Apa praktik terbaik untuk mengatur Google Documents untuk perusahaan? [Tutup]

Perusahaan saya memiliki 20 orang. Kita semua menggunakan Google Documents. Ketika saya terus menerima pengiriman dokumen dari saya, saya mengaturnya (melalui koleksi), tetapi saya menyadari bahwa semua orang juga mengaturnya. Ini adalah fitur yang hebat, tetapi sepertinya ada cara yang lebih baik untuk mengatur dokumen sehingga orang lain dapat menemukannya dan tidak semua orang harus mengaturnya.

Adakah yang punya saran tentang sumber daya untuk praktik terbaik untuk mengatur Google Documents untuk seluruh organisasi?

Saya tahu saya bisa menggunakan koleksi dan membagikannya, bukan dokumen individual.

Di perusahaan kami, kami menggunakan Google Apps dan karenanya Google Documents. Dari sudut pandang administratif saya, saya dapat mengklik kipas yang disebut [Layanan-Pengaturan] kemudian pada [Pengaturan dokumen ] dan pada halaman ini saya dapat memilih [opsi berbagi]. Ini terlihat seperti ini:

Opsi berbagi di luar [Perusahaan]

Pilih tingkat berbagi tertinggi yang ingin Anda izinkan untuk pengguna Anda:

• () Pengguna tidak dapat membagikan dokumen di luar [Perusahaan]

  [_] Biarkan pengguna menerima dokumen dari luar [Perusahaan]

• (x) Pengguna dapat berbagi dokumen di luar [Perusahaan]

  [_] Peringatkan pengguna saat berbagi di luar [Perusahaan]

Visibilitas dokumen

Pilih visibilitas default untuk dokumen yang baru dibuat:

• (x) [Perusahaan]

  Orang-orang di [Perusahaan] dapat menemukan dan mengakses.

• (_) Orang-orang di [Company] dengan tautan

  Orang-orang di [Perusahaan] yang memiliki tautan dapat mengakses.

• (_) Pribadi

  Hanya orang yang secara eksplisit diberikan izin yang dapat mengakses.

Koleksi di Google Documents juga dapat dibagikan. Jadi, jika Anda ingin memiliki cara standar mengatur dokumen dalam koleksi, seluruh koleksi dapat dibagikan dalam perusahaan Anda.

Saya baru saja mengambil sebagai admin utama untuk perusahaan dengan 30 orang. Salah satu teknik organisasi paling berguna yang telah saya terapkan adalah memanfaatkan grup google untuk berbagi ... Anda tidak perlu lagi membagikan file individual dengan karyawan atau menghapusnya begitu mereka tidak lagi memerlukan akses. Anda cukup menghapus atau menambahkannya ke grup. Selesai