Bagaimana merestrukturisasi departemen TI kecil ini? [Tutup]

Melalui 2 tahun terakhir ini, saudara lelaki saya dan saya telah bertanggung jawab atas "departemen TI" perusahaan keluarga kami. Kami tidak dapat mendedikasikan seluruh waktu kami untuk ini, karena kami masih kuliah dan kami juga memiliki beberapa proyek dan hal-hal yang harus dilakukan.

Infrastruktur departemen kami saat ini, terdiri dari diri kami sendiri dan penyedia layanan TI outsourcing. Pengaturan ini belum berfungsi seperti yang kita inginkan. Perusahaan ini mengenakan biaya sekitar 650 USD / bulan dan kami merasa layanan yang mereka berikan tidak sepadan dengan uang yang dikeluarkan.

Sebagai contoh, mereka mengirim seorang pria satu kali per minggu untuk melakukan pemeliharaan PC dan mereka "mengelola" server kami dari jarak jauh. Namun, saya selalu bertanya kepada mereka laporan tentang pekerjaan jarak jauh mereka dan mereka tidak pernah melakukannya.

Seperti yang Anda tahu, kami BAN dari orang-orang ini. Apa yang ingin kita lakukan sekarang adalah menghapus orang-orang ini dan menyewa seorang teknisi dan menyuruhnya melaksanakan beberapa prosedur, seperti cadangan, administrasi Direktori Aktif, administrasi firewall, dll ... Yang saya inginkan adalah beberapa saran tentang bagaimana menyusun prosedur dan prosedur departemen kami kerja.

Berikut ini adalah pengaturan kami saat ini:

• Sekitar 20 PC.
• Sekitar 20 telepon IP.
• 2 server dengan mesin virtual (server Windows).
• 1 server dengan Asterisk (menggunakan Elastix).
• 1 mesin untuk firewall (menggunakan Untangle).
• 1 NAS plus beberapa HD eksternal untuk cadangan.
• Satu langganan dengan iBackup.com untuk mendukung database MS SQL.
• Google Apps untuk layanan email.

Apa (sumber daya informasi, perangkat lunak) yang Anda rekomendasikan untuk:

• Penataan departemen TI kecil. Apa hal yang mungkin saya lewatkan?
• Mengelola NAS dan cadangan (mempertimbangkan JungleDisk untuk cadangan di luar kantor)
• Memeriksa status server dari jarak jauh
• Perawatan umum pada PC
• Perangkat lunak antivirus untuk PC dan server.

Perusahaan ini mengenakan biaya sekitar 650 USD / bulan dan kami merasa layanan yang mereka berikan tidak sepadan dengan uang yang dikeluarkan.

$ 650 / bln adalah kacang. Seorang staf penuh waktu akan dikenakan biaya 5 kali lipat minimum - 8x atau lebih lebih mungkin, terutama ketika Anda mempertimbangkan manfaat, peralatan, pajak gaji, dan ruang kantor dalam campuran. Dari arah lain, bisnis konsultasi tipikal cenderung mengenakan biaya lebih dari $ 100 per jam . Bisa jadi lebih, bisa lebih sedikit, tergantung lokasi Anda, tetapi tidak murah. Menggunakan $ 100 / jam sebagai sampel, Anda melihat mereka menghabiskan kurang dari 2 jam per minggu total untuk bisnis Anda. Bahkan jika mereka memberi Anda semacam tarif khusus karena bisnis yang dijamin paling banyak 3 atau 4 jam per minggu.

Di organisasi ukuran Anda, Anda mungkin benar dalam mempercayai bahwa Anda tidak membutuhkan orang penuh waktu Anda sendiri, dan jika Anda tidak merasa mendapat $ 650 setiap bulan, itu tidak masalah. Pahamilah bahwa opsi lain cenderung lebih mahal , bukan lebih murah. Mungkin lebih banyak.

Jadi, hal pertama yang harus dilakukan adalah duduk dan mencari tahu berapa banyak waktu yang Anda pikir dibutuhkan oleh layanan TI Anda setiap minggu, dalam hal perhatian, pemantauan, pemeliharaan, dan perencanaan. Setelah itu, cari tahu cara terbaik untuk membayarnya. Bagi saya sepertinya $ 650, Anda mendapatkan penawaran yang cukup bagus sekarang dari penyedia yang ada. Jika Anda memutuskan perlu 12 jam / minggu dan saat ini Anda hanya membayar 4, Anda mungkin menemukan penyedia Anda saat ini lebih dari bersedia dan mampu memberi Anda layanan yang Anda inginkan setelah Anda mulai membayar mereka cukup untuk membenarkan pengeluaran mereka seperti itu waktu di atasnya. Anda juga terdengar seperti Anda benar-benar hanya ingin istirahat bersih, dan tidak apa-apa. Dalam hal ini, saran saya adalah jangan membakar jembatan Anda ketika Anda membuat perubahan.

Akhirnya, satu hal yang saya pikir Anda lewatkan dalam infrastruktur Anda saat ini adalah sistem tiket yang baik untuk permintaan help desk. Saya tidak akan keluar dan mendapatkan apa pun sampai Anda tahu dengan siapa Anda akan bekerja dan siapa yang akan memelihara sistem. Mereka akan memiliki perangkat lunak yang sudah mereka kenal dengan baik dan mungkin ingin menggunakan atau lebih mampu mendukung.

