Bagaimana Anda melacak apa yang Anda dan tim Anda kerjakan sehari-hari?

Saya berjuang dengan cara melacak apa yang sebenarnya saya dan orang-orang di tim saya lakukan setiap hari. Saya mendapatkan gambaran luas yang bagus dengan memeriksa kartu yang sudah selesai setiap minggu dan stand-up sedikit membantu, tetapi saya merasa seperti saya tidak memiliki pegangan yang baik pada pekerjaan sehari-hari tim saya. Kartu akan tetap dalam proses selama berhari-hari tanpa pembaruan di stand-up harian, dan beberapa insinyur adalah tim saya bukan yang paling komunikatif.

Saya sudah berpikir tentang menerapkan semacam catatan harian yang diisi oleh semua orang (melalui mailing list atau google doc bersama) tetapi ini tampaknya cukup rumit dan manual.

Memantau aktivitas GitHub melakukan pekerjaan yang baik tetapi bisa sedikit berlebihan dengan berapa banyak email yang dikirim setiap hari. Saya sudah berpikir tentang mencoba membangun sistem pencernaan untuk itu, tetapi tidak punya waktu luang.

Strategi apa yang telah Anda terapkan untuk tetap di atas apa yang tim Anda lakukan setiap hari sehingga Anda dapat mengukur bekerja pada tugas "dalam proses"?

Saya berbicara dengan mereka.

Teknologi tidak bisa menyelesaikan masalah sosial. Anda memiliki standup pagi singkat. Apa yang kamu lakukan kemarin? Apa yang akan Anda lakukan hari ini? Adakah hambatan?

Jika sesuatu terdengar mencurigakan (atau saya ingin tahu), saya berhenti dan mengajukan pertanyaan: "Anda bekerja di XYZ kemarin, bagaimana hasilnya?". Ini memaksa orang untuk memperhatikan, dan untuk benar-benar mengetahui apa yang sedang terjadi. Ini juga membuat Anda memimpin tim dalam lingkaran (dan memperhatikan, dan mengetahui apa yang sebenarnya terjadi). Ini perlu menjadi tepat waktu, dan pendek (10 menit max ). Hal lain dan orang tidak akan "mengesampingkan" pekerjaan. Mereka akan berhenti dan menunggu standup dan kemudian mengambil waktu untuk memulai lagi. Beberapa akan melakukannya, tetapi sebagian besar tidak dapat dihindari.

Lalu saya mampir ke meja semua orang di sore hari. Tidak setiap sore (meskipun mungkin lebih dari setiap sore untuk orang baru), bukan pada waktu yang sama, tetapi sekitar waktu yang sama (jadi itu informal, dan teratur). "Ada masalah? Ada halangan?"

Anda akan terkejut betapa seringnya Anda akan menghadapi masalah ketika orang-orang satu lawan satu.

Jika orang tidak memiliki masalah, bagus; kembali bekerja. Jika mereka tidak memiliki masalah sepanjang minggu ? Masalah. Anda tidak cukup menantang mereka, atau mereka tidak membuka diri. Tanyakan bagaimana XYZ (yang disebutkan dalam standup) berjalan. Buat mereka menjelaskan banyak hal.

Ini bukan manajemen mikro. Anda tidak memberi tahu mereka cara melakukan pekerjaan mereka. Anda tidak mengasuh mereka. Anda berada di sana untuk menghilangkan rintangan dari kehidupan mereka sehari-hari. Anda memerlukan informasi untuk melakukan itu. Selama Anda menjaga tim Anda keluar dari rapat, dan manajer proyek keluar dari kubus mereka, maka satu orang yang mampir untuk membantu sekali sehari tidak akan membuat mereka sedih. Tetapi semua interaksi ini harus berasal dari nada "Saya di sini untuk membantu Anda".

