Jika Anda tertabrak bus, apakah perusahaan Anda akan bermasalah?

Di tempat kerja, saya adalah satu-satunya pria IT (lakukan semuanya, dan lakukan sekarang ketik pria) selama 10 tahun terakhir. Jika saya ditabrak bus, mereka akan benar-benar kacau. Saya sudah menyebutkannya beberapa kali kepada tipe manajemen / presiden, namun mereka mengabaikan saya. Sayang sekali bagi mereka.

Apa yang bisa saya lakukan untuk mengurangi rasa sakit mereka? (Atau haruskah aku peduli?)

(Ya, ini seharusnya wiki komunitas, tapi, saya tidak melihat kotak centang ... mungkin saya tidak punya cukup perwakilan.)

Dokumentasikan semuanya.

Ada utas tentang Slashdot baru-baru ini tentang memulai dokumentasi, yang mengilhami saya untuk menuliskan pemikiran saya tentang dokumentasi.

Poin kunci saya adalah:

Prinsip # 1: Tidak Pernah Dilakukan

Dokumentasi adalah upaya berkelanjutan yang akan selalu ketinggalan dari apa yang ada dalam produksi. Perubahan dilakukan secara ad-hoc, hal-hal yang bergerak di sekitar atau dihentikan atau dioperasikan secara acak. Dokumentasi tidak akan pernah ketinggalan.

Anda harus menjual orang-orang yang membayar tagihan berdasarkan nilai waktu yang dihabiskan (dan karenanya, uang) untuk menjaga agar dokumentasi yang berjalan tetap mutakhir. Sering kali percakapan itu seperti ini: "ingat ketika saya harus menghabiskan $ WAKTU mencari tahu bagaimana $ HAL rusak? Nah ketika saya selesai, ada catatan teknologi ini merinci $ HAL, sehingga orang berikutnya yang datang tidak akan harus memikirkan semuanya. "

Anda harus melakukannya, meskipun Anda tidak akan pernah selesai.

Prinsip # 2: Satu-satunya Hal yang Lebih Buruk daripada Tidak Ada Dokumentasi Adalah Dokumentasi yang Salah

Ini lebih disangkal daripada sebuah prinsip. Dokumentasi dapat membuai Anda ke perasaan salah bahwa ada sesuatu yang diketahui dan jika ada yang salah, Anda dapat menjalankannya untuk memperbaikinya.

Penting untuk mengakui masalah ini.

Prinsip # 3: Anda Menulis Dokumentasi Untuk Pengganti Anda

Peluangnya adalah 95% dari apa pun yang Anda dokumentasikan, Anda tidak perlu merujuk lagi. Dokumentasi adalah kumpulan kebijaksanaan untuk masa depan, bukan untuk Anda. Jadi, Anda harus berasumsi bahwa audiens Anda tahu sedikit atau tidak sama sekali tentang hal-hal spesifik tentang bagaimana keadaan mereka.

Dan akan ada penerusnya. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi saya tidak berencana untuk berada di lingkungan khusus ini selama sisa hidup saya. Peluang datang dan pergi, dan ketika mereka datang, kadang-kadang Anda pergi. Tetapi hidup terus berjalan di belakang Anda, dan semakin halus Anda dapat menjadikan hidup bagi penerus Anda semakin baik. Kalau tidak, Anda mungkin memiliki koleksi mantan pelanggan yang diam-diam mengatakan hal-hal yang tidak menyenangkan tentang Anda. Saya suka mengatakan bahwa itu adalah 50 orang yang sama yang bekerja di mana-mana di TI di Ottawa karena Anda terus bertemu mereka di mana-mana. Membantu penerus Anda mungkin membuka pintu bagi Anda di masa depan.

Sekarang sampai batas tertentu selalu ada tingkat "menyalahkan pria sebelumnya" ketika masalah muncul. Itu adalah bagian dari bisnis. Saya sudah melakukannya sendiri. Tetapi pada beberapa kesempatan ketika saya mengecam lelaki sebelumnya sebagai semacam orang tolol, saya telah belajar sebaliknya bahwa dia benar-benar telah bertindak bersama dan tahu lebih banyak tentang apa yang sedang terjadi daripada yang saya lakukan pada saat itu.