Pertama, Joel benar: Untuk dukungan TI yang kompeten Anda mencari dengan biaya yang lebih tinggi. Ujung bawah pasar pro TI jenuh dengan orang-orang otodidak yang bekerja dari rumah. Harganya bagus, tetapi perhatian terhadap detail, profesionalisme, dan konsistensi tidak ada di sana, dan ada kecenderungan untuk melakukan hal-hal 'dengan cara saya' daripada mematuhi praktik-praktik terbaik (atau bahkan menyadari apa yang mungkin terjadi). Dengan kata lain, tembaklah yang termurah dan Anda biasanya akan berakhir dengan para koboi.

Anda harus dapat menemukan perusahaan dukungan TI lokal yang akan menawarkan kepada Anda dukungan lingkungan harga tetap dengan jangka waktu tertentu yang spesifik. Misalnya, kontrak 6 bulan untuk 25 orang-jam dukungan lingkungan per bulan, di mana 10 jam merupakan pekerjaan jarak jauh melakukan tugas pemeliharaan x / y / z, 5 jam menghasilkan laporan bulanan, 10 jam kerja di tempat sebagai yg dibutuhkan. Pekerjaan di tempat lebih dari ini dikenakan biaya x per jam.

Idealnya Anda menginginkan perusahaan yang menawarkan perangkat lunak helpdesk sendiri (kami menggunakan Beetil , ini hebat) dan Anda hanya akan mendapatkan login ke sistem, tidak harus menjalankannya sendiri.

Hal-hal penting yang harus dicari dari penyedia dukungan Anda:

• Solusi helpdesk berbasis web yang memungkinkan Anda untuk masuk, menghasilkan tiket, memeriksa kemajuan, dll
• Pelaporan cadangan aktif dan pemulihan pengujian sebagai bagian dari jadwal pemeliharaan (katakanlah, pulihkan dari cadangan setiap 6 bulan sekali untuk memverifikasi bahwa valid). Ini seharusnya cukup mudah dengan host virtual Anda karena Anda bisa mengembalikan ke VM sementara tanpa biaya perangkat keras tambahan.
• Laporan yang ditentukan dapat dikirimkan dengan item spesifik pada daftar (mis. Status tambalan server / server, status AV, pelaporan jam)

Anda memiliki sejumlah masalah tetapi lebih bersifat manajemen daripada TI. Apa yang telah Anda gambarkan adalah bencana yang menunggu untuk terjadi dan jika itu terjadi, bisnis dapat melipat akibatnya. Cadangan yang tidak dapat Anda kendalikan bukanlah cadangan yang dapat diandalkan dan mungkin juga tidak ada.

Bantulah diri Anda dan bisnis. Anda dan saudara Anda harus berhenti berpura-pura sebagai orang IT dan menempatkan infrastruktur IT bisnis di tangan seseorang yang tahu apa yang mereka lakukan.

Merancang rencana yang akan memastikan kebutuhan bisnis dipenuhi. Itu termasuk strategi cadangan yang tepat dan pemeliharaan komputer dan sistem. Saya akan menentang tren saat ini dan merekomendasikan Anda menggunakan cadangan fisik saja, bukan mengunggah ke "cloud". Cadangan juga harus diambil di luar lokasi.

Terlalu banyak bisnis yang gulung tikar setelah bencana hanya karena mereka tidak dapat mengembalikan data mereka. Statistik menunjukkan bahwa bahkan perusahaan yang memiliki cadangan yang baik berada dalam bahaya melipat dalam tahun pertama setelah bencana besar.

Bisnis ini tidak cukup besar untuk membutuhkan orang IT penuh waktu. Saya bekerja untuk perusahaan yang agak besar dan jika bukan karena proyek pemrograman saya, saya tidak akan melakukan apa-apa setidaknya 90% dari waktu. Inilah yang saya sarankan Anda lakukan.

• Buat rencana yang tepat tentang apa yang harus dilakukan oleh orang / perusahaan dan dokumentasi apa yang diperlukan.
• Atur untuk memiliki setidaknya satu orang di tempat bisnis, yang lain bertindak sebagai cadangan, untuk melakukan bagian fisik dari cadangan harian. yaitu menukar kaset, hard drive (yuk!), atau apa pun yang akan digunakan.
• Lepaskan diri Anda dari keterlibatan langsung tetapi mungkin ambil peran pemantauan yang lebih untuk memastikan semua langkah diikuti.
• Singkirkan kontraktor Anda saat ini dan temukan seseorang yang siap untuk melakukan pekerjaan dalam parameter yang Anda tata.

Kontraktor harus dapat melakukan hampir semua hal dari jarak jauh tetapi juga harus siap untuk memiliki kehadiran fisik sebagaimana dan ketika diperlukan, yang tidak pada jadwal yang sewenang-wenang. Tidak ada yang salah atau jahat tentang bekerja dari jarak jauh. Saya bahkan akan mengatakan bahwa seseorang yang tidak dapat bekerja dengan cara id bukan orang yang Anda butuhkan.

Jika kontraktor perlu menghabiskan lebih dari beberapa jam seminggu pada sistem Anda maka mereka tidak kompeten atau orang lain melakukan sesuatu yang sangat salah, jadi pastikan kontraktor siap untuk menjaga catatan tidak hanya apa yang mereka lakukan tetapi juga jam yang dihabiskan untuk melakukannya.