangkat lunak, perangkat lunak AV, dan biaya terkait lainnya. Dari sini Anda dapat menetapkan nomor dolar per MB untuk penyimpanan email. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan nilai dolar yang lumayan baik untuk kotak surat 3GB versus kotak surat 200MB.

Ngomong-ngomong, inilah sebabnya kamu belajar aljabar di sekolah.

Ini bisa salah satu dari tiga cara:

1. Mereka meningkatkan pengeluaran penyimpanan e-mail mereka. Mereka melihat angka-angka, menyadari bahwa mereka kurang berinvestasi, dan melemparkan uang untuk mencapai apa yang Anda "seharusnya" lakukan.
2. Mereka setuju untuk memberikan tekanan ke bawah pada pertumbuhan surat untuk mengontrol biaya ini dengan lebih baik.
3. Mereka mengatakan% * &! @ Itu! Ke awan!

Menghasilkan biaya peningkatan sistem email

Jika hal di atas berada di luar kemampuan spreadsheet Anda yang gila, membuat rencana peningkatan untuk tetap berada di depan kurva konsumsi penyimpanan Anda adalah cara yang baik untuk setidaknya memulai percakapan. Ketika mereka melihat bigbigmoney untuk upgrade, mereka akan bertanya mengapa. Dan kemudian Anda akan memberi tahu mereka. Ketika mereka bertanya bagaimana mereka dapat menghindari biaya ini, sebutkan memberikan tekanan ke bawah pada pengguna surat besar.

Saya telah melakukan kedua hal di atas untuk membenarkan pembelian penyimpanan sederhana. Teknik yang sama berfungsi untuk email, di mana Anda memiliki seluruh tumpukan aplikasi di atas infrastruktur penyimpanan / cadangan Anda. Dolar (atau mata uang pilihan) per unit adalah metode yang bagus untuk menyoroti biaya dan bahaya kegemaran berlebihan. Terkadang hal itu dapat menyebabkan perubahan strategis yang sangat signifikan (lihat juga, ke cloud! ). Kadang-kadang dapat merusak sumber daya yang hilang.

Secara politis, adalah ide yang bagus untuk memberikan beberapa saran tentang cara memberikan tekanan ke bawah untuk konsumsi email. Tapi hanya itu yang mereka lakukan, saran kepada manajemen yang harus benar-benar menerapkannya atau meyakinkan manajer lain untuk melakukannya.

Solusi kami adalah lubang yang menyakitkan. Salah satu organisasi mitra kami (pendidikan k12) dilanda permintaan penemuan dalam gugatan hukum (FOIA). Biaya untuk memilah-milah banyak email dan mengurangi bit rahasia sangat besar (~ $ 100k) karena berapa banyak email yang disimpan yang mungkin cocok dengan permintaan. Pengacara kami menyarankan, dan Pengawas kami menerapkan kebijakan retensi yang ketat sehingga kami dapat membatasi biaya permintaan untuk kami di masa depan.

Secara default semua email dihapus setelah 45 hari. Apa pun yang harus disimpan karena alasan hukum, harus dipindahkan ke folder yang dikelola . Ada beberapa folder terkelola yang berbeda dengan berbagai kebijakan penyimpanan yang diterapkan.

Bagaimanapun, maksud saya adalah, ini harus menjadi keputusan bisnis, bukan TI yang mengeluh tentang penyimpanan. Lakukan yang terbaik untuk menjelaskan biaya sebenarnya, dan tunjukkan potensi biaya dari memiliki kotak surat yang besar. Kemudian pejabat eksekutif membuat keputusan berdasarkan biaya.

Kuota yang ditetapkan secara sewenang-wenang tidak akan masuk akal bagi pengguna.

Saya percaya bahwa itu bukan masalah Anda. Menurut saya itu adalah masalah beberapa manajer. Saya tidak berpikir Anda harus menjadi orang sombong, tapi sepertinya seseorang perlu.

Penyimpanan email pengguna yang tidak terkekang menghabiskan uang perusahaan. Pengguna tidak akan diizinkan untuk menimbun sampah di kantor mereka - mengapa penimbunan sampah di server email berbeda?

TI harus menetapkan batasan penyimpanan data karena masalah kinerja dan cadangan. Ini adalah masalah nyata, fisik, dan nyata. Semoga kebijakan perusahaan Anda tentang keamanan TI, pemulihan bencana, retensi email, penggunaan yang dapat diterima, dll, memberikan semacam "gigi" kekhawatiran semacam ini.

