Cara meyakinkan manajemen akan biaya tinggi

baru di sini, salam dan semacamnya.

Masalah saya relatif sederhana, tetapi situasinya agak aneh. Saat ini, saya baru saja direkrut untuk meningkatkan (pada dasarnya memperbaiki) ruang server untuk petugas layanan kesehatan. Namun, ruang server mereka berantakan. Semuanya berfungsi, tapi ini masalah saya tidak tahu apa yang akan rusak terlebih dahulu. Mereka baru saja pulih dari kehilangan data 10 hari dari server SQL mereka (server utama yang menyimpan semua yang mereka butuhkan untuk operasi sehari-hari). Server dibuat khusus, menjalankan Windows '03 dengan SQL '05 dan perlu ditingkatkan dengan buruk. Namun, sistem cadangan mereka juga merupakan masalah karena mereka memiliki segalanya yang penting pada 4 kaset, salah satunya sudah gagal (alasan untuk crash dan hilang 10 hari itu). Segala sesuatu yang saya harga untuk server SQL baru serta alat cadangan disk dari dell.

Setelah semua latar belakang itu, pertanyaan saya untuk kalian adalah. Yang mana yang harus saya dapatkan pertama kali? Server baru yang mengendalikan seluruh perusahaan, atau solusi cadangan yang lebih baik untuk memastikan tidak ada yang hilang? Dan juga, bagaimana saya meyakinkan manajemen untuk membeli salah satu dari barang-barang ini. Saya punya kasus yang bagus disiapkan, siap untuk menunjukkan betapa masing-masing penting untuk operasi. Saya hanya merasakan beberapa poin lagi yang mungkin saya pikir tidak akan membantu juga.

Cara terbaik untuk meyakinkan manajemen agar mengeluarkan uang untuk pengeluaran TI adalah dengan memahami hubungan yang dimiliki TI dengan bisnis secara keseluruhan dan bagaimana departemen TI dapat membantu bisnis agar berkembang dengan baik. Banyak pemilik bisnis dan manajer melihat IT hanya sebagai pusat biaya, seringkali karena kurangnya pengetahuan mereka tentang teknologi; demikian juga, banyak sysadmin memandang operasi bisnis sebagai menyediakan anggaran dan rak server, tanpa visibilitas mengapa bisnis membutuhkan TI.

Mark Burgess (pencipta cfengine ) memiliki beberapa ide menarik tentang penyelarasan bisnis-TI , termasuk:

Jika kami bertanya bagaimana menyelaraskan Bisnis dan TI, masuk akal untuk menemukan titik temu. Sains dan Bisnis tidak jauh berbeda. Keduanya melakukan `manajemen ketidakpastian '. Seorang ilmuwan mencoba untuk mengurangi kemungkinan kesalahpahaman ke minimum dan mendokumentasikan prinsip-prinsip yang langgeng untuk masa depan. Sysadmin dan insinyur mencoba menghadirkan prediksi tersebut kepada pengguna. Orang-orang bisnis berusaha merekayasa aliran pendapatan yang dapat diprediksi di lingkungan yang berubah-ubah. [...]

Apa yang akan menjadi bentuk profesional dari administrator sistem yang akan datang? Mereka harus semakin selaras dengan beragam tujuan organisasi mereka. Mereka akan bertanya: apa saja janji inti organisasi saya, dan apa yang saya lakukan untuk menepati janji-janji ini hari ini?

Untuk menghubungkan ide ini dengan situasi Anda saat ini, cobalah untuk melihat masalah yang Anda hadapi dari perspektif bisnis secara keseluruhan. Alih-alih meminta manajemen untuk memberi Anda $ 10k untuk membeli satu atau barang lainnya, siapkan analisis biaya-manfaat dari hal-hal yang ingin Anda beli yang mengenai sebagian besar poin berikut:

• Apa masalah bisnis yang saya coba selesaikan?
  • Pastikan Anda berkomunikasi dengan manajemen tentang rencana mereka untuk bisnis; mungkin mereka berencana memasuki pasar baru, yang mungkin memerlukan perangkat lunak baru yang tidak kompatibel dengan server saat ini, yang akan sepenuhnya mengubah analisis Anda, dll.
• Apa potensi biaya untuk bisnis yang tidak menyelesaikan masalah ini?
  • Cobalah untuk menjadi sangat jelas tentang hal ini. Jangan melebih-lebihkan ("server akan turun dan semua orang akan MATI !!"), tetapi jangan menjual juga; jika biayanya parah, manajemen harus dapat memperhitungkannya.
• Apa solusi yang telah saya pertimbangkan, serta biaya dan manfaatnya?
  • Ini tidak perlu sangat teknis, tetapi akan membantu meyakinkan manajemen bahwa Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda. Selain itu, saat menyiapkan daftar, Anda mungkin menemukan solusi yang belum Anda pertimbangkan sebelumnya.
  • Hitung waktu implementasi dan dukungan Anda sebagai biaya; layanan alih daya (seperti menyiapkan Google Apps untuk menangani email alih-alih menggunakan Exchange) mungkin membutuhkan uang tunai, tetapi waktu yang Anda hemat dengan tidak mengatur secara mikro server Exchange mungkin memiliki nilai bisnis yang besar.

Banyak admin melakukan kesalahan dengan hanya melihat masalah teknis; misalnya, sistem yang kedaluwarsa perlu ditingkatkan karena kedaluwarsa (mungkin kinerjanya buruk, atau tidak kompatibel dengan aplikasi terbaru, dll.). Meskipun ini mungkin praktik terbaik dari perspektif teknis, menjalankan bisnis adalah tentang menyeimbangkan biaya dan manfaat dan mengelola risiko. Jika manfaatnya bagi bisnis, relatif, kecil, itu mungkin tidak layak menimbulkan biaya dalam perizinan, pengujian, waktu Anda untuk mengimplementasikan upgrade, dan juga peningkatan risiko terjadi kesalahan.

Jika Anda belajar mengembangkan dan menyajikan proposal seperti ini, Anda akan menemukan sesuatu yang menarik: Anda akan mulai melihat IT sebagai bagian dari keseluruhan bisnis daripada unit independen, dan manajemen akan mulai menjadi jauh lebih reseptif terhadap permintaan Anda ketika mereka sadar Anda memiliki perspektif itu. Anda akan belajar untuk membuat apa yang Anda minta sejalan dengan apa yang ingin dilakukan manajemen, dan mereka akan memastikan Anda mendapatkan sumber daya apa pun yang Anda butuhkan.

Saya bekerja dengan dokter, dan saya tahu ini adalah penjualan yang sulit, jika mereka menghabiskan uang untuk bisnis mereka, itu berarti mereka tidak membawa banyak uang ke bank mereka. Jadi, letakkan kedua opsi dan perinci untuk masing-masing. Berikan pro dan kontra dari masing-masing dan jelaskan mengapa kita membutuhkan masing-masing dari mereka.

Biarkan mereka tahu pikiran Anda tentang apa yang menurut Anda lebih penting, lalu tanyakan apa yang ingin mereka belanjakan. Jika Anda ingin bermain bola keras, lakukan ini tanpa harga, kemudian setelah Anda menyetujui mereka berapa banyak yang mereka butuhkan, maka tunjukkan angkanya.

Poin yang bisa Anda fokuskan

• Jelaskan kepada mereka mengapa server macet (Anda tidak memasukkan ini dalam pertanyaan Anda, tapi saya rasa itu perangkat keras karena Anda ingin menggantinya).
• Jelaskan mengapa server ini sangat penting.
• Berapa biaya perusahaan jika mereka kehilangan server? Lebih dari $ 10k?
• Anda juga menyebutkan layanan kesehatan, yang mengharuskan memiliki catatan selama x jumlah tahun per HCFA. Jika mereka kehilangan bahwa mereka juga akan terbuka untuk gugatan, berapa biayanya?

Dua poin terakhir juga memiliki rencana cadangan yang efektif. Mengganti server itu bagus, tetapi jika server baru mengalami peningkatan, atau dilengkapi dengan disk yang rusak dan cadangan malam terakhir gagal. Anda bisa, sekali lagi, keluar sehari penuh tanpa data. Berapa banyak uang yang hilang begitu saja?