Bagaimana saya bisa mengunci Microsoft Word untuk melindungi branding kami?

17

Saya merek ulang organisasi kami beberapa tahun yang lalu dan menciptakan apa yang saya pikir sangat "mudah digunakan" Templat Word untuk hal-hal seperti kop surat, formulir, dan dokumen panjang. Seperti yang dimaksudkan dengan baik oleh rekan kerja saya, mereka tidak paham Word dan / atau berpikir mereka adalah jenius yang kreatif dan biasanya akhirnya menghancurkan panduan merek dan gaya yang saya kerjakan dengan susah payah untuk dibuat. Saya sudah mencoba mengunci Word tetapi itu cukup unik dan menyebabkan terlalu banyak sakit kepala bagi orang untuk mengaktifkan Tampilkan / Sembunyikan atau belajar bagaimana gaya Word bekerja. Saya juga mencoba melatih orang secara proaktif tentang cara menggunakan Word dengan cara yang "benar" tetapi tidak berhasil. Di dunia yang sempurna saya akan memiliki semua dokumen datang melalui kantor saya di mana saya dapat memastikan desain mereka sebelum pergi ke publik, tetapi itu tidak mungkin di sini.

Adakah yang bisa menyarankan cara terbaik untuk melindungi merek kami dan masih mengizinkan rekan kerja untuk menulis dokumen mereka sendiri? Perangkat lunak berbeda, alur kerja, apa saja ???

branding microsoft-office Andy Shaffer
sumber
Seberapa besar organisasi?
e100
Kami adalah distrik sekolah umum perkotaan. 200+ pengguna di tingkat kabupaten.
Andy Shaffer

Jawaban:

9

Ini masalah kebijakan, bukan masalah teknologi.

Anda harus memiliki dokumen panduan gaya identitas merek dari beberapa jenis yang menunjukkan penggunaan yang tepat dari elemen visual dan apa yang harus dilakukan dan tidak harus dilakukan dengan mereka.

Template dapat disediakan sebagai rasa hormat - tetapi harus menjadi kebijakan: "Semua materi yang didistribusikan harus mematuhi Panduan Gaya. Semua materi pemasaran harus ditinjau dengan [masukkan nama atau departemen Anda] sebelum menandatangani untuk produksi dan distribusi . "

DA01
sumber
2
Dan kebijakan itu harus memiliki gigi. Itu masalah untuk negosiasi dengan tingkat birokrasi tertinggi yang dapat Anda akses, tetapi harus datang dari atas, atau sedekat mungkin ke puncak.
Alan Gilbertson
Terima kasih DA01! Saya sepenuhnya setuju dan telah menyatakan ini kepada atasan saya. Kami terus berjuang dan mendidik manajemen tingkat atas untuk melihat betapa pentingnya peran kami dalam organisasi, dan bahkan yang lebih penting, kualitas dan konsistensi identitas visual kami. Menjadi di depan umum, pertempuran itu akan memakan waktu cukup lama. Saya rasa itu sebabnya saya mencari solusi teknologi yang dapat saya implementasikan jauh lebih cepat daripada solusi birokratis. Masalah saya yang lain adalah bahwa kantor saya hanya 2 orang dan tidak ada uang yang datang untuk memperluas dan menutupi beban kerja pemeriksaan, jadi sekali lagi untuk solusi teknologi.
Andy Shaffer
Oh, satu hal lagi. Saya memang menerapkan panduan gaya dengan roll out, namun kami memiliki masalah dengan kecakapan kata di antara pengguna. Bukannya mereka tidak mau mengikuti panduan saya, itu karena mereka tidak tahu bagaimana ... alasan lain untuk menguncinya.
Andy Shaffer
Masalahnya adalah bahwa itu bukan masalah teknologi, jadi melempar teknologi ke dalamnya tidak akan membuat banyak penyok dalam hal-hal dan, jika ada, hanya akan menambah lebih banyak kunci pas pada roda birokrasi. Adapun kemahiran perangkat lunak desktop ... itu masalah di mana-mana ... dan Anda akan menemukan bahwa itu hanyalah alasan bagi pengguna akhir untuk menemukan alternatif untuk menggunakan templat yang terkunci. Sayangnya, pekerjaan Anda pasti cocok untuk Anda. : /
DA01
7

Saya setuju 100% dengan komentar DA01. Tanpa semacam mandat yang datang dari atas, segala upaya teknis dapat dirusak sesuka hati.