Prinsip # 4: "Mengapa" seringkali lebih penting daripada "Bagaimana"

Ketika melihat suatu sistem, kebanyakan dari kita mulai berpikir berpikir mengapa ini seperti ini? Hampir selalu ada alasan khusus untuk pilihan konfigurasi yang dibuat. Dalam keadaan ini, "Mengapa" menentukan "Bagaimana", dan Anda harus memastikan bahwa pembaca memahami masalah spesifik yang dipecahkan ketika memeriksa sisa-sisa merokok dari solusi Anda.

Prinsip # 5: Itu harus mudah atau Anda tidak akan melakukannya

Ini berarti Anda harus sangat menyadari alat Anda serta mereka yang akan menggunakan alat Anda.

Menjaga hal-hal terbaru harus mudah. Jika Anda harus melakukan upaya apa pun, maka Anda akan menemukan alasan untuk tidak melakukannya saat itu dilakukan, yang segera setelah perubahan.

Jika alat Anda tidak mudah digunakan orang lain, maka mereka tidak akan menggunakannya. Ini bisa sangat melumpuhkan dalam lingkungan tim, karena semakin besar tim semakin besar kemungkinan Anda akan bertemu dengan anggota tim yang tidak menyukai alat pilihan Anda.

Secara pribadi, saya suka wiki untuk dokumen. Namun masalahnya adalah bahwa wiki tidak memaksa struktur pada Anda, jadi struktur itu harus dipaksakan dari luar. Ini selalu mengarah pada konflik di suatu tempat karena orang lain memiliki ide yang lebih baik / berbeda.

Di beberapa tempat saya telah menggunakan dokumen Word dan Visio "diterbitkan" ke PDF, dengan PDF "terbaru" dianggap otoritatif. Ini bagus karena Anda kemudian memiliki koleksi yang dapat Anda serahkan kepada majikan / penerus Anda. PDF, jika diberi tanggal yang tepat, dapat memberikan catatan sejarah tentang apa yang terjadi, meskipun yang tidak mudah dinavigasi. Itu buruk karena saya tidak suka Word atau Visio dan telah dipaksa untuk mendapatkan pemahaman dasar tentang alat-alat ini untuk mengkomunikasikan ide-ide secara efektif.

Majikan saya saat ini sedang mempermainkan ide dokumen Word di portal Sharepoint. Kita hanya harus melihat seberapa jauh kita sampai di sana

Tentu saja kamu harus peduli. Lagi pula, pekerjaan apa pun yang layak dilakukan adalah pekerjaan yang layak dilakukan dengan baik.

1.) Sudah dikatakan tetapi perlu diulang untuk pengulangan. Dokumen, dokumen, dokumen. Gunakan spreadsheet excel, kertas surat, pena bulu, dan perkamen jika perlu. Beberapa ribu notebook mead seperti di film "Se7en" jika perlu. Either way, jelaskan, ringkas dan mudah dibaca karena siapa pun harus mengganti Anda ketika Anda terkena meteor.

2.) Setelah Anda mulai mendokumentasikan semuanya, Anda harus berada dalam suasana menulis. Saatnya memulai proyek sampingan yang merinci perubahan beberapa tahun terakhir yang dilakukan pada server. Mulailah membangun proses manajemen perubahan, tetapi lalui secara historis. Pastikan Anda mencatat seberapa sering Anda mengubah disk pada beberapa server yang rewel. Berapa biayanya, dll. Ini memberikan metrik yang bagus untuk Anda andalkan, bahkan jika meteor itu merindukan Anda dan mengeluarkan anjing tetangga.

3.) Menerapkan sistem pemantauan yang memantau dan mengirim email tentang kegagalan kritis. Apa itu, katamu? Anda sudah punya? Manis! Sekarang dokumentasikan. Cara kerjanya, apa yang Anda monitor, mengapa Anda memantaunya.

4.) Anda punya tanggung jawab untuk membawanya ke jenis manajemen Anda lagi. Dan lagi, dan lagi. Sebanyak yang Anda bisa. Bersikap sopan. Bersikaplah penuh hormat, tetapi datang menanggung apa biaya untuk bisnis akan, jika meteor itu turun dan Anda menghilang.

