Saya telah menghabiskan banyak waktu melakukan migrasi surat untuk perusahaan yang hanya memiliki sedikit fokus TI, atau tidak ada staf penuh waktu untuk menangani masalah umum. Akibatnya, kebijakan yang mengatur penggunaan email dan proses terbaik tidak pernah dilembagakan. Pengguna akhir di lingkungan ini adalah non-teknis dan cenderung menolak perubahan.
Saya benar-benar memahami mekanisme mengubah / memindahkan / meningkatkan platform email. Dalam kebanyakan kasus, saya membantu perusahaan dalam berpindah dari POP3 atau IMAP berbasis Linux ke Microsoft Exchange. Jenis gerakan ini memunculkan banyak kebiasaan buruk pengguna.
Kekhawatiran saya tidak sepenuhnya tentang ruang disk yang terlibat dalam masalah penimbunan email yang saya temui di masa lalu ; selalu ada satu di setiap perusahaan . Ini tentang masalah dan pelanggaran yang biasa saya lihat ketika saya bekerja dengan perusahaan tertentu.
Selama migrasi terakhir, saya melihat:
Pengguna yang
CC:
sendiri pada setiap email (mungkin sebagai cara untuk melacak utas pesan?).300 Megabita pesan di folder Item Terkirim ?!?
Orang yang mengirim Outlook membaca tanda terima pada setiap pesan keluar.
Pengguna yang memelihara subfolder untuk setiap kontak yang terkait dengannya. Terkadang secara manual. Terkadang dengan aturan sisi klien yang sangat rusak.
Over-organisasi subfolder . (beberapa folder dengan hanya satu pesan di dalamnya).
Subfolder di bawah Kotak Masuk (saya tidak yakin apakah ini praktik yang buruk, tetapi rasanya salah).
Penggunaan Bendera Prioritas secara serampangan. Semuanya Sangat Penting !!
Email 4+ tahun di folder Item Terkirim .
25.000 atau lebih item dalam Kotak Masuk (dengan sebagian besar item belum dibaca).
15.000 atau lebih pesan di folder Item Terhapus .
Seorang pengguna dengan 24.000 item di folder Konsep mereka ! (hasil dari aturan sisi klien yang tidak diterapkan).
Arsip otomatis tumbuh di luar kendali.
Bagaimana ini bisa terjadi?
- Apakah email itu relatif baru, dan pengguna tidak dididik tentang cara memanfaatkannya dengan baik?
- Apakah ini masalah UI di mana folder Item Terhapus hanyalah sistem pengarsipan satu-kunci ?
- Apakah administrator tidak melakukan bagian mereka untuk dengan lembut membantu memperbaiki tindakan?
- Jika pengguna memiliki masalah dengan email dasar, bagaimana cara mengatasi tantangan mengajar mereka tentang balasan di luar kantor dan bagaimana cara kerja kalender grup (tegukan)?
Pertanyaan saya adalah apakah ada seperangkat pedoman standar tentang cara mengelola email seseorang? (bahkan pamflet?)
Masalah pendidikan pengguna cenderung memperlambat penyebaran ini karena saya mengubah alur kerja yang diterima orang melalui berbagai cara. Dan ketika ini mempengaruhi orang-orang di semua level / peran organisasi, sepertinya tidak ada standar di tempat.
Saya suka analogi kotak surat ini di rumah untuk mencoba berurusan dengan pengguna email "buruk".
Anda tidak meninggalkan semua spam yang belum dibuka di kotak surat Anda, Anda tidak menyimpan tagihan, foto keponakan Anda di kebun binatang, atau apa pun di sana. Anda mengambilnya dan membuangnya, atau menyimpannya di tempat lain untuk disimpan dengan aman. Perlakukan kotak surat email Anda, seperti halnya kotak surat rumah Anda.
Dengan itu, pendidikan pengguna dan pelatihan yang tepat berjalan jauh. Kami menerapkan batasan kotak surat sesuai alasan, dan menyelaraskan batasan ukuran kirim dan terima dengan google untuk menghindari masalah. Bagaimanapun juga, akan selalu ada satu pengguna yang menganggap segala sesuatu "seharusnya hanya berfungsi" tanpa mereka harus menghadapinya (yaitu, bersihkan kotak surat Anda di beberapa titik selama bertahun-tahun akumulasi).
sumber