Namun, Word memang memiliki fitur "Proteksi Dokumen". Di Office 2003, itu hanya memungkinkan pengeditan komentar. Pada Office 2007, Anda bisa membuat formulir dan membiarkan hanya formulir yang diedit. Tampaknya memberikan kontrol yang lumayan, tetapi saya tidak yakin bagaimana itu akan mempengaruhi desain Anda (mis., Tata letak beberapa halaman, dll.)

Saya tidak tahu seberapa baik ini bekerja dalam prakteknya. Saya telah menggunakan Protect Workbook / Worksheet di Excel dengan cukup teratur (dengan hasil yang baik), tetapi saya tidak pernah mencoba menggunakan dokumen Word yang dilindungi. Semoga berhasil!

Klik "Lindungi Dokumen" pada tab pita Ulasan untuk mendapatkan dialog ini:

Lindungi dialog Dokumen

Farray
sumber
1
Itu berguna untuk diketahui. Saya membenci "Ribbon" (apa pun yang menghalangi saya atau memperlambat saya mendapat sedikit perhatian) sehingga saya terjebak dengan 2003. Ternyata semua klien yang mengerti teknologi saya melakukan hal yang sama, jadi orang-orang dengan tantangan teknologi yang memiliki 2007 dan 2010. Bertolak belakang dengan riset UX Microsoft yang off-the-wall, versi-versi baru ini jauh lebih sulit untuk diajak bekerja sama, karena gaya UI sangat berbeda dari semua aplikasi lain.
Alan Gilbertson
@Lan Salah satu hal baik tentang pita adalah bahwa semuanya sekarang memiliki pintasan keyboard. Pada versi lama, beberapa item hanya dapat dijangkau dengan tombol panah menu atau mouse.
Farray
1
ada ironi tertentu untuk itu, bukan begitu? :) Peningkatan kbsc pasti memenuhi syarat untuk penghargaan "fitur yang paling tidak dapat ditemukan" ... tentu saja tidak disebutkan dalam hype. Itu satu hal yang akan menjual saya di UI baru.
Alan Gilbertson
2
  • Atur tajuk dan / atau footer Anda seperti yang diinginkan.
  • Masukkan istirahat terus menerus pada baris pertama dokumen.
  • Buat sisa dokumen Anda seperti yang diinginkan.
  • Lindungi dokumen sebagai formulir, pastikan bahwa bagian pertama (bagian sebelum Istirahat berkelanjutan) adalah satu-satunya bagian yang dilindungi.
  • Simpan dokumen Anda.
Ryan
sumber
1

Penulisan untuk apa? Pengiriman fisik atau pengiriman elektronik?

Pengiriman fisik - memiliki kepala surat / kop surat yang dicetak oleh pers komersial. Kemudian mintalah karyawan menggunakan potongan-potongan cetakan di printer kantor. Berikan hanya kerangka Word sehingga mereka tidak membanjiri grafis pracetak.

Pengiriman elektronik - saya kira tidak banyak yang bisa dilakukan. Word adalah ... well ... Word.

Scott
sumber
1

Ini mungkin bukan pilihan untuk organisasi yang lebih kecil, tetapi perusahaan yang lebih besar dapat menggunakan sistem persiapan dokumen dalam alur kerja mereka.

Konten akan disiapkan melalui satu set formulir atau hanya pengolah kata biasa. Kemudian akan diserahkan ke sistem persiapan dokumen seperti LaTeX, ConTeXt, Halibut, dll., Yang akan menerapkan templat yang sesuai untuk itu.

Banyak solusi ECM menyediakan fungsionalitas semacam ini. Anda bahkan dapat memindai dokumen fisik yang ada, mendigitalkannya, dan mengeluarkan PDF sesuai dengan merek Anda.

Juga, saya belum mencoba ini, tetapi seharusnya InCopy dan InDesign dapat digunakan untuk mengimplementasikan alur kerja yang dikelola antara desainer dan copywriter bahkan dalam organisasi kecil.

Lèse majesté
sumber
0

Di Word 2010, Anda dapat membatasi pengeditan templat untuk hanya mengizinkan pengeditan konten (tidak ada perubahan format) yang membantu banyak. Buka "Tinjau" di toolbar Pilih "Restrict Editing" Dan konfigurasikan dengan kebutuhan Anda.

Scott Jones
sumber