Ini bukan tanggung jawab yang bisa Anda hancurkan, ini merupakan persyaratan etis dari pekerjaan Anda dan cocok dengan posisi yang Anda pegang sebagai `penjaga dan penjaga kunci-kunci kerajaan '.

Pikirkan seperti ini. Jika Anda dapat menghindari dan melupakan kekhawatiran tentang hal ini dan merasa baik-baik saja melakukan hal itu, maka mengapa Anda tidak menyisir file akuntansi untuk gaji perusahaan untuk melihat apa dan berapa banyak tipe manajemen yang dihasilkan daripada Anda. Mengapa Anda tidak mengeksploitasi data perusahaan rahasia untuk penggunaan Anda sendiri? Mengapa Anda tidak membaca email orang?

Sederhananya, (dan mudah-mudahan) Anda tidak melakukan hal-hal ini karena rasa moral dan etika yang solid. Anda tahu, semuanya benar dari yang salah. Dengan demikian berikut, jika Anda memiliki itu, maka Anda tahu bahwa itu jelas tanggung jawab Anda untuk mendokumentasikan dan menyiapkan tindakan balasan terhadap scenerio kasus terburuk.

Itulah, perjalanan liburan Anda yang tanpa gangguan dan santai ke Hawaii. :)

(Sans meteor, itu.)

Berhati-hatilah menyeberang jalan, melihat ke dua arah, memastikan tidak ada bus dengan Keanu Reeves dan Sandra Bullock di dalam pengisian di jalan.

Jika Anda ingin menurunkan kurva pembelajaran untuk pengganti Anda, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menulis dokumentasi pengaturan dan proses Anda. Mungkin cara termudah untuk melakukannya adalah membuat sistem wiki di suatu tempat dan terus menambahkannya. Beberapa di antaranya akan menjadi ketinggalan zaman, tetapi apa yang tidak akan sangat berharga.

Banyak posting di atas mengenai pentingnya dokumentasi yang tepat, tetapi ada satu aspek lain untuk menjadi "pria" di tempat kerja yang ingin Anda perhatikan.

Jika Anda adalah satu-satunya orang yang tahu cara mengoperasikan semuanya, liburan / kelahiran / keadaan darurat sulit ditangani, dan Anda tidak akan pernah dipromosikan atau mempelajari posisi lain di perusahaan (jika itu menarik minat Anda). Jika Anda tidak dapat tumbuh dan belajar dan mengembangkan keterampilan Anda, Anda mungkin berakhir pada posisi di garis bawah di mana Anda mencari pekerjaan, dan resume Anda menunjukkan bahwa Anda telah menghabiskan 10 tahun sebagai programmer COBOL / FORTRAN atau Admin OS \ 2 / Novell / NT.

Pertumbuhan dan crosstraining penting untuk pengembangan sebagai sysadmin. Alih-alih menjadi "lelaki" yang bergantung pada seluruh jaringan, jadilah "lelaki" yang selalu bersedia menunjukkan kepada lelaki baru apa yang harus dilakukan dan siapa yang selalu tertarik untuk belajar lebih banyak tentang bisnis ini.

Kuncinya di sini adalah dokumentasi yang terperinci dan lengkap. Ini adalah sesuatu yang sangat penting tidak hanya jika Anda lumpuh tetapi jika mereka memiliki orang yunior masuk dan Anda ingin pergi berlibur (atau beralih ke padang rumput yang lebih hijau). Memiliki dokumen dan referensi yang tepat dapat sangat berguna bagi orang lain untuk mempercepat jaringan.

Saya mencoba SANGAT KERAS untuk memastikan bahwa kami tidak memiliki SPoF yang bijaksana, termasuk milik saya. Sikap itu lebih berharga daripada pengetahuan lokal apa pun yang mungkin saya simpan untuk diri saya sendiri.