Hal lain yang akan saya lakukan adalah meninjau perubahan (sendiri, secara informal). Saya kemudian dapat melihat seberapa sering orang-orang check-in, seberapa besar perubahan mereka, seberapa cocok dengan apa yang mereka laporkan, seberapa sering mereka melakukan kembali berbagai hal, berapa banyak perbaikan bug yang mereka miliki, dan sebagainya. Status item pekerjaan yang berubah menjadi "selesai" hampir tidak ada artinya. Lihatlah kodenya. Apakah itu tampaknya dilakukan?

catatan: Satu poin samping yang sangat serius: seberapa besar tim Anda? Apakah lebih dari 7 orang? Tentu saja Anda tidak akan dapat melacak semua yang terjadi jika tim Anda terlalu besar.

Jangan mengelola mikro pengembang Anda!

Pengembangan perangkat lunak yang produktif membutuhkan upaya mental yang lama dan terkonsentrasi. Tidak realistis untuk mengharapkan mereka menghasilkan output yang konstan. Jika Anda mulai mengukur mereka setiap hari, mereka akan merestrukturisasi pekerjaan mereka sehingga mereka selalu menghasilkan beberapa artefak yang dapat dilihat untuk Anda lihat setiap hari. Itu mungkin atau mungkin tidak memiliki dampak positif pada kualitas perangkat lunak Anda. Ini hampir pasti akan berdampak negatif pada efisiensi pengembang Anda.

Seperti yang disarankan Robert Harvey , jangan mengelola mikro tim Anda. Berikan tim beberapa tugas yang diprioritaskan dengan nilai bisnis yang konkret dan biarkan tim Anda menemukan cara terbaik untuk memberikan nilai bisnis ini.

Jika tim memberikan nilai bisnis, maka Anda harus bahagia. Bagaimana mereka memastikan bahwa mereka memberikan fitur yang diminta harus terserah mereka.

Namun:

Kartu akan tetap dalam proses selama berhari-hari tanpa pembaruan di stand-up harian

Ini bisa menunjukkan bahwa ada kekurangan dalam proses.

Bisa jadi tim yang tidak benar-benar berfungsi sebagai tim, dan tidak melangkah untuk saling membantu ketika mereka macet. Bisa juga dengan komunikasi dengan bisnis. Tugasnya terlalu besar, sehingga menjadi sulit untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan. Spesifikasi tidak jelas.

Bisa juga tidak ada masalah sama sekali. Mungkin tim hanya bekerja dengan baik dengan kartu yang mewakili bagian-bagian besar pekerjaan yang membutuhkan waktu berhari-hari untuk diselesaikan, dan mungkin tim bekerja dengan baik untuk mencapai ini.

Saya pikir valid untuk menggunakan retrospektif sebagai platform untuk mengekspresikan kekhawatiran Anda. Terkadang bagus untuk menerima pengamatan dari luar.

Tetapi biarkan tim mencari tahu jika ada masalah, dan apa penyebabnya. Dan bersiaplah untuk menerima bahwa mungkin Anda perlu menyesuaikan cara tugas dikirim ke tim.

Ingat bahwa berdiri harian adalah alat bagi tim untuk membantu mereka mengatur pekerjaan; itu BUKAN alat bagi manajer untuk melacak apa yang dilakukan tim.

'Dorong pesan' bukan 'tarik pesan'

Pengembang akan sering mengunjungi salah satu dari kondisi berikut yang penting bagi Anda:

1. Yaaay, saya lakukan X!
2. Saya sedang mengerjakan X, tapi sepertinya itu akan memakan waktu lama ...
3. Saya terjebak pada masalah Y, sedang merisetnya tetapi mungkin perlu saran;
4. Saya diblokir karena saya menunggu A, B, dan C.

Idealnya, Anda ingin memiliki informasi yang cukup terbaru tentang status ini tanpa mengganggu produktivitas aktual. Konstan "Apakah kita sudah sampai?" kontraproduktif, tetapi mungkin Anda bisa melakukan sesuatu yang berguna untuk negara 2-4, jadi Anda perlu mendapat informasi tentang mereka.