Jika benar-benar jatuh ke tangan Anda untuk "membantu" pengguna yang saya pertimbangkan, setidak-tidaknya, mengatur aturan Outlook untuk mengajukan pesan masuk ke folder "2010", "2011", "2012", dll berdasarkan pada tanggal yang diterima. Kemudian pengguna (atau Anda) dapat memangkas email lama setahun sekali. Itu juga akan membuat folder Kotak Masuk lebih kecil.

Saya telah menjadi kontraktor untuk hampir semua "kehidupan TI" saya, jadi saya tidak pernah harus bertarung dalam pertarungan politik seputar hal seperti ini. Jika saya memiliki pengguna "C-level" (atau dalam bisnis kecil, pemilik atau keluarga pemilik) yang bermasalah seperti ini, saya mungkin akan menyerah dan bukannya berkelahi. Saya mencoba membuat kasus bisnis, setidaknya, tetapi saya mungkin juga akhirnya menyerah, dan saya pasti ingin kasus bisnis itu ditulis untuk tujuan "CYA" jika penimbunan mereka berakhir dengan menciptakan kesulitan operasional.

Kami memiliki masalah yang sama, saat ini sudah terkendali, tapi saya yakin itu akan kembali.

Pertama-tama, jarang jumlah pesan yang menjadi masalah - dan itu tidak ada dalam kasus Anda, 22.000 bukanlah apa-apa, kotak surat saya menjangkau lebih dari 200.000 pesan - itu adalah lampiran & ^% $ #.

Saya pikir lampiran adalah cara yang mengerikan untuk menyimpan file, tetapi banyak orang menyukainya karena menyimpan beberapa meta-data: tanggal dikirim atau diterima dan dari siapa file dikirim atau berasal dari). Juga, orang hanya malas - butuh waktu untuk menyimpan dan menghapus lampiran.

Dalam kasus kami, pendidikan adalah kuncinya: kami memastikan bahwa orang yang "membutuhkan" kuota yang lebih besar memahami biaya tersembunyi (waktu cadangan dan kebutuhan penyimpanan, waktu pemulihan, mimpi buruk jika ada masalah hukum, dll.)

Kemudian kami memastikan mereka mengerti bahwa masalah terbesar adalah lampiran (inilah sebabnya saya menyimpan begitu banyak email secara online - Saya dengan keras menyingkirkan lampiran saya, sehingga saya dapat menunjuk ke kotak surat saya sendiri dan mengatakan "Saya memiliki surat 20 kali lebih banyak dari Anda, tetapi kotak surat saya kurang dari 1/4 ukuran ") dan memberi mereka beberapa alat untuk membantu mereka menangani lampiran.

Alat yang kami gunakan sebagian besar lebih banyak pelatihan - misalnya cara mengurutkan pesan berdasarkan ukuran, cara menyimpan lampiran, cara menyimpan beberapa lampiran sekaligus, cara juga menyimpan email ke file jika mereka menginginkan "meta-data," bagaimana untuk menghapus lampiran (dan kebutuhan untuk MENYIMPAN perubahan setelah menghapusnya), membantu mengatur struktur direktori, dan sebagainya.

Tepat dalam dua kasus (dan salah satunya adalah saya), kami dapat menggunakan alat pihak ke-3 untuk membantu. Ada banyak alat yang akan menyimpan pesan dan / atau file, kami menggunakan EZDetach dan MessageSave, semuanya baik-baik saja, tetapi tidak terlalu ramah pengguna untuk banyak orang (agar adil, tidak ada produk yang saya lihat untuk fungsi ini cukup mudah bagi pengguna umum). Untuk satu pengguna, mereka belajar menggunakan perangkat lunak dan menyukai gagasan menjalankan sebulan sekali untuk mengekstrak dan menghapus semua lampiran mereka sekaligus. Untuk semua orang yang kami coba menggunakannya, mereka merasa terlalu rumit, jadi kami terjebak dengan pelatihan dasar Outlook.

Dalam kasus kami, ini berhasil karena Presiden adalah salah satu pengguna besar, dan manajer senior adalah orang yang menyukai EZDetach. Mereka memberi kami momentum yang cukup untuk dapat memberi tahu orang-orang "tidak, tidak ada yang mendapat kuota email lagi, jika teknik ini bekerja untuk para petinggi, mereka akan bekerja untuk Anda!"