Saya mengambil alih posisi ini (Sys Admin / Lead Dev) dari seorang pria yang memiliki cara spesifik untuk melakukan semuanya. 17 server yang kami miliki semuanya diatur sedikit berbeda. Ada begitu banyak prosedur dan penanganan masalah secara manual di sini dan hampir tidak ada yang didokumentasikan (dokumentasi cukup banyak termasuk satu baris penjelasan dari setiap server dan perannya). Ini membuat saya mengevaluasi kembali banyak proses di kantor. Setiap kali saya belajar sesuatu, itu ditambahkan ke wiki. Saya juga mendelegasikan beberapa pekerjaan server ke pengembang lain sehingga mereka setidaknya dapat mempelajari info minimal tentang pekerjaan kecil.

Menulis dokumentasi itu menyebalkan, tapi pikirkan bagaimana rasanya masuk ke posisi Anda tanpa.

Dokumentasi adalah masalah besar. Di mana saya berada, saya memiliki masalah yang berlawanan dengan Anda, kami baru-baru ini memasang sistem Pelacakan POS / Pesanan baru (kami adalah perusahaan ukiran dan promosi) dan saya memiliki masalah untuk membuat orang menulis di sistem informasi tentang penyesuaian. Terutama orang-orang level rendah, karena manajer akan melakukannya atas perintahnya, karena dia biasa melakukannya untuk semua pesanan, memasukkannya ke dalam basis data akses SANGAT LAMA. Saya sangat ingin pergi tanpa kertas, dan itu sepenuhnya mungkin dalam bisnis kami, tapi saya tidak bisa membuat orang mengetikkan informasi perintah kerja, sial.

Jadi, tetap terhubung untuk mendapatkan otorisasi. Atau jika Anda merasa baik, lakukanlah sendiri-sendiri. Mungkin hal yang baik untuk masa depan Anda di perusahaan, belum lagi penerus Anda.

re: haruskah saya peduli?

Kecuali jika kantor Anda 100% tidak berfungsi, orang-orang akan memperhatikan bahwa Anda membuat segala sesuatunya berjalan lebih lancar. Bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan perusahaan, dan tidak hanya mengunci 'ketidaksanggupan Anda'. Perusahaan yang bank Anda tidak pernah tinggalkan / tidak pernah mendapatkan penawaran yang lebih baik tidak berfungsi dengan baik. PEKERJAAN seseorang untuk memperhatikan bahwa Anda menahan hal semacam itu dari perusahaan.

Saya pribadi CINTA bekerja dengan orang-orang yang mendokumentasikan, dan ingin pekerjaan yang mereka selesaikan berdiri sendiri, dan tidak selalu membutuhkan keterlibatan mereka. Ketika Anda mendokumentasikan dan meletakkan hal-hal yang telah Anda lakukan di belakang Anda, Anda membuka lebih banyak waktu untuk mengerjakan proyek masa depan.

Kami pada dasarnya memiliki situasi yang sama. Itu sebabnya direktur telah mempekerjakan saya untuk menambahkan satu simpul pengetahuan lagi.

Tapi jujur, itu bukan tempat Anda untuk peduli. Ini adalah bisnis manajemen untuk menilai risiko dan mengatasinya.

Saya telah menemukan bahwa pendekatan Getting Things Done membantu mengatasi hambatan mental awal yang mencegah Anda mendokumentasikan pekerjaan Anda dengan benar. Daripada menganggap dokumentasi sebagai tugas monolitik yang akan mencegah Anda melakukan pekerjaan "nyata", bagilah menjadi potongan-potongan berukuran gigitan. Setiap kali Anda menemukan tidbit informasi yang harus diketahui penerus Anda, tulislah. Kemudian cadangan satu atau dua jam setiap minggu untuk meninjau, mengklarifikasi dan mengelompokkan pengetahuan Anda.

• Dokumentasi: Penting
• Pekerjaan Anda yang berharga: Tidak sepenting yang Anda pikirkan

Jangan mendokumentasikan. Jangan berbagi pengetahuan dengan orang lain. Dengan mendokumentasikan berbagai hal, Anda membuat diri Anda kurang berharga. Anda akan dibayar lebih sedikit. Bonus Anda akan lebih sedikit. Keamanan pekerjaan Anda akan berkurang. Mengapa kamu melakukan ini?

Keseimbangan yang tepat adalah di mana Anda tidak perlu terganggu selama tidur atau liburan. Kalau tidak, Anda merendahkan diri.