Apa yang akan berfungsi adalah budaya 'push messaging', lebih disukai dengan cara otomatis. Anda mungkin tidak perlu melihat seluruh log-komit, tetapi Anda dapat membuat "dasbor" di mana Anda melihat komit terbaru atau tiket diselesaikan terbaru (untuk bug atau fitur) dari setiap anggota tim. Untuk situasi selanjutnya, Anda dapat meminta mereka untuk mengirim email kepada Anda secara proaktif dengan pembaruan semacam itu (mudah-mudahan mereka lebih jarang terjadi daripada yang dilakukan) atau pergi dan tanyakan apakah Anda tidak melihat kemajuan terus-menerus di dasbor apa pun - jika Anda memiliki perjanjian internal yang macet perlu dinaikkan (mungkin beberapa fitur tidak diperlukan jika ternyata biayanya 80 jam bukan 8 jam), maka mereka akan membuat Anda mendapatkan informasi terbaru atau terganggu oleh Anda.

Atau, Anda dapat membuat budaya sesuatu seperti https://idonethis.com/ laporan harian yang dikirimkan ke seluruh tim - ini akan memastikan bahwa orang lain juga ada di halaman yang sama.

Alternatif untuk beberapa jawaban lain (fokus komunikasi) adalah bahwa mungkin tugas-tugas pada kartu catatan Anda dapat dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang kemudian dapat Anda dapatkan umpan baliknya lebih cepat.

Dengan bagian-bagian yang lebih kecil, tim merasa seperti mereka mencapai sesuatu setiap hari yang harus tercermin dalam penampilan.

Kekurangannya adalah kartu-kartu terpisah ini kemungkinan besar akan sangat bergantung satu sama lain. Sebuah tim yang mampu berkomunikasi dengan sangat mudah satu sama lain bermanfaat di sini, atau potongan mungkin tidak bergabung sebagaimana mestinya. Anda juga mungkin perlu menahan beberapa kartu jika Anda perlu melakukan beberapa hal terlebih dahulu.

Yang sedang berkata, orang masih akan terjebak atau menemukan tugas jauh lebih menantang daripada mereka, atau Anda, diantisipasi dari waktu ke waktu. Inilah sebabnya mengapa masih membantu untuk membahas masalah secara terbuka di stand-up di mana orang lain dapat menawarkan nasihat tanpa menilai orang yang memiliki masalah.

Untuk menjawab masalah manajemen mikro seperti beberapa jawaban lain telah diajukan: meskipun orang akan menyelesaikan tugas kecil setiap hari, itu akan mengambil pandangan yang lebih luas dari pekerjaan mereka yang telah diselesaikan untuk mengetahui berapa banyak masing-masing orang sebenarnya dilakukan, daripada menilai mereka dengan prestasi harian mereka.

Saya menyarankan ini karena saya bekerja di tim 8, di mana komunikasi sangat mudah dan orang-orang sangat mudah didekati. Kami diberi tugas yang tidak pernah diperkirakan akan memakan waktu lebih dari dua hari kerja. Terkadang tugas-tugas ini berkaitan erat dan kita perlu saling memperbarui tentang bagaimana kita masing-masing mengerjakan bagian kita sendiri. Kami masing-masing bertanggung jawab untuk melaporkan apa yang telah kami capai setiap dua minggu kepada manajer kami.

Setelah membaca pertanyaan itu lagi, saya sadar Anda mungkin menanyakan ini sebagai anggota tim, bukan sebagai pemimpin, jadi Anda mungkin tidak memiliki kendali atas tugas Anda.

1. Anda bisa menyarankan kepada pemimpin Anda untuk memecah tugas lebih banyak
2. Jika pekerjaan Anda diblokir atau tergantung pada pekerjaan oleh anggota tim lain, jangan ragu untuk memeriksanya dan mengambil tugas yang berbeda jika perlu.