Tampaknya Anda memiliki kebijakan formal yang disadari karyawan: Ada batas penyimpanan 3GB tanpa alasan yang sah untuk pengecualian kasus khusus. "Saya tidak membaca email saya" bukan (IMHO) alasan yang sah.
Manajer pengguna perlu diberi tahu bahwa pengguna menolak untuk mematuhi kebijakan TI di seluruh perusahaan, dan Anda harus siap untuk membuat kasus bisnis ke kantor C-Level tentang mengapa kebijakan tersebut masuk akal. (Pada hari-hari ini di mana setiap orang memiliki akun gmail, pembenaran sesungguhnya akan dikenakan biaya).
Jika orang ini benar-benar membutuhkan ruang ekstra, mereka harus dapat memberi Anda justifikasi tertulis untuk benjolan kuota.

Di luar itu, Anda harus mengirim Memo CYA (di atas kertas, menyimpan salinan) kepada pengguna yang mendekati ambang 3GB dan manajernya merinci fakta bahwa pengguna akan berhenti menerima email jika mereka tidak mengurangi pemanfaatannya atau mengajukan alasan yang sah bahwa mereka membutuhkan lebih banyak ruang. Anda sudah keluar dari jalan Anda sekali untuk membantu orang ini, jadi pada titik ini setelah pemberitahuan tertulis menjadi tanggung jawab mereka untuk mengambil tindakan (membersihkan atau meminta kenaikan kuota), jika tidak, bouncing mail akan menjadi kesalahan mereka .
Anda ingin melakukan apa saja untuk menghindari wajah penuh ketika tinja menyentuh kipas karena surat orang ini memantul.

Seperti yang Anda tahu, ini benar-benar masalah manajerial, bukan masalah teknis.

Saya akan berbicara dengan manajer pengguna ini. Jelaskan situasinya. Jelaskan bahwa ruang disk adalah sumber daya yang terbatas. Jelaskan bahwa ia benar-benar perlu berbicara dengan karyawan ini dan memberi tahu mereka bahwa mereka harus mendedikasikan lebih banyak waktu untuk manajemen, pengarsipan, dan penghapusan email. Jika manajer tidak mau melakukan itu, beri tahu dia bahwa dia harus pergi ke [masukkan eksekutif tingkat C besar di sini] dan menjelaskan mengapa karyawannya begitu penting sehingga mereka tidak dapat repot-repot mengelola surat mereka seperti orang lain adalah, dan bahwa [eksekutif tingkat C] perlu menyetujui pembelian disk tambahan dan ruang cadangan untuk mendukung kebutuhan pengguna ini.

Orang yang tidak dapat mengatur surat mereka tidak mencari surat. Mereka bahkan tidak merindukan mereka. Saya berasumsi bahwa 22.000 surat di kotak masuk bukan dari tahun ini. Jadi saya akan memindahkan surat dalam subfolder terpisah untuk setiap tahun. Jika itu terlalu banyak untuk sebuah folder maka tambahkan subfolder untuk setiap bulan.

Ini adalah bagaimana saya mengatur folder "terkirim" saya karena saya tidak peduli apa yang saya kirim. Jika saya ingin mencari jawaban tertentu untuk inbox-mail, maka saya cukup menelusuri tanggal itu. Saya hanya mengatur surat masuk saya.

Yang penting tentang email dan dokumen adalah bahwa menempatkannya dalam struktur hierarki di media yang terpisah merupakan ide yang buruk. Dalam dunia yang sempurna seseorang akan menempatkan keduanya dalam "kotak", memberi label dan memberi tag pada mereka dan menghubungkan antara kotak dan isi kotak. Dalam kotak-kotak itu orang juga harus meletakkan catatan, catatan telepon, panggilan telepon, faks, ...

Ada banyak sekali kasus yang valid di mana mempertahankan semua (atau, setidaknya, sebagian besar) email sangat penting - sebagian besar pekerjaan yang pernah saya alami: semua email yang berhubungan dengan pelanggan yang berbeda, apa yang dilakukan ketika, laporan status, dll.

Dan saya yakin pengguna Anda akan mengatakan sesuatu seperti "tetapi Google memberi saya 7GB ..." jika Anda memberi tahu mereka ada batasan keras pada 3G.

Dari pengalaman pribadi, anekdotal, pengalaman - pengaturan terbaik yang pernah saya miliki adalah perguruan tinggi pertama saya: pada tahun 1999, kami diberi kuota jaringan untuk menampung email, file pribadi, tugas, dan halaman web pribadi kami. Itu sepenuhnya tergantung pada setiap pengguna berapa persen yang digunakan untuk apa.