Mendiagnosis spreadsheet Excel yang lambat?

Seorang klien menghubungi saya, mengeluh tentang spreadsheet Excel yang terlalu lama untuk dibuka. Mereka menggunakan Excel untuk membuat faktur, sehingga mereka memiliki ratusan lembar kerja Excel dengan pemformatan ringan dan perhitungan yang sangat sederhana. Ketika mengurutkan spreadsheet berdasarkan ukuran, saya melihat bahwa sementara sebagian besar spreadsheet berkisar antara 10-250k, ada beberapa spreadsheet dengan ukuran file 2-3 MB dan lebih banyak lagi. Anehnya, ukuran file tidak besar, mereka tidak memegang banyak data, hanya sedikit pemformatan, mungkin dua atau tiga halaman faktur tercetak, tetapi jumlah data mereka hampir identik dengan spreadsheet berukuran lebih kecil (dan pembukaan normal) .

Saat membuka file, jumlah RAM yang dibutuhkan akan melonjak dari 3 MB menjadi 400 MB, dan itu akan benar-benar menempati satu inti (diuji pada dual-core di kantor, dan laptop quad-core saya), saat mulai. Saya pikir mereka entah bagaimana menangkap beberapa kode VBA, tetapi tidak ada makro, tidak ada kode VBA. Ctrl + End menunjukkan 39 baris dan sekitar 12 kolom (berakhir di M). Saya bahkan telah menghapus data, baris demi baris, atau kolom demi kolom, sampai tidak ada data yang tersisa, dan itu masih memberi saya masalah yang sama.

Saya telah meninjau banyak pencarian Google, tetapi tidak berhasil. Adakah yang bisa menawarkan bantuan?

Saya telah menemukan jawaban untuk masalah saya!

Menggunakan petunjuk yang diberikan kepada saya oleh allquixotic, saya membuka file xlsx dalam 7-Zip, dan membandingkan ukuran file. Ada satu file yang jauh lebih besar dari yang lain. File xl \ drawings \ drawing1.xml adalah file yang berisi banyak referensi ke format, berulang-ulang.

Saya menghabiskan beberapa jam mencoba mencari pola, tetapi tidak bisa. Tidak ada yang bisa saya lakukan yang bisa membuatnya bekerja! Kemudian, setelah kejengkelan, saya baru saja menghapus file sialan, dan mencoba untuk membuka kembali di Excel (2010- tidak mengujinya di Excel 2007).

Mengeluh file rusak, dan bertanya apakah saya ingin mencoba perbaikan. Memperbaiki file hanya menghapus bentuk, tetapi tidak mengubah format file sama sekali. Saya harus menyimpan kembali file tersebut sebagai file yang sama, yang agak aneh, tetapi berhasil!

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, saya belum menguji solusi ini untuk produk apa pun selain Excel 2010, jadi saya tidak tahu apakah file bentuk sangat penting untuk Excel 2k7 atau produk OpenOffice. Tapi, jika Anda memiliki masalah serupa, semoga ini bisa membantu.

Apakah Anda menggunakan format .xls biner atau format .xlsx berbasis XML yang baru? Secara umum format .xlsx menghasilkan pengurangan dramatis dalam ukuran file.

Periksa hal-hal seperti jumlah gaya berlebihan yang disimpan dalam dokumen.

Cobalah untuk "menghapus informasi pribadi" (fitur Excel / Word / dll.) Untuk membersihkan jenis-jenis penggerek tertentu yang mungkin ada di dalam file.

Jika spreadsheet adalah, atau sebelumnya telah dibagikan, mungkin ada data bagikan lama yang tersimpan di dalamnya.

Salah satu perbaikan sederhana adalah menyalin dan menempelkan hanya data yang relevan dari spreadsheet itu ke yang baru, kemudian menyimpannya dalam format .xlsx, dan lihat seberapa kecilnya. Jika sangat kecil maka Anda memiliki jawaban Anda - Excel melakukan akuntansi yang buruk dari struktur data format file internal.

Juga periksa rumus rumit dan melingkar dan referensi ke lembar eksternal (terutama yang ada di drive jaringan). Jika menurut Anda formula mungkin lambat, Anda dapat menggunakannya dengan menggunakan alat audit formula.

Hal terakhir: jika Anda menyimpannya sebagai .xlsx dan masih besar, coba unduh alat Produktivitas SDK OpenXML: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=5124

Buka .xlsx di dalamnya dan lihat saja semua elemen dalam file dan lihat apakah ada sesuatu yang jelas asing. Ini mungkin memerlukan pengetahuan tentang XML dan skema OpenXML tertentu, tetapi ini adalah cara yang pasti untuk mencari tahu apa yang menyebabkan bloat.

PS - jika hal seperti ini mengganggu Anda, berhentilah menggunakan format / program Microsoft atau sarankan kepada pelanggan Anda untuk melakukannya. Jika Anda mencari Google untuk "database Microsoft Access mengasapi" Anda akan melihat bahwa Microsoft memiliki sejarah panjang membiarkan format eksklusif mereka bocor ton data yang tidak berguna ke disk yang tidak pernah dibersihkan. Ini seperti kebocoran memori yang sangat buruk yang memakan disk Anda, bukan RAM Anda.

Solusi lain yang mungkin adalah:

1. Buat salinan file Excel yang bermasalah
2. Buka salinan itu
3. Tekan CTRL + A dan kemudian klik "Hapus" -> "Hapus Format"
4. Ulangi langkah 3 pada setiap lembar kerja
5. Simpan file dan coba buka kembali

Ketika ada terlalu banyak pemformatan, terutama jika ada banyak gaya berbeda yang diterapkan pada banyak sel individu, Excel benar-benar kesulitan mencoba menerapkan pemformatan saat membuka file.

Tentu saja, ketika Anda menghapus semua pemformatan Anda akan berakhir dengan hanya teks dengan gaya default yang diterapkan di semua sel dengan batas, bayangan, dll hilang. Tapi dengan cara ini Anda bisa menentukan penyebab masalahnya.

Untuk pengurangan ukuran yang dramatis, Anda dapat mencoba format .xlsb. Harus mengurangi lebih dari format berbasis XML lain yang disediakan excel.

Buka salah satu lembar spread itu dan lihat formatnya. Cari yang biasa saja. Cobalah untuk menyalin seluruh kolom ke lembar kerja excel lain dan tempelkan nilai saja (tanpa memformat apa pun). Lihat apakah itu membantu.

Dalam kasus saya masalahnya terkait dengan "Format sebagai tabel". Tabel memiliki 16000 kolom kosong. Saya kira ini adalah salah satu alasan paling sering untuk masalah seperti ini.

Saya telah melihat semua aturan pemformatan bersyarat, di seluruh lembar kerja, dan ada banyak. Saya melewati dan membersihkan semuanya, dan kemudian menciptakan yang benar-benar saya butuhkan, dan sekarang sangat cepat. Juga menyingkirkan semua 'Koneksi' yang tidak saya butuhkan, dan simpan sebagai .xlsb setelah semuanya bekerja dengan baik, dan bahkan lebih cepat sekarang: o)