Pertama-tama Anda perlu menganalisis diri Anda dalam hal waktu dan keterampilan Anda. Jika Anda adalah orang teknis dengan beberapa pengalaman sebelumnya, hal-hal yang mungkin berbeda dari orang-orang jika Anda hanya seorang manajer (tidak dengan pengetahuan teknis yang kuat tentang apa yang sebenarnya pengembang Anda kerjakan) yang hanya perlu memastikan tenggat waktu terpenuhi .

The titik yang sama dalam kedua kasus adalah bahwa Anda harus mampu memfasilitasi tim Anda dan menciptakan perasaan bahwa Anda mempercayai mereka. Anda tidak menilai kinerja mereka tetapi berusaha bersikap empati dan membantu dalam membuat pengalaman mereka menyenangkan dan mudah.

Sekarang asumsikan bahwa Anda hanya seorang manajer seperti yang saya katakan di atas, dalam hal ini bahkan jika beberapa pengembang benar-benar menghadapi beberapa masalah terkait pengembangan serius Anda mungkin tidak dapat membantunya. Masalah sebenarnya bisa memakan waktu dan akan menuntut konsentrasi juga. Lebih lanjut mengasumsikan bahwa pengembang benar-benar tulus untuk pekerjaannya dan membayar penuh waktu (bahkan waktu tambahan) untuk menyelesaikan masalah itu tetapi sayangnya masih belum dapat menyelesaikannya. Dan dalam situasi seperti itu (ketika Anda bahkan tidak dapat memahami masalah sepenuhnya) Anda terus bertanya tentang masalah ini dengan mengambil kemajuan setiap hari dan bahkan secara informal dua kali sehari. Hasilnya akan menjadi frustrasi dan gangguan ekstrim bagi pengembang. Entah itu sebuah aplikasi untuk mengumpulkan kemajuan harian atau hanya pertemuan standup hariannya, keduanya bisa membuat frustasi.

Di sisi lain, menjaga semua faktor lain tetap sama, anggap saja Anda memiliki latar belakang teknis yang kuat dan telah bekerja pada teknologi yang sama di masa lalu. Dalam hal ini, mengambil kemajuan harian atau mengadakan pertemuan standup sangat membantu. Pengembang pasti akan mempercayai Anda dan keahlian Anda dan akan merasa nyaman dalam membahas tantangan besar yang mereka hadapi. Anda akan memberikan beberapa saran yang dapat membantu atau bahkan jika tidak secara langsung membantu mereka akan membantu dalam memberikan beberapa pendekatan alternatif.

Namun, dalam hal apa pun, pertemuan standup harian harus membuat Anda merasa menjadi anggota tim bukan kepala / pemimpin / manajer. Kecuali jika anggota tim Anda menganggap Anda pada level yang sama dengan mereka, mereka tidak akan dapat mengomunikasikan keprihatinan / saran / masalah / umpan balik mereka dll.
Poin lain yang harus dipertimbangkanadalah ukuran tim Anda dan waktu yang Anda miliki untuk mengelolanya, sebelum berpikir untuk menggunakan beberapa perangkat lunak pelacakan kemajuan otomatis atau meningkatkan interaksi Anda. Anda perlu memastikan bahwa masalah apa pun yang telah diajukan oleh tim Anda, Anda dapat menyelesaikannya dengan segera. Faktor pendemotivasi utama bagi anggota tim adalah bahwa kekhawatiran / saran / umpan balik mereka tidak ditanggapi dengan serius atau tidak dihargai. Mengetahui kemajuan harian penting tetapi hanya jika Anda benar-benar terlibat dalam kerja tim. Jika Anda juga terlibat dalam beberapa bisnis sampingan, jangan mencoba berinteraksi lebih banyak dengan tim Anda. Pikirkan situasi di mana respons tim Anda luar biasa dan mereka menyerahkan tugas mereka jauh sebelum waktunya, meningkatkan kekhawatiran dan pertanyaan, tetapi Anda tidak dapat memberikan umpan balik dan ulasan tepat waktu. Dalam situasi seperti itu,

Buat dan manfaatkan berbagai ruang obrolan IM untuk berbagai konfigurasi. Beberapa mungkin luas seperti @ insinyur dan beberapa mungkin spesifik seperti @ newFeatureA

Pertimbangkan membuat standup harian termasuk ulasan tiket dalam penerbangan.

Gunakan lingkungan terbuka yang mendukung kolaborasi dan pastikan QE dan pemilik produk utama duduk di tengah-tengah pengembang. Anda akan sering mendengar dan mendapatkan ide dari melihat layar di sekitar Anda.

Seperti yang ditunjukkan Robert, di atas segalanya jangan dilihat sebagai manajemen mikro (perhatikan penggunaan 'terlihat', yaitu terlepas dari niat Anda yang sebenarnya).

Pada akhirnya kita melacak apa yang dicapai dari waktu ke waktu dan melihat apa kecepatan kita dari itu. Berfokus pada kemajuan pada siang hari adalah kontraproduktif karena orang akan mengalami demoralisasi dan / atau pergi.

Saya terkejut bahwa tidak ada seorang pun di sini yang menyebut pesan repositori "mengikuti" atau "berbintang" yang dibangun ke dalam sistem seperti GitHub atau BitBucket.

Para pemangku kepentingan teknis kami (pimpinan proyek, manajer pengembangan dan dukungan) semuanya mengikuti masalah kami dan berkomitmen untuk memperbarui riwayat proyek-proyek terkait mereka. Kami memiliki tim kecil (15 kontraktor FTE +), tetapi ini sepertinya berhasil bagi kami

Tidak ada yang diukur pada hal-hal ini, tetapi selain laporan status mingguan dari PM, ini memberikan pandangan setiap hari ke dalam proyek untuk setidaknya membuat semua orang sadar tentang bidang apa yang sedang dikerjakan sehingga tidak ada yang pergi tanpa visibilitas.

Ini juga membantu meningkatkan transparansi di antara pengembang dan kontraktor dan penghubung bisnis kami yang membantu semua orang bertanggung jawab atas jadwal hasil kerja mereka.

Ketika dikombinasikan dengan umpan RSS yang terkait dengan repositori tertentu atau di seluruh organisasi kami, kami dapat membatasi email (jika diinginkan) dan menawarkan serangkaian data yang serupa secara waktu nyata dan dalam ringkasan melalui pembaca RSS. Untuk beberapa pengguna ini adalah Outlook sehingga pada dasarnya email untuk mereka, meskipun sedikit berbeda, tetapi untuk pengguna lain mereka menggunakan klien RSS lengkap dengan semua pemfilteran tambahan yang mereka butuhkan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan mereka yang sebenarnya.

Kami mengalami masalah serupa tentang volume email pada awalnya, tetapi pengguna akhir kami datang dengan sistem RSS tanpa Rekayasa Org harus melakukan banyak hal selain menyarankan klien untuk mereka yang tidak menggunakan Outlook. Bekerja untuk kami, lagi-lagi sekitar 20-30 kontraktor FTE + sepanjang tahun di berbagai kantor dan zona waktu. YMMV, jelas.

Ini adalah tambahan yang sangat marjinal (dan ini bukan khusus programmer), tapi saya sudah sukses dengan Asana dalam proyek-proyek baru-baru ini.

Untuk integrasi dengan alat kolaborasi online yang ada, tidak terlihat lagi dari Slack . Itu dibangun di sekitar ruang obrolan, tetapi berfungsi sebagai hub yang cukup minimalis untuk alat - alat lain termasuk Asana, GitHub, dan Bitbucket. Ia memiliki koleksi "integrasi" yang layak, baik yang dibuat sebelumnya maupun yang dibuat komunitas , menggunakan API yang tentu saja memungkinkan Anda membuat sendiri.